Hoe automatiseer je ziekmeldingen voor medewerkers met een no-riskpolis?

Ziekmeldingen van medewerkers met een no-riskpolis automatiseer je door je HR- en salarisadministratie te koppelen aan UWV-registers, zodat het systeem deze medewerkers bij een ziekmelding automatisch herkent en tijdig een Ziektewetaanvraag indient. Zo loop je geen uitkeringen mis en hoef je niet handmatig bij te houden wie welke polis heeft. In dit artikel leggen we uit wat de no-riskpolis inhoudt, waar het in de praktijk misgaat en hoe je het proces stap voor stap automatiseert.

Wat is een no-riskpolis en voor welke medewerkers geldt die?

Een no-riskpolis is een regeling van het UWV die werkgevers beschermt tegen de financiële gevolgen van ziekte bij bepaalde medewerkers. Als zo’n medewerker ziek wordt, betaalt het UWV een Ziektewetuitkering, waardoor je als werkgever het loon niet volledig zelf hoeft door te betalen.

De no-riskpolis geldt onder andere voor medewerkers met een arbeidsbeperking, mensen die instromen vanuit een WIA-, Wajong- of WAO-uitkering, en medewerkers die via de Participatiewet of het doelgroepenregister bij je in dienst zijn gekomen. Ook medewerkers die binnen vijf jaar na het einde van hun WIA-uitkering opnieuw ziek worden, kunnen onder de regeling vallen.

Voor werkgevers is dit financieel relevant: zonder actieve aanvraag bij het UWV loop je de Ziektewetuitkering mis en draai je zelf op voor de volledige loonkosten tijdens ziekte. Dat maakt een correcte registratie en tijdige actie bij een ziekmelding direct van invloed op je personeelskosten.

Waarom gaat het bij ziekmeldingen van no-riskpolis-medewerkers zo vaak mis?

Het probleem zit bijna altijd in handmatige processen en gebrekkige registratie. HR-teams werken met meerdere systemen, en de no-riskpolis-status van een medewerker staat lang niet altijd correct of volledig in de personeelsadministratie. Daardoor weet de salarisverwerker bij een ziekmelding simpelweg niet dat er een aanvraag bij het UWV ingediend moet worden.

Andere veelvoorkomende knelpunten zijn:

De no-riskpolis is wel bekend bij instroom, maar wordt niet structureel bijgehouden of vervalt zonder dat iemand dat signaleert.
Er is geen automatische koppeling tussen de ziekmelding in het HR-systeem en de actie richting het UWV.
Medewerkers wisselen van functie of contract, waardoor de polisregistratie niet meer klopt.
Deadlines voor het indienen van de Ziektewetaanvraag worden gemist door drukte of onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is.

Het gevolg is dat organisaties geld mislopen zonder dat ze het doorhebben. En dat terwijl de regeling er juist voor bedoeld is om werkgevers te ondersteunen bij het in dienst houden van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Hoe werkt het automatiseren van ziekmeldingen voor medewerkers met een no-riskpolis?

Automatisering werkt doordat je systemen zo inricht dat een ziekmelding direct een gecontroleerde vervolgactie triggert. Het proces begint bij een correcte en actuele registratie van de no-riskpolis-status in je personeelsadministratie, gekoppeld aan betrouwbare bronnen zoals het UWV-register.

Zo ziet een geautomatiseerd proces er in de praktijk uit:

Een medewerker meldt zich ziek via het HR-systeem.
Het systeem controleert automatisch of deze medewerker een no-riskpolis heeft, op basis van actuele gegevens uit het UWV-register.
Bij een match genereert het systeem een signaal of taak voor de verantwoordelijke medewerker, of dient het de aanvraag direct in.
De Ziektewetaanvraag wordt tijdig en volledig ingediend bij het UWV.
De uitkering wordt verrekend in de salarisadministratie.

Dit voorkomt dat stappen worden overgeslagen en dat deadlines worden gemist. Het maakt het proces ook minder afhankelijk van individuele kennis binnen het team.

Welke systemen en koppelingen heb je nodig om dit proces te automatiseren?

Je hebt een HR- of salarissysteem nodig dat koppelbaar is aan externe registers, en een oplossing die de no-riskpolis-status actief bewaakt. Veelgebruikte systemen in Nederland zijn AFAS, Visma Raet en NMBRS, die allemaal mogelijkheden bieden voor integraties met HR- en salarissystemen met externe databronnen.

Daarnaast heb je een koppeling nodig met het UWV-register om de polisregistratie te verifiëren en aanvragen in te dienen. Zonder die koppeling blijf je afhankelijk van handmatige controles en is de kans op fouten groot.

Wat je minimaal op orde moet hebben:

Een HR- of salarissysteem met API-mogelijkheden voor externe koppelingen.
Een actuele en gestructureerde registratie van no-riskpolisgegevens per medewerker.
Een koppeling met het UWV-register voor verificatie en aanvraagverwerking.
Duidelijke proceseigenaren die verantwoordelijk zijn voor opvolging bij signalen.

Hoe zorg je dat je no-riskpolisregistratie altijd up-to-date en compliant blijft?

Een no-riskpolis heeft een looptijd en kan verlopen of wijzigen. Dat betekent dat je registratie niet statisch mag zijn. Zorg dat de polisgegevens periodiek worden gecontroleerd en dat wijzigingen vanuit het UWV automatisch worden verwerkt in je personeelsadministratie.

Praktische tips om je registratie actueel te houden:

Stel periodieke controles in op de vervaldatum van no-riskpolissen in je systeem.
Koppel je administratie aan overheidsregisters zodat wijzigingen direct zichtbaar zijn.
Leg vast wie verantwoordelijk is voor het bijwerken van polisgegevens bij instroom, functiewijziging en uitstroom.
Volg wijzigingen in wet- en regelgeving rondom de no-riskpolis actief op, want de doelgroepen en voorwaarden kunnen veranderen.

Datakwaliteit is hier het vertrekpunt. Automatisering is alleen zo goed als de gegevens waarop die draait.

Hoe helpt Codex bij het automatiseren van ziekmeldingen voor medewerkers met een no-riskpolis?

Codex biedt een geautomatiseerde oplossing die de no-riskpolis-status van medewerkers actief bewaakt en koppelt aan het ziekmeldingsproces. Zo mis je geen Ziektewetaanvragen meer en hoef je niet handmatig bij te houden wie welke polis heeft.

Wat we concreet voor je doen:

Automatische herkenning van medewerkers met een no-riskpolis bij elke ziekmelding.
Slimme koppelingen met HR- en salarissystemen zoals AFAS, Visma Raet en NMBRS, én met UWV-registers.
Tijdige en foutloze Ziektewetaanvragen, zodat je geen uitkeringen misloopt door gemiste deadlines.
Actuele polisregistratie op basis van live data uit overheidsregisters.
ISO 27001-gecertificeerde dataveiligheid, zodat gevoelige personeelsgegevens altijd veilig worden verwerkt.

Wil je weten hoe dit werkt voor jouw organisatie? Neem contact met ons op en we laten je zien hoe je het ziekmeldingsproces voor no-riskpolis-medewerkers volledig kunt automatiseren.