Premie controle PFZW: zekerheid over de juiste premie

Het pensioenstelsel in Nederland is complex en pensioen-administratie is gecompliceerd. Ook na de komst van de UPA gaan nog steeds zaken mis bij de premie-afdrachten aan PFZW.

PGGM voert de administratie voor PFZW vrijwel geheel geautomatiseerd uit maar pensioenpremie-facturen kloppen vaak niet met het bedrag dat zou moeten worden voldaan. Pensioenadministratie is echter volledig de verantwoordelijkheid van de werkgever en correcties achteraf zijn vrijwel onmogelijk.

Voor factuurcontrole is veel tijd, inhoudelijke kennis en een rekenprogramma nodig en het betreft zeer veel data. Controle is voor een individuele werkgever hierdoor nauwelijks uitvoerbaar. Dit leidde tot de behoefte aan een onafhankelijke analyse: het betreft tenslotte de juistheid van pensioenen van mensen en enorme bedragen voor werkgevers. De Codex HR software zorgt dat de werkgever op tijd is om fouten te herstellen en te voorkomen. Kortom: weer ‘in control’ kan zijn.

De software van Codex kan Big Data managen én de UPA-regels toepassen. Onder meer door het opslaan van de gegevens in een Data Lakehouse kunnen wij de juistheid van de pensioen-administratie van werkgevers controleren. Het is een SaaS oplossing, waarbij de opdrachtgever alleen toegang hoeft te geven tot haar data. Het systeem berekent de juistheid van de facturatie voor alle dienstverbanden en periodes. Ook periodiek om sneller zicht te hebben op grote afwijkingen. Daarnaast controleren wij alle pensioengevende looncomponenten op fouten, zowel in de standaard ingestelde componenten als in eigen componenten die later zijn aangemaakt.

Codex controleert in de zorgsector al 15 jaar de facturatie van PFZW. Er wordt regelmatig vanuit gegaan dat ‘de afdrachten wel zullen kloppen’. Hier zit een risico in. De kern van ons onderzoek is dan ook: klopt de opgave wel met de afrekening. Het Codex platform is de enige software in Nederland die het mogelijk maakt om regie over de pensioenadministratie te krijgen. Mede in het kader van financial-management, compliance en interne controle. Accountants en Belastingdienst zijn hier ook bij gebaat.

• Onjuist ingeregelde looncomponenten waardoor bijvoorbeeld een salarisbestanddeel ten onrechte wel of niet aan het pensioengevend inkomen wordt toegekend
• Verkeerd (voltijd) salaris
• Afwijkingen op datum in dienst / datum uit dienst
• Onjuiste inhouding bij de werknemer waardoor de premieverhouding werknemer/werkgever niet meer correct is
• Fouten in de verdeling premie werkgever – werknemer (%)
• Ten onrechte uit dienst gemeld
• Medewerkers na uitdienstmelding onterecht opnieuw aangemeld en gefactureerd
• Medewerkers niet aangemeld, geen rechten opgebouwd
• Voor arbeidsongeschikten toch premie in rekening gebracht
• Premie in rekening gebracht na AOW-datum

Bronnen voor analyse

De software berekent op basis van de salarisadministratie, CAO en de UPA-regels de premie die moest worden betaald. Voor elk dienstverband wordt hiervoor onder meer het pensioengevend salaris teruggerekend. Daarna wordt geanalyseerd of er verschillen zijn met de pensioenfacturen en zo ja wordt de oorzaak bepaald. Verschillen worden zo mogelijk geduid en het resultaat wordt weergegeven en gevisualiseerd in een gebruiksvriendelijk (digitaal) rapport. We starten met het verkrijgen van data uit twee bronnen: salarisdata door een koppeling met AFAS en pensioenpremie-facturen via een inlog van PGGM.

Jaaroverzicht facturen

Codex geeft dit inzicht in de betaling ten opzichte van de reservering via een jaaroverzicht zodat in één oogopslag zichtbaar is wat er voor welk dienstverband is betaald. We groeperen alle facturen en brengen ze terug naar één overzichtsregel (geen duiding, alleen vergelijking).

Inzicht in bepaling van de pensioengrondslag

We onderzoeken alle looncomponenten en elementen die het pensioengevend salaris bepalen: we richten ons hiervoor op de inrichting en gebruik van het salarispakket. In sommige gevallen zijn er looncomponenten opgegeven bij het pensioenfonds waarover geen premie hoeft te worden betaald, terwijl in andere gevallen er looncomponenten niet zijn opgegeven waar juist wel premie over afgedragen moet worden.

We beoordelen of dit alles juist is meegenomen in de grondslag, resulterend in een ‘formule’ die de premie bepaalt. Daarnaast bepalen we het juiste aantal verloonde uren en het juiste Voltijd Salaris.

Elementen pensioengevend Salaris

• structurele salaris incl. vakantiegeld
• structurele eindejaarsuitkering
• overige structurele salarisbestanddelen (>3 jaar)
• onregelmatigheidstoeslag ORT
• overwerktoeslag
• diploma-toeslag functie
• functiegebonden toeslag (incl. bonus)
• overige toeslagen naar aard en strekking

Start vandaag nog met besparen!

Neem vandaag nog contact met ons op via de contactpagina of bel 01 18 49 96 69. Wij helpen u graag verder.