Medewerkerchecks: geautomatiseerde controle van documenten, achtergrond en registraties van medewerkers

Waarom zijn medewerkerchecks belangrijk?

Medewerkerchecks zijn belangrijk voor het vertrouwen van uw klanten in uw organisatie. Voor bepaalde functies is screening van nieuwe en huidige medewerkers zelfs wettelijk verplicht. In de Zorg en het Onderwijs bijvoorbeeld is veiligheid van patiënten en kinderen essentieel. Daarnaast is ook informatie-beveiliging noodzakelijk voor de continuïteit van een organisatie. Helaas komen bijvoorbeeld diploma-fraude, valse ID-bewijzen, kwijtraken van een VOG of BIG-registratie veel voor.

Wat belemmert de HR-administratie bij uitvoering van medewerkerchecks?

Tijd. De controle en screening vóór indiensttreding, en soms ook tijdens het dienstverband, van documenten, achtergrond en registraties van medewerkers is tijdrovend, omvangrijk en herhalend werk. Arbeidsvreugde en echt mensenwerk zijn belangrijk: door automatisering maak je vooral tijd vrij voor het persoonlijke werk.

Hoe helpt Codex u met medewerkerchecks?

Codex heeft een Software as a Service-platform (SAAS) ontwikkeld dat specifiek is gericht op het automatiseren van aanvullende HR- en Finance processen. Dit kan door koppeling van het Codex-platform aan de HR- en salarissoftware. Zo worden juist de (veelvuldig) repeterende, tijdrovende werkzaamheden snel en foutloos uitgevoerd, zonder omkijken van de HR-medewerker. Voor de medewerkerchecks koppelt Codex met AFAS. Digitale robots voeren de geautomatiseerde checks uit, door koppeling aan bijvoorbeeld diverse registers en platforms van de Overheid.

Welke soorten medewerkerchecks zijn er?

Voor indiensttreding dient u van medewerkers te weten of er sprake is van een omstandigheid die indiensttreding belemmert, en tijdens het dienstverband moet u in een aantal gevallen weten of de situatie is gewijzigd. Dat betekent dat die omstandigheden moeten worden gecontroleerd. Dit is het geval bij identiteit, opleiding, achtergrond, gedrag (antecedenten) en registraties. Codex verdeelt dit in twee groepen: documenten en achtergrond, en registraties.

Meer weten over medewerkerchecks?

Neem vandaag nog contact met ons op via de contactpagina of bel 01 18 49 96 69. Wij helpen u graag verder.

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

Een VOG, Verklaring Omtrent het Gedrag, is een verklaring die laat zien dat een (justitieel) verleden geen bezwaar vormt voor een bepaalde baan of functie. Bij de beoordeling van een VOG-aanvraag kijkt Dienst Justis of er bij de medewerker strafbare feiten zijn die een risico vormen voor de functie of het doel waarvoor u de VOG aanvraagt (de scope). Dit speelt bijvoorbeeld bij een baan waarin wordt gewerkt met vertrouwelijke gegevens, kwetsbare personen, geld of producten.

Voor sommige functies is een VOG volgens de wet verplicht, bijvoorbeeld bij onderwijzers, gastouders en taxichauffeurs. Als er geen wettelijke verplichting is dan mag een werkgever zelf beslissen of hij een VOG wil ontvangen voor een bepaalde functie. Ook als u tijdelijk of als vrijwilliger gaat werken, kan een VOG nodig zijn; wij kunnen dat ook geautomatiseerd voor u afhandelen.

Het aanvragen van een VOG, de validatie en zelfs de automatische declaratie ervan worden geautomatiseerd verzorgd door het Codex platform. De software-robot voert de handelingen razendsnel en ongemerkt uit zonder inspanningen van uw medewerkers. Het handelt de vele schermen automatisch af op de achtergrond. Het scheelt u veel tijd zonder kans op fouten. Het gehele proces wordt bewaakt (inclusief reminders) en is te volgen via uw dashboard in AFAS. Het is mogelijk het proces voor de VOG geautomatiseerd te herhalen (bijvoorbeeld elke 2 of 3 jaar).

Identiteit

Verificatie van de identiteit van een medewerker is uiteraard van essentieel belang. Het identiteitsbewijs wordt geüpload, en daarna gecontroleerd op echtheid. Ruim 14.000 ID document varianten uit meer dan 80 landen worden geautomatiseerd uitgelezen. De scan is inclusief Face Matching en Liveness Detection, de meest complete en veilige manier van identificeren. Alle gegevens worden direct in het dossier in AFAS opgeslagen.

Diploma

De geldigheid van een diploma wordt automatisch gecontroleerd op basis van de drie criteria die DUO hieraan stelt. Het diploma moet aangeleverd worden in pdf, die geopend kan worden in Adobe Reader (geen beeldbestand). In het bestand moet een blauwe balk staan en in deze blauwe balk controleren wij automatisch of de melding “Gecertificeerd door Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), certificaat uitgegeven door KPN BV PKI overheid Organisatie Services CA-G3” staat. Als de kopie van het diploma op papier wordt aangeleverd, is deze alleen geldig als het uittreksel is afgedrukt op door DUO verstrekt waardepapier.

IBAN

In het kader van de Wet Aanpak Schijnconstructies (WAS) is de werkgever verplicht om het salaris van een werknemer te storten op een bankrekening die daadwerkelijk op naam van deze werknemer staat, en heeft dus de plicht dit te controleren. Handmatig invoeren van een bankrekeningnummer is foutgevoelig, waardoor het verstandig is om dit te controleren. Van de naam van de rekeninghouder en het bankrekeningnummer van de medewerker wordt automatisch gecontroleerd of deze overeenkomen met de medewerker gegevens in AFAS. Hierdoor hoeven nieuwe medewerkers geen kopie meer aan te leveren van hun bankpas, is het zeker dat het salaris naar de juiste medewerker wordt overgemaakt, en worden fraude en vergissingen voorkomen.

