Hoe administreer je een no-riskpolis correct in je salarisadministratie?

Een no-riskpolis correct administreren begint bij weten wie er recht op heeft en wat je wanneer moet doen. Wordt een medewerker met een no-riskpolis ziek? Dan betaal je als werkgever het loon gewoon door, maar vraag je tegelijkertijd een Ziektewetuitkering aan bij UWV. Die uitkering verwerk je vervolgens in de salarisadministratie. In dit artikel lees je precies hoe dat werkt, welke stappen je zet en welke fouten je wilt vermijden.

Wat is een no-riskpolis precies en voor wie geldt die?

Een no-riskpolis is een regeling van UWV die werkgevers beschermt tegen de financiële risico’s van ziekte bij bepaalde medewerkers. Concreet betekent het: als zo’n medewerker ziek wordt, kun je als werkgever een Ziektewetuitkering aanvragen bij UWV. Zo draag je niet alleen de kosten van het doorbetaalde loon.

De wettelijke basis ligt in de Ziektewet, specifiek in artikel 29b. De no-riskpolis geldt standaard voor medewerkers die vanuit een Wajong-uitkering aan het werk gaan, mensen die instromen via de Participatiewet en medewerkers die eerder een WIA-, WAO- of ZW-uitkering hadden. Daarnaast kun je de no-riskpolis in sommige gevallen op aanvraag krijgen, bijvoorbeeld voor re-integratiekandidaten of medewerkers met een arbeidsbeperking die niet automatisch onder de regeling vallen.

De duur van de no-riskpolis verschilt per situatie. Voor Wajongers geldt die in principe onbeperkt. Voor andere groepen geldt vaak een termijn van vijf jaar, soms verlengbaar. Controleer bij indiensttreding altijd of een medewerker recht heeft op deze regeling, want dat bepaalt direct hoe je het ziekteverzuim administratief verwerkt.

Hoe werkt de no-riskpolis bij ziekte van een medewerker?

Als een medewerker met een no-riskpolis zich ziekmeldt, betaal je als werkgever het loon gewoon door. Tegelijkertijd heb je het recht om een Ziektewetuitkering aan te vragen bij UWV. Die uitkering compenseert een deel van de loonkosten en verlaagt zo je financiële risico.

De aanvraag doe je via het werkgeversportaal van UWV. Doe dit zo snel mogelijk na de ziekmelding, want UWV hanteert een aanvraagtermijn. Dien je de aanvraag te laat in, dan loop je het risico dat je de uitkering over de eerste periode misloopt. De bedrijfsarts speelt ook een rol: die stelt de arbeidsongeschiktheid vast en levert de medische onderbouwing die UWV nodig heeft voor de beoordeling.

UWV keert de Ziektewetuitkering rechtstreeks aan jou als werkgever uit. Het bedrag is doorgaans 70% van het dagloon van de medewerker. Dat bedrag verwerk je vervolgens als verrekening met het doorbetaalde loon in de salarisadministratie. Zo betaal je als werkgever per saldo alleen het verschil tussen het volledige loon en de UWV-uitkering.

Welke stappen moet je zetten om een no-riskpolis correct te registreren in je salarisadministratie?

Een correcte registratie van de no-riskpolis in je salarisadministratie vraagt om een vaste aanpak. Mis je een stap, dan riskeer je fouten in de verrekening of problemen bij een controle. Dit zijn de stappen die je zet:

• Leg de no-riskpolis vast in het personeelsdossier bij indiensttreding. Noteer de ingangsdatum, de duur en de grondslag (Wajong, Participatiewet, etc.).
• Registreer de indicator in je salarissysteem. De meeste pakketten, zoals AFAS of Visma Raet, hebben een specifiek veld of code voor de no-riskpolis. Activeer die bij de medewerker.
• Meld ziekte tijdig bij UWV via het werkgeversportaal en vraag de Ziektewetuitkering aan. Bewaar de bevestiging in het dossier.
• Verwerk de ontvangen UWV-uitkering als verrekening in de salarisadministratie. Boek het bedrag als opbrengst tegenover het doorbetaalde loon, zodat de nettoloonkosten correct zichtbaar zijn.
• Bewaar alle documentatie: de aanvraag, de beschikking van UWV, de uitkeringsspecificaties en de verrekening in de loonadministratie. Dit heb je nodig bij een audit of looninspectie.

Zorg dat de registratie actueel blijft. Verandert de situatie van de medewerker, of loopt de no-riskpolis af? Pas de gegevens dan direct aan in het systeem.

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij het administreren van een no-riskpolis?

In de praktijk gaat het regelmatig mis met de no-riskpolis, vaak met financiële gevolgen. Dit zijn de fouten die het vaakst voorkomen:

• Te laat aanvragen bij UWV. De aanvraag voor de Ziektewetuitkering moet tijdig worden ingediend. Doe je dat niet, dan vervalt het recht op uitkering over de gemiste periode. Zet een signaal in je systeem, zodat je direct actie onderneemt bij een ziekmelding.
• Onjuiste verrekening van de uitkering. Sommige salarisadministrateurs boeken de UWV-uitkering niet of verkeerd, waardoor de loonkosten te hoog worden weergegeven. Controleer per ziekteperiode of de verrekening klopt.
• Ontbrekende registratie in het personeelsdossier. Als de no-riskpolis niet is vastgelegd, weet je bij een volgende ziekmelding niet dat de regeling van toepassing is. Dat kost je geld en tijd.
• De no-riskpolis missen bij nieuwe medewerkers. Zeker bij instroom via re-integratietrajecten of de Participatiewet wordt de no-riskpolis nog weleens over het hoofd gezien. Maak een vaste checklist voor de onboarding van medewerkers die mogelijk onder de regeling vallen.

Al deze fouten zijn te voorkomen met een gestructureerd proces en de juiste controles in je salarisadministratie.

Hoe Codex helpt bij het correct verwerken van de no-riskpolis

De no-riskpolis is een regeling die veel oplevert, maar ook veel vraagt van je administratie. Wij helpen organisaties om dit proces foutloos en volledig geautomatiseerd te laten verlopen. Concreet doet ons platform het volgende voor je:

• Automatisch signaleren welke medewerkers onder de no-riskpolis vallen, ook bij nieuwe instroom via Wajong, Participatiewet of re-integratietrajecten.
• Tijdige meldingen bij ziekte, zodat je de aanvraag bij UWV nooit te laat indient.
• Correcte verrekening van de Ziektewetuitkering in de salarisadministratie, gekoppeld aan systemen voor salarisadministratie en loonadministratie zoals AFAS, Visma Raet en NMBRS.
• Compliance-bewaking die ervoor zorgt dat je altijd voldoet aan de actuele wet- en regelgeving rondom de no-riskpolis.
• Tijdsbesparing doordat repetitieve controles en registraties volledig geautomatiseerd verlopen.

Wil je weten hoe wij dit voor jouw organisatie kunnen inrichten? Neem contact met ons op en ontdek wat er mogelijk is.