Welke documenten heb je nodig voor een no-riskpolis aanvraag?

Voor een aanvraag voor de no-riskpolis heb je in ieder geval de volgende documenten nodig: een kopie van de arbeidsovereenkomst, het BSN van de werknemer, een verklaring van de werknemer dat de no-riskpolis op hem of haar van toepassing is, en relevante UWV-beschikkingen, zoals een WIA-besluit of een Wajong-toekenning. Welke documenten precies nodig zijn, hangt af van de situatie van de werknemer. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat je nodig hebt en hoe je de aanvraag correct afhandelt.

Wat is een no-riskpolis en voor wie geldt die?

De no-riskpolis is een regeling waarbij de werkgever financieel beschermd wordt als een werknemer met een arbeidsbeperking of een Ziektewet-verleden ziek wordt. Het UWV neemt dan de Ziektewet-uitkering over en de werkgever betaalt geen hogere premies voor de Ziektewet of de WIA. Dat maakt het aantrekkelijker om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst te nemen.

De no-riskpolis geldt voor verschillende groepen werknemers. Denk aan werknemers met een Wajong-uitkering (of die er ooit een hebben gehad), werknemers die in het doelgroepregister staan, mensen met een WIA-uitkering of een afgewezen WIA-aanvraag waarbij minder dan 35% arbeidsongeschiktheid is vastgesteld, en werknemers die vóór 28 december 2005 al arbeidsbeperkt waren. Ook werknemers die vanuit een WSW-dienstverband, een WIW-baan of een ID-baan instromen, kunnen er recht op hebben.

De duur verschilt per situatie: soms geldt de no-riskpolis voor altijd, soms alleen in de eerste vijf jaar van het dienstverband. Het is dus belangrijk om per werknemer goed te checken welke situatie van toepassing is.

Welke documenten heb je nodig voor een no-riskpolisaanvraag?

De benodigde documenten hangen af van de grond waarop de no-riskpolis van toepassing is. In de meeste gevallen heb je een kopie van de arbeidsovereenkomst, het BSN van de werknemer en een verklaring van de werknemer nodig. Daarnaast zijn UWV-beschikkingen of andere officiële documenten nodig als bewijs van de specifieke situatie.

Hier is een overzicht van de meest voorkomende documenten per situatie:

• Kopie arbeidsovereenkomst: bewijst de startdatum van het dienstverband, wat relevant is voor de berekening van de geldigheidsduur van de no-riskpolis.
• BSN van de werknemer: nodig voor identificatie bij het UWV en voor correcte registratie in de salarisadministratie.
• Verklaring van de werknemer: de werknemer hoeft niet te zeggen waarom de no-riskpolis geldt, maar moet op verzoek van de werkgever uiterlijk twee maanden na indiensttreding bevestigen dát die geldt.
• WIA-beschikking of afwijzingsbrief: bij werknemers met een WIA-uitkering of een afgewezen WIA-aanvraag. In de afwijzingsbrief staat expliciet vermeld of de no-riskpolis geldt in een nieuw dienstverband.
• Wajong-toekenning of bewijs van Wajong-ondersteuning: bij werknemers met een Wajong-achtergrond.
• Bewijs van inschrijving in het doelgroepregister: voor werknemers die na 1 januari 2015 in dienst zijn gekomen en in het doelgroepregister staan.
• No-riskverklaring van het UWV: bij werknemers die tijdens een opleiding een belemmering hadden door ziekte of handicap. Deze verklaring vraagt de werknemer zelf aan bij het UWV.

Zorg dat je deze documenten bij indiensttreding verzamelt en opslaat in het HR-dossier van de werknemer. Dat voorkomt gedoe op het moment dat iemand daadwerkelijk ziek wordt.

Hoe vraag je een no-riskpolis aan bij het UWV?

De no-riskpolis hoef je als werkgever niet actief aan te vragen. Het UWV beoordeelt automatisch of de no-riskpolis van toepassing is op het moment dat je een ziekmelding doet. Wat je wél zelf moet regelen, is de correcte registratie en documentatie vooraf, zodat het UWV de beoordeling snel en correct kan uitvoeren.