Referenties

De werkervaring van een (potentiële) werknemer wordt hiermee nagegaan. Er wordt digitaal én geautomatiseerd contact opgenomen met een referent die eerder door deze werknemer is opgegeven. De referent wordt gevraagd om digitaal in een portaal een aantal vragen over de werkervaring van de betreffende werknemer te beantwoorden. De antwoorden worden opgeslagen in het screeningsrapport.‍ Vragen kunnen op maat van de organisatie worden aangepast.

BIG

In de zorg wordt er gewerkt met het BIG-register voor Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg. Het BIG-register geeft duidelijkheid over de bevoegdheid van een zorgverlener. Een zorgverlener met een BIG-registratie mag de wettelijk beschermde beroepstitel gebruiken die bij het beroep hoort. Werkgevers zijn verplicht van elke nieuwe medewerker de BIG-registratie te controleren, maar ook van zittende medewerkers de verplichte herregistraties en tuchtmaatregelen in het register te volgen. Het is voor zorgaanbieders vaak veel werk om van alle medewerkers de BIG-registratie en mutaties te controleren. Met de inzet van onze software-robot bieden wij dienstverlening waarmee dagelijkse controles volledig geautomatiseerd worden uitgevoerd.

Er worden koppelingen aangelegd tussen de verschillende pakketten van uw HR- of salarisadministratie en het BIG-Register. Met BIG check wordt de controle van automatisch uitgevoerd. Als het BIG-registratienummer ontbreekt in AFAS, wordt deze automatisch toegevoegd aan de medewerkergegevens. Wanneer een medewerker een maatregel heeft op de registratie dan wordt hier actief een signaal voor afgegeven via AFAS. Zo worden problemen voorkomen die kunnen ontstaan wanneer een registratie zou zijn ingetrokken.

SKJ

Stichting Kwaliteitsregister Jeugd (SKJ) hanteert het beroepsregister voor jeugdprofessionals in Nederland. Als je als jeugdprofessional wordt ingezet voor risicovolle en complexe handelingen is registratie bij het SKJ verplicht, maar let op: alleen voor hbo- en wo-opgeleiden die werken in specifieke complexe en risicovolle situaties als beschreven in een Afwegingskader. Registratie in het Register is een bewijs dat de medewerker bekwaam genoeg is om te werken in de jeugdhulp en/of jeugdbescherming. Een registratie geldt vijf jaar, daarna kom je in aanmerking voor herregistratie.

SKJ toetst of jeugdprofessionals voldoen aan de criteria voor (her)registratie en onderhoudt een stelsel van professioneel toezicht. Er is op de website van SKJ een overzicht van alle professionals aan wie een openbaar gemaakte maatregel is opgelegd (berisping met openbaarmaking of zwaarder).

PRK

Het is verplicht voor medewerkers in de kinderopvang om zich in te schrijven in het Personenregister Kinderopvang (PRK). In het register wordt de medewerker gekoppeld aan de kinderopvangorganisatie waar deze medewerker werkzaam is.

Dankzij de PRK-check wordt er bij de indienst-melding automatisch een controle uitgevoerd of de nieuwe medewerker geregistreerd staat. Vervolgens wordt deze persoon gekoppeld aan de organisatie. Als de medewerker nog niet is geregistreerd wordt er automatisch een VOG-aanvraag gedaan bij Dienst Justis; deze is nodig voor medewerkers om zich in te kunnen schrijven in het Personenregister Kinderopvang.

AGB

Elke zorgverlener in Nederland heeft een unieke identificatiecode, de Algemeen Gegevens Beheer code (AGB-code). Er zijn twee soorten AGB-codes: de ondernemers-AGB-code en de persoonlijke AGB-code (zorgverleners-code). Deze code wordt gebruikt om zorgverleners, praktijken en instellingen te registreren en identificeren. Onder andere bij administratieve processen zoals declaraties worden de zorgverleners dankzij deze code eenvoudig herkend. Op basis van de functie die staat vermeld in AFAS controleren we of de medewerker in het bezit is van een AGB-code. De AGB-code van de medewerker wordt door de robotisering opgehaald uit het Vektis-register en in AFAS ingelezen.

KvK

Bij het inhuren van een leverancier of ZZP’er is het belangrijk om te controleren of deze is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel. Het is voor organisaties immers van belang dat een zakelijke relatie betrouwbaar is. Door een controle uit te voeren in het handelsregister kunnen de bedrijfsgegevens van deze relaties gecontroleerd worden. Ook gegevens van bijvoorbeeld potentiële klanten kunnen zo automatisch worden geverifieerd. Financiële risico’s worden hierdoor beperkt.

VIES / BTW nummer

Deze check kan alleen uitgevoerd worden in combinatie met de KvK check. Naast registratie in handelsregister van de Kamer van Koophandel zal het BTW-nummer van de ZZP’er worden gecontroleerd op de website van de Europese Commissie (VIES controle). VIES (VAT Information Exchange System) is een systeem voor uitwisseling van BTW-informatie. Door de controle kan achterhaald worden of de in te huren ZZP’er daadwerkelijk een eigen onderneming heeft en geregistreerd staat bij de Belastingdienst. Bij deze BTW nummer check worden de gegevens die van de ZZP’er in AFAS zijn opgeslagen automatisch gecontroleerd in het VIES-register. Een VIES BTW-nummer is hetzelfde als je nationale BTW-nummer, maar het wordt ook geregistreerd in de VIES-databank. Dit systeem maakt het mogelijk om de geldigheid van BTW-nummers van bedrijven binnen de EU te controleren.