Hoe bewaakt je salarissoftware de no-riskpolis automatisch?

Salarissoftware bewaakt de no-riskpolis automatisch door actuele gegevens op te halen uit UWV-registers en overheidsregisters, ziekmeldingen te koppelen aan medewerkers met een no-riskpolis en tijdig signalen te geven, zodat je een ZW-uitkering kunt aanvragen. Dit voorkomt dat je als werkgever voordelen misloopt door een gemiste melding of een verlopen polis. In dit artikel lees je wat de no-riskpolis precies inhoudt, waarom het zo vaak misgaat en hoe automatisering dat oplost.

Wat is een no-riskpolis en wanneer heb je er als werkgever mee te maken?

De no-riskpolis is een regeling van UWV die werkgevers beschermt tegen de financiële gevolgen van ziekte bij bepaalde medewerkers. Als een medewerker met een no-riskpolis ziek wordt, kun je als werkgever een Ziektewet-uitkering aanvragen bij UWV. Bovendien betaal je geen hogere premie voor de Ziektewet of WIA als gevolg van die ziekmelding.

De polis geldt voor medewerkers in specifieke situaties, zoals mensen met een WIA-uitkering, een Wajong-uitkering, een WSW-dienstverband of een vermelding in het doelgroepregister. Ook medewerkers die vóór 28 december 2005 arbeidsbeperkt waren, kunnen onder de regeling vallen. De duur verschilt: soms geldt de polis voor de eerste vijf jaar van het dienstverband, soms voor onbepaalde tijd.

Als eigenrisicodrager heb je bovendien een extra voordeel: bij een medewerker met een no-riskpolis ben je niet verantwoordelijk voor de Ziektewet-uitkering én niet voor de re-integratie als die medewerker ziek uit dienst gaat. Dat scheelt aanzienlijk in kosten en verantwoordelijkheden.

Waarom gaat het bij de no-riskpolis zo vaak mis in de salarisadministratie?

Het handmatig bijhouden van de no-riskpolis is foutgevoelig, simpelweg omdat er veel variabelen zijn die voortdurend veranderen. De meest voorkomende knelpunten zijn verlopen polissen die niet worden gesignaleerd, ontbrekende koppelingen met UWV-gegevens en personeelswisselingen waarbij de polishistorie niet wordt meegenomen.

Daarnaast is de regelgeving complex. Of de no-riskpolis geldt, hangt af van de specifieke situatie van de medewerker: het moment van instroom, het type uitkering of indicatie, en soms ook het geboortejaar. Denk aan de WW-variant, die alleen geldt voor medewerkers die in 2018 of 2019 in dienst kwamen, geboren vóór 1 januari 1962, met meer dan 52 aaneengesloten weken WW. Dat soort details verdwijnt snel in een drukke salarisadministratie.

Het gevolg is dat ziekmeldingen niet tijdig worden doorgegeven aan UWV, waardoor je als werkgever de ZW-uitkering misloopt. En dat terwijl de medewerker er recht op had.

Hoe bewaakt salarissoftware de no-riskpolis automatisch?

Goede salarissoftware koppelt de personeelsgegevens rechtstreeks aan UWV-registers en overheidsregisters. Zodra een medewerker in dienst komt, controleert het systeem automatisch of er een no-riskpolis van toepassing is. Bij een ziekmelding herkent de software direct of die medewerker onder de regeling valt en genereert een signaal.

Het proces werkt globaal als volgt:

De software haalt actuele gegevens op uit UWV-registers en overheidsregisters bij instroom van nieuwe medewerkers.
Bij een ziekmelding controleert het systeem automatisch of de no-riskpolis actief is voor die medewerker.
Het systeem bewaakt de geldigheidsduur van de polis en signaleert tijdig wanneer een termijn afloopt of verlenging mogelijk is.
Automatische meldingen zorgen ervoor dat de ZW-aanvraag bij UWV op tijd wordt ingediend.
Alle acties worden vastgelegd in een audittrail, zodat je altijd kunt aantonen wat er wanneer is gedaan.

Dit haalt de handmatige controle volledig uit het proces en verlaagt de kans op gemiste aanvragen aanzienlijk.

Wat zijn de concrete voordelen van automatische no-riskpolisbewaking voor jouw organisatie?

Automatische bewaking van de no-riskpolis levert je organisatie direct voordeel op. Je mist geen ZW-uitkeringen meer, je betaalt geen onnodige premieverhogingen en je voldoet aan de wettelijke verplichtingen zonder dat iemand dat handmatig hoeft bij te houden.

De praktische voordelen op een rij:

Minder handmatig werk voor HR- en salarisprofessionals, die zich kunnen richten op taken met meer toegevoegde waarde.
Tijdige terugvordering van ZW-uitkeringen bij UWV, wat directe loonkostenbesparingen oplevert bij ziekte.
Geen hogere Ziektewet- of WIA-premies door ziekmeldingen van medewerkers met een no-riskpolis.
Betere compliance doordat termijnen en poliswijzigingen automatisch worden bewaakt.
Minder risico op fouten bij personeelswisselingen, omdat de polishistorie automatisch wordt meegenomen.

Waar moet je op letten bij het kiezen van salarissoftware voor no-riskpolisbeheer?

Niet alle salarissoftware biedt dezelfde functionaliteiten op het gebied van no-riskpolisbeheer. Let bij je keuze op de volgende punten:

Integraties met UWV en overheidsregisters: kan de software actuele polisgegevens automatisch ophalen?
Automatische signalering: krijg je een melding bij een ziekmelding van een medewerker met een no-riskpolis?
Termijnbewaking: bewaakt het systeem de geldigheidsduur en mogelijke verlengingen van de polis?
Audittrail: worden alle acties en signaleringen vastgelegd, zodat je achteraf kunt aantonen wat er is gedaan?
Dataveiligheid: voldoet de software aan relevante beveiligingsnormen zoals ISO 27001?
Compliance-updates: wordt de software actief bijgehouden bij wijzigingen in wet- en regelgeving?

Hoe Codex de no-riskpolisbewaking voor je regelt

Wij automatiseren de bewaking van de no-riskpolis volledig, zodat jij geen voordelen meer misloopt. Via slimme koppelingen met UWV en overheidsregisters controleren we bij elke ziekmelding automatisch of de no-riskpolis van toepassing is. Onze software bewaakt termijnen, genereert tijdige signaleringen en legt alles vast in een transparante audittrail.

Wat je van ons krijgt:

Automatische controle van de no-riskpolisstatus bij instroom en ziekmelding
Directe koppelingen met UWV-registers en overheidsregisters voor actuele gegevens
Signaleringen bij aflopende polissen en mogelijke verlengingen
Volledige audittrail voor compliance en verantwoording
ISO 27001-gecertificeerde dataveiligheid
Integraties met systemen zoals AFAS, Visma Raet, NMBRS en loket.nl

Wil je zien hoe dit werkt voor jouw organisatie? Neem contact met ons op of vraag een demo aan. We laten je graag zien wat automatische no-riskpolisbewaking concreet oplevert.