Zo werkt het in de praktijk:

1. Controleer bij indiensttreding of de werknemer recht heeft op de no-riskpolis. Vraag dit uiterlijk twee maanden na de startdatum na.
2. Verzamel de relevante documenten zoals hierboven beschreven en sla deze op in het personeelsdossier.
3. Registreer de no-riskpolis correct in je HR- en salarissysteem, zodat dit zichtbaar is bij een eventuele ziekmelding.
4. Meld de werknemer ziek via het UWV-werkgeversportaal. Vermeld daarbij dat de no-riskpolis van toepassing is en voeg de benodigde documenten toe.
5. Het UWV beoordeelt de aanvraag en kent bij goedkeuring een Ziektewet-uitkering toe. De werkgever betaalt dan geen hogere premies en is, als eigenrisicodrager, ook niet verantwoordelijk voor de re-integratie van de werknemer bij uitstroom.

Let op: bij werknemers vanuit een WSW-dienstverband met loonkostensubsidie moet je het bedrag van die subsidie doorgeven bij de ziekmelding. Het UWV trekt dit af van het Ziektewet-dagloon.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij een no-riskpolisaanvraag?

De meest voorkomende fout is dat werkgevers de no-riskpolis helemaal niet registreren, simpelweg omdat ze niet weten dat een werknemer er recht op heeft. Dat kost geld en leidt tot onnodige premieverhogingen. Andere fouten zijn te laat navragen, ontbrekende documenten en onjuiste registratie in het HR-systeem.

Concrete fouten die je wilt vermijden:

• Niet navragen bij indiensttreding: de werknemer is niet verplicht dit spontaan te melden, maar jij mag het na twee maanden vragen. Doe dat ook.
• Ontbrekende UWV-beschikkingen: zonder de juiste documenten kan het UWV de no-riskpolis niet toekennen bij een ziekmelding.
• Onjuiste of ontbrekende registratie in het HR-systeem: als de no-riskpolis niet zichtbaar is in je salarissysteem, loop je het risico dat je bij een ziekmelding de verkeerde stappen zet.
• Geen onderscheid maken in duur: de no-riskpolis geldt soms voor altijd (bijvoorbeeld bij Wajong of WSW) en soms alleen in de eerste vijf jaar. Als je dit niet bijhoudt, mis je mogelijk verlengingsmogelijkheden of pas je de regeling te lang toe.
• Vergeten dat de werknemer zelf een no-riskverklaring moet aanvragen: bij werknemers die tijdens een opleiding belemmeringen hadden, moet de werknemer zelf actie ondernemen bij het UWV. Als werkgever kun je hier wel op attenderen.

Hoe Codex helpt bij het correct aanvragen en beheren van de no-riskpolis

De no-riskpolis is een waardevol werkgeversvoordeel, maar alleen als je het goed registreert, tijdig signaleert en correct toepast. Precies daarbij helpen wij. Ons platform voor no-riskpolis beheer controleert automatisch of werknemers in aanmerking komen voor de no-riskpolis en bewaakt de aanvraagtermijnen, zodat je nooit een voordeel misloopt.

• Automatische signalering van no-riskpolisrechten bij nieuwe medewerkers, gekoppeld aan HR- en salarissystemen zoals AFAS, Visma Raet en NMBRS.
• Bewaking van termijnen, inclusief de vijfjaarsgrens en verlengingsmogelijkheden per werknemer.
• Correcte registratie in je salarisadministratie, zodat bij een ziekmelding alles klaarstaat voor het UWV.
• Compliance-controles die aansluiten op actuele wet- en regelgeving, zodat je altijd up-to-date bent.
• Overzichtelijke rapportages die inzicht geven in welke medewerkers onder de no-riskpolis vallen en voor hoe lang.

Wil je weten hoeveel werkgeversvoordeel jouw organisatie nu misloopt? Neem contact met ons op en ontdek wat we voor je kunnen betekenen.