Hoe bereken je de instroomregelingen?

Het berekenen van instroomregelingen houdt in dat je voor elke nieuwe medewerker vaststelt welke loonkostenvoordelen, subsidies en werkgeversvoordelen van toepassing zijn. Dit proces vereist het verzamelen van personeelsgegevens, het controleren van overheidsregisters en het toepassen van specifieke rekenmethoden per regeling. Een correcte berekening zorgt ervoor dat je organisatie maximaal profiteert van beschikbare werkgeversvoordelen en voldoet aan alle compliance-eisen.

Wat zijn instroomregelingen en waarom moet je ze berekenen?

Instroomregelingen zijn overheidsmaatregelen en subsidies die werkgevers financiële voordelen bieden bij het aannemen van nieuwe medewerkers. Deze regelingen omvatten loonkostenvoordelen (LKV), de no-risk polis, de Subsidieregeling Praktijkleren (SPL) en diverse gemeentelijke en branche-specifieke regelingen. Het correct berekenen van deze voordelen is belangrijk omdat het direct impact heeft op je personeelskosten en cashflow.

De verschillende typen instroomregelingen hebben elk hun eigen doelgroepen en voorwaarden. Loonkostenvoordelen richten zich bijvoorbeeld op langdurig werklozen, mensen met een arbeidsbeperking of jongeren zonder startkwalificatie. De no-risk polis beschermt werkgevers tegen loonschade tijdens ziekte- of WIA-periodes van nieuwe medewerkers. De SPL biedt financiële ondersteuning voor het opleiden van studenten in de praktijk.

Fouten in de berekening kunnen kostbare gevolgen hebben. Je loopt het risico dat je werkgeversvoordelen misloopt omdat aanvraagdeadlines worden gemist, vaak binnen drie maanden na indiensttreding. Daarnaast kunnen onjuiste berekeningen leiden tot terugvorderingen door de overheid of problemen met de compliance van je HR administratie. Een systematische aanpak voorkomt deze risico’s en maximaliseert je rendement op nieuwe medewerkers.

Welke gegevens heb je nodig voor het berekenen van instroomregelingen?

Voor het berekenen van instroomregelingen verzamel je personeelsgegevens, contractinformatie en relevante overheidsregistraties. De belangrijkste gegevens zijn het BSN van de medewerker, arbeidsverleden, opleidingsniveau, leeftijd en de arbeidsvoorwaarden uit het contract. Deze informatie bepaalt voor welke regelingen iemand in aanmerking komt en hoe hoog de voordelen zijn.

Uit je personeelsadministratie haal je de basisgegevens zoals naam, adres, geboortedatum en burgerlijke staat. Het arbeidscontract levert informatie over het salaris, het aantal werkuren, de functieomschrijving en de ingangsdatum. Voor studenten die via de SPL worden opgeleid, heb je aanvullend de inschrijfgegevens van de onderwijsinstelling en het leerovereenkomst nodig.

Overheidsregistraties spelen een belangrijke rol in het berekeningsproces. Je controleert het UWV-dossier voor werkloosheidsinformatie, het DUO-register voor opleidingsgegevens en gemeentelijke systemen voor lokale regelingen. Veel van deze controles kunnen geautomatiseerd worden door koppelingen met systemen zoals AFAS, loket.nl en andere overheidsregisters. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten in je salarisadministratie.

Hoe bereken je stap voor stap de instroomregelingen?

Het berekeningsproces start met het vaststellen van de doelgroepstatus van de nieuwe medewerker via overheidsregisters. Vervolgens bepaal je welke regelingen van toepassing zijn en bereken je per regeling het financiële voordeel. Voor loonkostenvoordelen betekent dit vaak een percentage van het bruto maandloon over een bepaalde periode, terwijl de SPL werkt met vaste bedragen per student per periode.

Begin met het controleren van de werkloosheidsstatus via het UWV. Voor loonkostenvoordelen moet iemand vaak minimaal drie tot zes maanden werkloos zijn geweest. De no-risk polis vereist een controle van de ziektewet- en WIA-historie. Voor studenten controleer je de inschrijving bij een erkende onderwijsinstelling en de afstemming tussen opleiding en werkzaamheden.

De eigenlijke berekening verschilt per regeling. Bij loonkostenvoordelen bereken je bijvoorbeeld 30% van het bruto maandloon voor een periode van zes maanden. Voor een medewerker met een salaris van €3.000 bruto per maand betekent dit €900 per maand aan loonheffingkorting. De SPL hanteert vaste tarieven: €2.700 voor mbo-studenten en €3.600 voor hbo-studenten per jaar. Zorg ervoor dat je alle berekeningen documenteert voor je administratie en eventuele controles.

Welke valkuilen moet je vermijden bij het berekenen van instroomregelingen?

De meest voorkomende fout is het missen van aanvraagdeadlines, vooral de drie maanden termijn voor loonkostenvoordelen na indiensttreding. Veel organisaties ontdekken pas achteraf dat een medewerker recht had op voordelen, maar dan is de aanvraagtermijn al verstreken. Een tweede veelgemaakte fout is het niet correct vaststellen van de doelgroepstatus, waardoor je aanvragen doet die later worden afgewezen.

Let op bij het combineren van verschillende regelingen. Sommige voordelen kunnen niet tegelijkertijd worden toegepast of hebben invloed op elkaar. De no-risk polis en loonkostenvoordelen kunnen bijvoorbeeld wel worden gecombineerd, maar bij de berekening van werkgeversbijdragen moet je rekening houden met de juiste volgorde van toepassing.

Administratieve fouten ontstaan vaak door onvolledige documentatie of het niet bijhouden van wijzigingen in regelgeving. Regelingen worden regelmatig aangepast in tarieven, voorwaarden of procedures. Zorg voor een systeem waarin je deze wijzigingen bijhoudt en doorvoert in je berekeningsprocessen. Ook het niet koppelen van verschillende administratieve systemen leidt tot fouten, omdat informatie handmatig moet worden overgenomen tussen je HR administratie, salarisadministratie en financiële administratie.

Het berekenen van instroomregelingen vereist nauwkeurigheid, tijdige actie en grondige kennis van steeds veranderende regelgeving. Door een systematische aanpak te hanteren en veelvoorkomende valkuilen te vermijden, kun je het maximale rendement uit deze werkgeversvoordelen halen. Wij bij Codex helpen organisaties al jaren om dit complexe proces te automatiseren en te optimaliseren, zodat geen enkele kans op voordelen wordt gemist en compliance gegarandeerd blijft.