Welke impact hebben instroomregelingen op de cashflow?

Instroomregelingen hebben een directe financiële impact op je cashflow door timing verschillen tussen uitbetalingen en kosten. Je ontvangt subsidies meestal achteraf, terwijl loonkosten en opleidingskosten vooraf betaald moeten worden. Dit betekent dat je vaak maanden moet voorfinancieren voordat geld binnenkomt. Goede planning van deze cashflow timing voorkomt liquiditeitsproblemen en maximaliseert de werkgeversvoordelen uit personeelsinstroom.

Wat zijn instroomregelingen en hoe werken ze precies?

Instroomregelingen zijn overheids- en branchesubsidies die werkgevers financieel ondersteunen bij het aannemen van specifieke doelgroepen. Deze regelingen omvatten loonkostenvoordelen, startersregelingen, re-integratievoorzieningen en opleidingssubsidies zoals de Subsidieregeling Praktijkleren.

De werking is relatief eenvoudig: je dient een aanvraag in voor een nieuwe medewerker uit een specifieke doelgroep, zoals langdurig werklozen, jongeren zonder startkwalificatie of mensen met een arbeidsbeperking. Na goedkeuring ontvang je een tegemoetkoming in de loonkosten of opleidingskosten.

Voor loonkostenvoordelen geldt bijvoorbeeld een aanvraagtermijn van drie maanden na indiensttreding. Je moet aantonen dat de medewerker tot de doelgroep behoort via een Doelgroepverklaring. Bij de Subsidieregeling Praktijkleren krijg je een vergoeding voor het begeleiden van studenten tijdens hun praktijkperiode.

Gemeentelijke regelingen werken vaak anders dan landelijke programma’s. Elke gemeente heeft eigen criteria en procedures, waardoor het lastig kan zijn om alle mogelijkheden in beeld te houden. Sommige branches hebben bovendien eigen fondsen die extra ondersteuning bieden.

Wanneer krijg je geld van instroomregelingen en wanneer betaal je uit?

De timing van geld ontvangen versus uitbetalen creëert de grootste cashflow impact bij instroomregelingen. Subsidies worden bijna altijd achteraf uitbetaald, terwijl je loon- en opleidingskosten vanaf dag één moet betalen. Dit betekent dat je minimaal één tot drie maanden moet voorfinancieren.

Bij loonkostenvoordelen ontvang je meestal een maandelijkse of driemaandelijkse uitbetaling nadat je bewijsstukken hebt ingediend. De eerste uitbetaling kan twee tot vier maanden na indiensttreding plaatsvinden. Voor de Subsidieregeling Praktijkleren krijg je vaak per kwartaal een vergoeding, maar alleen na het indienen van voortgangsrapportages.

Gemeentelijke regelingen hebben hun eigen ritme. Sommige gemeenten betalen maandelijks uit, andere werken met halfjaarlijkse termijnen. Re-integratievoorzieningen hebben vaak een langere doorlooptijd omdat er tussentijdse evaluaties plaatsvinden.

Je loonkosten lopen natuurlijk gewoon door vanaf de eerste werkdag. Ook opleidingskosten moet je vaak vooruitbetalen aan het opleidingsinstituut. Dit betekent dat je cashflow de eerste maanden negatief beïnvloed wordt, ook al verdien je uiteindelijk geld met de regeling.

Welke kosten moet je voorfinancieren bij instroomregelingen?

De voorfinanciering bij instroomregelingen bestaat uit drie hoofdcategorieën: loonkosten, opleidingskosten en administratieve lasten. Loonkosten vormen veruit de grootste post die je moet voorfinancieren, vaak voor twee tot vier maanden voordat de eerste subsidie binnenkomt.

Loonkosten omvatten niet alleen het brutoloon, maar ook werkgeverslasten zoals sociale verzekeringen, pensioenpremies en eventuele reiskostenvergoedingen. Voor een medewerker met een brutoloon van €3.000 per maand ben je al snel €4.000 per maand kwijt aan totale loonkosten.

Opleidingskosten kunnen substantieel zijn, vooral bij re-integratietrajecten of startersregelingen. Denk aan cursuskosten, materialen, externe trainers of interne begeleiding. Bij de Subsidieregeling Praktijkleren moet je ook tijd investeren in begeleiding, wat interne kosten met zich meebrengt.

Administratieve lasten zijn makkelijk te onderschatten. Je hebt tijd nodig voor het aanvragen van regelingen, het bijhouden van administratie, het indienen van declaraties en het communiceren met instanties. Ook eventuele externe ondersteuning bij het aanvragen kost geld.

Plan ongeveer 15-20% extra bovenop de directe kosten voor onvoorziene uitgaven en administratieve tijd. Een goede vuistregel is om de totale loonkosten voor drie maanden als buffer aan te houden voordat je met instroomregelingen begint.

Hoe voorkom je cashflow problemen bij het gebruik van instroomregelingen?

Cashflow problemen bij instroomregelingen voorkom je door strategische planning van timing en buffers. Start met het in kaart brengen van alle uitbetalingsmomenten en zorg voor voldoende liquiditeit om de tussenperiode te overbruggen.

Maak een cashflow planning waarin je per regeling noteert wanneer kosten gemaakt worden en wanneer uitbetalingen verwacht worden. Spreidt het aannemen van nieuwe medewerkers over de tijd, zodat niet alle voorfinanciering tegelijk plaatsvindt. Dit voorkomt grote liquiditeitspieken.

Bouw een buffer op van minimaal drie maanden loonkosten voordat je actief met instroomregelingen begint. Deze buffer kun je geleidelijk aanvullen met de eerste subsidie-uitbetalingen. Overweeg ook een kredietfaciliteit bij je bank specifiek voor het voorfinancieren van deze regelingen.

Combineer verschillende regelingen slim met elkaar. Als je bijvoorbeeld zowel loonkostenvoordelen als opleidingssubsidies kunt krijgen, plan dan de aanvragen zo dat uitbetalingen gespreid over het jaar binnenkomen. Dit creëert een stabielere cashflow.

Automatiseer waar mogelijk de administratie om deadlines niet te missen en uitbetalingen niet te vertragen. Houd nauwkeurig bij welke documenten wanneer ingediend moeten worden. Een gemiste deadline kan betekenen dat je een hele maand langer moet voorfinancieren.

De complexiteit van instroomregelingen en hun cashflow impact vereist professionele ondersteuning. Wij helpen organisaties om alle beschikbare regelingen automatisch in beeld te brengen en de aanvragen tijdig te verwerken. Zo maximaliseer je de werkgeversvoordelen terwijl je de financiële impact op je HR administratie minimaliseert. Door onze geautomatiseerde processen mis je geen deadlines en optimaliseer je de timing van uitbetalingen voor een betere cashflow.