Wat gebeurt er als je te laat bent met instroomregelingen aanvragen?

Als je te laat bent met het aanvragen van instroomregelingen, loop je directe financiële voordelen mis en kun je geconfronteerd worden met boetes van de Belastingdienst. Voor loonkostenvoordelen heb je bijvoorbeeld slechts drie maanden na indiensttreding om een Doelgroepverklaring aan te vragen. Te late aanvragen worden vaak volledig afgewezen, wat betekent dat je subsidies en voordelen definitief kwijtraakt. Dit kan organisaties duizenden euro’s per medewerker kosten.

Wat zijn de directe gevolgen als je instroomregelingen te laat aanvraagt?

Te late aanvragen van instroomregelingen leiden tot onmiddellijke financiële verliezen en mogelijke boetes. Je mist werkgeversvoordelen die kunnen oplopen tot duizenden euro’s per medewerker, terwijl de Belastingdienst bij onjuiste loonheffing naheffingen kan opleggen. Daarnaast verlies je toegang tot subsidies en regelingen die niet meer achteraf kunnen worden aangevraagd.

De financiële impact varieert per regeling, maar kan aanzienlijk zijn. Bij loonkostenvoordelen mis je bijvoorbeeld kortingen op loonheffingen die maanden of zelfs jaren kunnen duren. Voor de No-risk polis betekent een gemiste aanvraag dat je bij ziekte van de medewerker volledig zelf de loonkosten moet dragen in plaats van deze te kunnen verhalen.

Boetes van de Belastingdienst komen vooral voor bij onjuiste loonheffing. Als je achteraf blijkt dat je recht had op werkgeversvoordelen maar deze niet hebt aangevraagd, kan de fiscus dit zien als een administratieve fout. Dit kan leiden tot naheffingen met rente en boetes, vooral als het om structurele fouten gaat.

Naast de directe kosten ontstaat er ook administratieve rompslomp. Je moet alsnog proberen de situatie recht te zetten, wat tijd en energie kost van je HR administratie. Dit terwijl de kans op succes vaak klein is vanwege de strikte termijnen die gelden.

Hoe lang heb je eigenlijk de tijd om instroomregelingen aan te vragen?

Voor de meeste instroomregelingen geldt een aanvraagtermijn van drie maanden na de indiensttreding van een medewerker. Deze termijn is wettelijk vastgelegd en geldt bijvoorbeeld voor Doelgroepverklaringen voor loonkostenvoordelen. Voor andere regelingen kunnen afwijkende termijnen gelden, variërend van enkele weken tot een half jaar.

De klok begint te tikken vanaf de eerste werkdag van de nieuwe medewerker. Dit betekent dat je als werkgever direct na het aannemen van personeel actie moet ondernemen. Wachten tot de proeftijd voorbij is, is vaak te laat voor veel regelingen.

Voor specifieke regelingen gelden verschillende termijnen:

• Loonkostenvoordelen (Doelgroepverklaring): 3 maanden na indiensttreding
• No-risk polis: Binnen 1 maand na indiensttreding
• Subsidieregeling Praktijkleren (SPL): Vóór aanvang van de leerperiode
• Gemeentelijke regelingen: Varieert per gemeente, vaak 1-6 maanden

Uitzonderingen zijn zeldzaam en meestal alleen mogelijk bij aantoonbare overmacht. De Belastingdienst hanteert deze termijnen strikt omdat ze gekoppeld zijn aan Europese staatssteunregelgeving. Dit betekent dat coulance zeer beperkt is.

Kan je nog iets doen als je de deadline al hebt gemist?

Na het missen van deadlines zijn je mogelijkheden beperkt maar niet altijd hopeloos. Je kunt een bezwaarschrift indienen bij de Belastingdienst binnen zes weken na hun afwijzing, waarbij je moet aantonen dat er sprake was van overmacht of bijzondere omstandigheden. Succes is niet gegarandeerd, maar het is vaak je enige optie.

Een bezwaarschrift moet goed onderbouwd zijn. Je moet kunnen aantonen waarom je de deadline hebt gemist en waarom dit buiten je schuld lag. Voorbeelden van geldige redenen zijn ernstige ziekte, natuurrampen of onjuiste informatie van overheidsinstanties. Administratieve vergissingen of onduidelijkheid over regelingen worden meestal niet geaccepteerd.

Als het bezwaar wordt afgewezen, kun je nog in beroep bij de rechtbank. Dit is een formele procedure die tijd en mogelijk juridische kosten met zich meebrengt. De slagingskans is laag, maar bij grote financiële belangen kan het de moeite waard zijn.

Een alternatieve route is contact opnemen met de klantenservice van de uitvoerende instantie. Soms zijn er mogelijkheden voor coulance, vooral als er sprake is van onduidelijke communicatie of systeemfouten. Dit is geen officiële procedure, maar kan in uitzonderlijke gevallen helpen.

Voor toekomstige gevallen kun je wel lering trekken uit gemiste deadlines. Zorg dat je systemen op orde zijn om herhaling te voorkomen, want bij herhaalde overtredingen wordt de Belastingdienst strenger.

Hoe voorkom je dat je instroomregelingen te laat aanvraagt?

Preventie begint met goede systemen en automatisering. Stel een checklist op voor nieuwe medewerkers die alle relevante regelingen bevat met bijbehorende deadlines. Gebruik HR-software die automatisch herinneringen stuurt en koppel deze aan je salarisadministratie voor naadloze gegevensuitwisseling.

Een effectieve aanpak bestaat uit meerdere lagen:

Implementeer een digitaal systeem dat bij elke nieuwe aanmelding automatisch controleert welke regelingen van toepassing kunnen zijn. Moderne HR-platforms kunnen koppelingen maken met overheidsregisters en direct signaleren welke voordelen beschikbaar zijn.

Maak gebruik van kalenderfuncties en automatische reminders. Stel herinneringen in op verschillende momenten: direct bij indiensttreding, na twee weken en een week voor de deadline. Dit geeft je meerdere kansen om actie te ondernemen.

Train je HR administratie regelmatig over wijzigingen in regelgeving. Instroomregelingen veranderen regelmatig en wat vorig jaar gold, kan nu anders zijn. Houd bij welke bronnen betrouwbaar zijn en check deze periodiek.

Overweeg samenwerking met specialisten. Administratiekantoren en gespecialiseerde dienstverleners houden de regelgeving bij en kunnen je helpen bij tijdige aanvragen. Dit is vooral nuttig voor kleinere organisaties die niet de capaciteit hebben om alles zelf bij te houden.

Zorg voor back-up procedures. Als je primaire contactpersoon voor HR administratie afwezig is, moet iemand anders het kunnen overnemen. Documenteer processen helder en zorg dat meerdere mensen toegang hebben tot relevante systemen.

Bij Codex helpen we organisaties om deze uitdagingen aan te pakken door instroomregelingen te automatiseren en deadlines te bewaken. Ons platform zorgt ervoor dat je nooit meer werkgeversvoordelen misloopt door te late aanvragen, zodat je HR administratie zich kan focussen op wat echt belangrijk is: je mensen.