Hoe bewaakt je HR-systeem de claimdeadlines voor de no-riskpolis?
Een goed HR-systeem bewaakt de claimdeadlines voor de no-riskpolis door automatische signalering te koppelen aan verzuimregistratie en loonadministratie. Zodra een werknemer met een no-riskpolis ziek wordt, moet je als werkgever tijdig actie ondernemen om aanspraak te maken op een Ziektewet-uitkering van het UWV. Mis je die termijn, dan loop je compensatie mis. Hieronder lees je wat de no-riskpolis precies inhoudt, waarom deadlines zo vaak worden gemist en hoe je dat voorkomt.
Wat is de no-riskpolis en welke deadlines zijn er?
De no-riskpolis is een regeling van het UWV die werkgevers beschermt tegen de financiële gevolgen van ziekte van bepaalde werknemers. Als een werknemer met een no-riskpolis ziek wordt, kan de werkgever een Ziektewet-uitkering aanvragen bij het UWV. Bovendien betaal je als werkgever geen hogere premie voor de Ziektewet of WIA door het ziekteverzuim van die werknemer.
De no-riskpolis geldt voor werknemers in specifieke situaties, zoals mensen met een Wajong-uitkering, werknemers in het doelgroepregister, mensen met een WIA-uitkering of werknemers die eerder in een WSW-dienstverband werkten. Afhankelijk van de situatie geldt de no-riskpolis vijf jaar of onbeperkt.
De deadline die je als werkgever moet bewaken: je meldt de werknemer ziek bij het UWV, waarna het UWV beoordeelt of de no-riskpolis van toepassing is. Doe je die ziekmelding te laat of onvolledig, dan mis je het recht op de Ziektewet-uitkering over de gemiste periode. Bij eigenrisicodragers speelt bovendien mee dat zij bij een correct toegepaste no-riskpolis niet verantwoordelijk zijn voor de Ziektewet-uitkering én de re-integratie van de werknemer die ziek uit dienst gaat.
Waarom missen zoveel werkgevers de claimdeadlines voor de no-riskpolis?
De meest voorkomende oorzaak is simpel: de informatie zit verspreid over meerdere systemen die niet met elkaar praten. HR weet wie er in dienst is, maar heeft niet altijd zicht op wie een no-riskpolis heeft. De salarisadministratie verwerkt het verzuim, maar koppelt dat niet automatisch aan de juiste UWV-regeling.
Daar komen nog een paar praktische problemen bij:
- Handmatige processen: als iemand handmatig moet controleren of een werknemer onder de no-riskpolis valt, gaat dat vroeg of laat mis, zeker bij een grote personeelsomvang.
- Personeelswisselingen: een nieuwe HR-medewerker weet niet altijd welke werknemers een bijzondere status hebben. Die kennis zit in het hoofd van de voorganger, niet in het systeem.
- Gebrek aan signalering: zonder automatische notificaties is er niemand die je erop wijst dat een ziekmelding ook een no-riskpolis-claim kan zijn.
- Onduidelijkheid over de duur: de no-riskpolis geldt soms vijf jaar, soms onbeperkt. Zonder goed bijgehouden dossier weet je niet meer wat van toepassing is.
Het resultaat is dat werkgevers geld laten liggen waar ze gewoon recht op hebben.
Hoe bewaakt een HR-systeem de claimdeadlines voor de no-riskpolis?
Een HR-systeem dat de no-riskpolis actief bewaakt, doet meer dan alleen verzuim registreren. Het koppelt de status van een werknemer aan de juiste regelingen en geeft tijdig een signaal als er actie nodig is.
Concrete functionaliteiten die je daarvoor nodig hebt:
- Automatische koppeling met verzuimregistratie: zodra een werknemer ziek wordt gemeld, controleert het systeem of de no-riskpolis van toepassing is.
- Tijdige notificaties: het systeem stuurt een melding naar de verantwoordelijke medewerker met de benodigde actie en de bijbehorende deadline.
- Integratie met de loonadministratie: zo weet je direct welk financieel voordeel er op het spel staat en kun je de claim correct verwerken.
- Bijhouden van de geldigheidsduur: het systeem registreert of de no-riskpolis vijf jaar of onbeperkt geldt, zodat je ook na jaren nog weet wat de status is.
- Koppeling met overheidsregisters: via een koppeling met het doelgroepregister of UWV-gegevens kun je automatisch controleren of een werknemer in aanmerking komt.
Zonder deze functionaliteiten ben je afhankelijk van handmatige controles en menselijke alertheid. Dat is een risico dat je niet hoeft te nemen.
Wat moet je controleren om een no-riskpolisclaim correct in te dienen?
Een correcte claimindiening staat of valt met de juistheid en volledigheid van je gegevens. Een afwijzing of vertraging kost je niet alleen geld, maar ook tijd om het recht te zetten.
Controleer bij elke claim het volgende:
- Is de no-riskpolis van toepassing? Controleer de situatie van de werknemer: Wajong, WIA, doelgroepregister, WSW, WIW/ID-baan of een andere grondslag.
- Is de no-riskpolis nog geldig? Geldt de polis vijf jaar of onbeperkt? En is het dienstverband binnen de geldige periode gestart?
- Is de ziekmelding tijdig gedaan bij het UWV? Controleer de datum van ziekmelding en zorg dat die aansluit op de wettelijke termijnen.
- Zijn de loongegevens correct? Bij werknemers met loonkostensubsidie, zoals in een WSW-dienstverband, moet je het subsidiebedrag doorgeven aan het UWV. Dat bedrag wordt afgetrokken van het Ziektewet-dagloon.
- Is het dossier compleet? Denk aan de arbeidsovereenkomst, de verzuimregistratie en eventuele UWV-correspondentie over de no-riskpolis.
Een veelgemaakte fout is dat werkgevers de no-riskpolis pas ontdekken nadat de ziekmelding al is verwerkt zonder claim. Zorg dus dat de check plaatsvindt voordat je de ziekmelding afrondt.
Hoe Codex helpt bij het bewaken van no-riskpolisclaimdeadlines
Wij zorgen ervoor dat je geen no-riskpolisclaim meer mist. Ons platform koppelt automatisch de verzuimregistratie aan de relevante werkgeversvoordelen, waaronder de no-riskpolis, en signaleert tijdig welke actie je moet ondernemen.
Wat we concreet voor je doen:
- Automatische controle of een ziekgemelde werknemer onder de no-riskpolis valt
- Tijdige notificaties aan de juiste persoon binnen jouw organisatie
- Slimme koppelingen met HR- en salarissystemen zoals AFAS, Visma Raet, NMBRS en Loket.nl
- Integratie met overheidsregisters voor actuele en betrouwbare data
- Volledig inzicht in de geldigheidsduur van de no-riskpolis per werknemer
- ISO 27001-gecertificeerde verwerking van alle gevoelige personeelsdata
Het resultaat: je benut de werkgeversvoordelen waar je recht op hebt, zonder dat je er zelf continu bovenop hoeft te zitten. Wil je weten hoeveel claims jouw organisatie nu mogelijk misloopt? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.