Wat zijn veelgemaakte fouten bij het claimen van een ZW-uitkering via de no-riskpolis?

De meest gemaakte fouten bij het claimen van een ZW-uitkering via de no-riskpolis zijn: een te late ziekmelding bij het UWV, ontbrekende of onjuiste documentatie en een niet-geverifieerde no-riskpolisstatus van de werknemer. Deze fouten leiden regelmatig tot afwijzing van de claim, waardoor werkgevers geld mislopen waar ze gewoon recht op hebben. In dit artikel lees je precies waar het misgaat en hoe je dat voorkomt.

Wat is de no-riskpolis precies en voor wie geldt die?

De no-riskpolis is een regeling van het UWV die werkgevers beschermt tegen de financiële gevolgen van ziekte bij bepaalde werknemers. Valt een werknemer met een no-riskpolis ziek, dan betaalt het UWV een ZW-uitkering. Zo draag jij als werkgever niet het volledige ziekterisico en wordt je gedifferentieerde Whk-premie niet verhoogd door deze ziekmelding.

De regeling geldt voor werknemers die bij indiensttreding al een verhoogd gezondheidsrisico hadden. Denk aan mensen met een Wajong-uitkering (of een voormalige Wajong-uitkering), mensen die via de Participatiewet worden begeleid, mensen met een WIA-uitkering of een arbeidsbeperking die via het doelgroepenregister zijn geregistreerd. Ook werknemers die eerder ziek uit dienst zijn gegaan bij een andere werkgever kunnen onder de no-riskpolis vallen.

Het financiële voordeel voor jou als werkgever is concreet: je loondoorbetalingsverplichting bij ziekte wordt gecompenseerd door de ZW-uitkering van het UWV. Dat maakt het aantrekkelijker om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst te nemen, wat precies de bedoeling is van de regeling.

Welke meldingstermijnen gelden er bij ziekte van een no-riskpolis-werknemer?

Bij ziekte van een werknemer met een no-riskpolis moet je de ziekmelding binnen vier dagen doorgeven aan het UWV. Doe je dat te laat, dan loop je het risico dat de ZW-uitkering later ingaat dan de eerste ziektedag, of dat de claim over de gemiste periode helemaal wordt afgewezen.

In de praktijk gaat het hier vaak mis. De ziekmelding wordt intern wel geregistreerd, maar de stap naar het UWV wordt vergeten of vertraagd. Zeker in grotere organisaties, waar HR en salarisadministratie niet altijd direct met elkaar communiceren, kan er kostbare tijd verloren gaan.

Zorg daarom voor een helder intern meldingsproces: zodra een werknemer met een no-riskpolis zich ziek meldt, moet er direct een signaal naar de persoon gaan die verantwoordelijk is voor de UWV-melding. Automatisering van dit proces helpt enorm om de termijn consequent te halen.

Welke documenten heb je nodig om een ZW-uitkering via de no-riskpolis te claimen?

Voor een succesvolle claim heb je een aantal documenten nodig. Ontbrekende of onjuiste documentatie is de meest voorkomende reden waarom claims worden afgewezen of vertraagd. Zorg dat je het volgende op orde hebt:

De arbeidsovereenkomst van de werknemer, inclusief de ingangsdatum van het dienstverband
De officiële ziekmelding met de eerste ziektedag
Bewijs van de no-riskpolisstatus van de werknemer, bijvoorbeeld via het doelgroepenregister of een beschikking van het UWV
Loongegevens die aansluiten op de salarisadministratie
Eventuele re-integratiedocumentatie als de werknemer al eerder ziek is geweest

Het bewijs van de no-riskpolisstatus is daarbij het meest kritieke document. Als je dit niet kunt overleggen, of als de status niet actueel is, wijst het UWV de claim vrijwel zeker af.

Waarom worden no-riskpolisclaims zo vaak afgewezen door het UWV?

Claims worden afgewezen om een handvol terugkerende redenen. De meest voorkomende: de no-riskpolisstatus is niet geverifieerd bij indiensttreding, de ziekmelding is te laat gedaan of de dienstverbandgegevens kloppen niet met wat het UWV in zijn systemen heeft staan.

Andere veelgemaakte fouten zijn:

Verkeerde of verouderde personeelsgegevens in de aanvraag
Geen koppeling tussen de HR-administratie en de salarisadministratie, waardoor gegevens niet overeenkomen
Onbekendheid bij leidinggevenden over de no-riskpolisstatus van een medewerker
Een onjuiste begindatum van de ziekte opgegeven
Een claim ingediend voor een periode waarvoor de no-riskpolis niet (meer) geldt

Veel van deze fouten zijn te voorkomen met een goed ingericht administratief proces en actuele gegevens in je systemen.

Hoe zorg je ervoor dat je geen no-riskpolisvoordeel misloopt?

Het begint bij het bijhouden van een actueel en volledig personeelsregister waarin de no-riskpolisstatus van elke werknemer is vastgelegd. Controleer bij indiensttreding altijd of een nieuwe medewerker onder de regeling valt en herhaal die controle periodiek, want statussen kunnen veranderen.

Praktische stappen die je helpen om geen voordeel mis te lopen:

Leg de no-riskpolisstatus vast in je HR-systeem op het moment van indiensttreding
Stel automatische meldingen in voor ziekmeldingen van werknemers met een no-riskpolis
Zorg dat HR, salarisadministratie en leidinggevenden weten welke medewerkers onder de regeling vallen
Controleer regelmatig of de gegevens in je administratie overeenkomen met de UWV-registratie
Richt een vast aanspreekpunt in voor no-riskpolisgerelateerde meldingen en vragen

Automatische statuscontroles zijn daarbij het meest betrouwbaar. Handmatige controles zijn foutgevoelig, zeker als je organisatie groeit of veel personeelswisselingen kent.

Hoe wij helpen bij het foutloos claimen van ZW-uitkeringen via de no-riskpolis

Bij Codex helpen we werkgevers om geen enkel no-riskpolisvoordeel te missen. Ons platform controleert automatisch welke medewerkers onder de no-riskpolis vallen, bewaakt meldingstermijnen en signaleert afwijkingen voordat ze tot een afwijzing leiden.

Automatische statuscontroles: we checken continu of medewerkers in het doelgroepenregister staan en of hun no-riskpolisstatus actueel is
Koppelingen met UWV en HR-systemen: via directe integraties met systemen zoals AFAS zorgen we dat gegevens altijd kloppen en up-to-date zijn
Tijdige meldingen: we signaleren ziekmeldingen van no-riskpolismedewerkers direct, zodat de UWV-melding binnen de wettelijke termijn plaatsvindt
Compliancebewaking via onze diensten: we houden wet- en regelgeving bij en passen controles automatisch aan als er iets verandert

Wil je weten hoeveel no-riskpolisvoordeel jouw organisatie nu misloopt? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.