Hoe combineer je no-riskpolis beheer met re-integratietrajecten?
De no-riskpolis en re-integratietrajecten combineer je door beide processen centraal te registreren en aan elkaar te koppelen. Zodra een medewerker met een no-riskpolis ziek wordt, meld je dit tijdig bij UWV en geef je aan dat de no-riskpolis van toepassing is. Zo voorkom je dat je als werkgever onnodig kosten draagt en loop je geen ziekengeld mis waar je recht op hebt. Verderop lees je precies hoe dit werkt en wat je daarvoor moet regelen.
Wat is een no-riskpolis en wanneer heb je er recht op?
Een no-riskpolis is een regeling via UWV die werkgevers beschermt tegen de financiële gevolgen van ziekte bij bepaalde medewerkers. Denk aan mensen met een arbeidsbeperking, een WIA-verleden, een Wajong-uitkering of medewerkers die in het doelgroepregister staan. Als zo iemand ziek wordt, kun je als werkgever een Ziektewet-uitkering aanvragen bij UWV in plaats van het loon volledig zelf door te betalen.
De no-riskpolis geldt standaard voor de eerste vijf jaar van het dienstverband. Voor sommige groepen, zoals medewerkers met een Wajong-uitkering of mensen die werken via beschut werk, geldt de polis voor onbepaalde tijd. In het eerste ziektejaar bedraagt de uitkering tussen de 70 en 100 procent van het dagloon, afhankelijk van het doorbetaalde loon. In het tweede jaar is dat 70 procent van het dagloon.
Wil je weten of een medewerker onder de no-riskpolis valt? Raadpleeg dan het doelgroepregister. Staat de medewerker daar niet in, dan kun je de medewerker zelf om informatie vragen, mits die al minimaal twee maanden bij je in dienst is.
Hoe werkt een re-integratietraject in de praktijk?
Een re-integratietraject start zodra een medewerker ziek wordt en je als werkgever de loondoorbetalingsplicht van twee jaar ingaat. De bedrijfsarts speelt hierin een centrale rol: die beoordeelt de belastbaarheid van de medewerker en adviseert over herstel en werkhervatting. Op basis daarvan stel je samen een plan van aanpak op, uiterlijk in de achtste ziekteweek.
Binnen re-integratie maak je onderscheid tussen twee sporen. Eerste spoor re-integratie richt zich op terugkeer bij de eigen werkgever, eventueel in een aangepaste functie. Lukt dat niet, dan start je het tweede spoor: re-integratie bij een andere werkgever. Je bent als werkgever wettelijk verplicht beide sporen serieus te verkennen en te documenteren.
Gedurende de twee jaar loondoorbetalingsplicht gelden strikte deadlines voor evaluaties, bijstellingen van het plan van aanpak en UWV-meldingen. Mis je die, dan riskeer je een loonsanctie van maximaal een jaar extra loondoorbetaling.
Waarom is het combineren van no-riskpolisbeheer en re-integratie zo lastig?
Het bijhouden van welke medewerkers onder de no-riskpolis vallen én tegelijkertijd alle re-integratieverplichtingen bewaken, is in de praktijk een flinke uitdaging. Beide processen hebben hun eigen deadlines, registraties en verantwoordelijkheden, en ze lopen niet automatisch synchroon.
De meest voorkomende knelpunten zijn:
- Geen centrale registratie van medewerkers met een no-riskpolis, waardoor je bij ziekte niet direct weet of je recht hebt op ziekengeld van UWV.
- Te late ziekmelding bij UWV, waardoor je de Ziektewet-uitkering misloopt of vertraging oploopt in de vergoeding.
- Deadlines in het re-integratietraject die niet gekoppeld zijn aan de polisadministratie, wat leidt tot gemiste actiemomenten.
- Administratieve fouten door handmatige verwerking, met als gevolg boetes of terugvorderingen.
Zeker in grotere organisaties met veel medewerkers is het overzicht snel weg. En juist dan zijn de financiële gevolgen van fouten het grootst.
Hoe zorg je dat no-riskpolis en re-integratie goed op elkaar aansluiten?
De slimste aanpak is om beide processen in één systeem samen te brengen. Dat begint met een centrale registratie van alle medewerkers die onder de no-riskpolis vallen, inclusief de geldigheidsduur van de polis en de relevante achtergrond, zoals een WIA-verleden of doelgroepregistratie.
Koppel vervolgens de re-integratiedeadlines direct aan die registratie. Zo weet je bij elke ziekmelding meteen of de no-riskpolis van toepassing is en welke stappen je moet zetten. Richt automatische signalering in die je attendeert op het moment dat een medewerker met een no-riskpolis zich ziek meldt, zodat je de UWV-melding tijdig doet.
Praktische stappen die je direct kunt zetten:
- Leg de no-riskpolisgegevens vast in je HR- of salarissysteem, inclusief de einddatum van de polis.
- Stel automatische alerts in bij ziekte van medewerkers met een no-riskpolis.
- Zorg dat de verantwoordelijke voor re-integratie en de salarisadministratie dezelfde informatie zien.
- Controleer periodiek of nieuwe medewerkers in het doelgroepregister staan.
Wat zijn de financiële voordelen van een goed beheerde no-riskpolis tijdens re-integratie?
Een goed beheerde no-riskpolis levert je als werkgever direct geld op. Het meest concrete voordeel is de terugvordering van ziekengeld via UWV: in plaats van het volledige loon zelf door te betalen, vergoedt UWV een deel van de loonkosten gedurende de ziekteperiode.
Daarnaast betaal je voor medewerkers met een no-riskpolis geen hogere premie voor de Ziektewet of WIA als gevolg van hun ziekte. Dat scheelt op de lange termijn aanzienlijk in de premielasten. Ben je eigenrisicodrager, dan ben je bij een no-riskpolis ook niet verantwoordelijk voor de Ziektewet-uitkering of de re-integratie als de medewerker ziek uit dienst gaat.
Correcte en tijdige administratie voorkomt bovendien sancties. Een loonsanctie van een jaar extra loondoorbetaling wegens onvoldoende re-integratie-inspanningen is een kostenpost die je eenvoudig vermijdt door je processen goed op orde te hebben.
Hoe Codex helpt bij no-riskpolisbeheer en re-integratietrajecten
Wij zorgen ervoor dat je geen voordelen misloopt en geen deadlines mist. Via geautomatiseerde controles en slimme koppelingen met HR- en salarissystemen zoals AFAS houden we continu bij welke medewerkers onder de no-riskpolis vallen en signaleren we direct wanneer actie nodig is.
Wat we voor je doen:
- Foutloze registratie van no-riskpolis-medewerkers, inclusief geldigheidsduur en polisgrond.
- Automatische signalering bij ziekte van medewerkers met een no-riskpolis, zodat je de UWV-melding altijd op tijd doet.
- Correcte verwerking van Ziektewet-uitkeringen in de salarisadministratie.
- Bewaking van re-integratiedeadlines gekoppeld aan de polisadministratie.
- Inzichtelijke rapportages, zodat HR, salarisadministratie en finance altijd hetzelfde overzicht hebben.
Wil je weten hoe wij dit voor jouw organisatie inrichten? Bekijk onze diensten voor no-riskpolis en re-integratie of neem contact met ons op en ontdek wat Codex voor je kan betekenen.