Hoe claim je de ZW-uitkering bij UWV voor een medewerker met een no-riskpolis?
De ZW-uitkering via de no-riskpolis claim je door de zieke medewerker zo snel mogelijk bij UWV ziek te melden, bij voorkeur op de eerste ziektedag zelf. Daarna berekent UWV de uitkering op basis van het dagloon en betaalt die aan jou als werkgever uit. Zo dek je de loondoorbetalingsverplichting gedeeltelijk af. In dit artikel lees je precies hoe dat werkt, wat je nodig hebt en waar het vaak misgaat.
Wat is een no-riskpolis en voor welke medewerkers geldt die?
Een no-riskpolis is een regeling waarbij UWV de loondoorbetalingskosten gedeeltelijk voor zijn rekening neemt als een medewerker met een bepaalde achtergrond ziek wordt. Het idee is simpel: werkgevers die mensen met een arbeidsbeperking in dienst nemen, lopen daardoor minder financieel risico bij ziekte.
De no-riskpolis geldt voor medewerkers die onder een van de volgende groepen vallen:
- Mensen met een Wajong-uitkering (nu of in het verleden)
- Medewerkers die via de Participatiewet zijn ingestroomd
- Mensen die eerder een WIA-, WAO- of ZW-uitkering ontvingen
- Medewerkers die via een proefplaatsing of re-integratietraject bij je zijn binnengekomen
- Mensen met een indicatie beschut werk
Voor jou als werkgever is dit financieel relevant: zonder no-riskpolis draag je zelf het volledige risico van loondoorbetaling bij ziekte, tot maximaal twee jaar. Met de no-riskpolis vergoedt UWV een deel van dat loon via een ZW-uitkering, waardoor de drempel om mensen met een arbeidsbeperking aan te nemen een stuk lager wordt.
Wanneer heb je als werkgever recht op een ZW-uitkering via de no-riskpolis?
Je hebt recht op een ZW-uitkering als aan drie voorwaarden is voldaan: de medewerker is ziek, de no-riskpolis is op hem of haar van toepassing en je hebt de ziekmelding tijdig bij UWV gedaan. Ontbreekt een van deze drie, dan loop je de uitkering mis.
Veelgemaakte fouten die werkgevers duur komen te staan:
- Te laat melden bij UWV, waardoor het recht op uitkering (deels) vervalt
- Niet weten dat een medewerker überhaupt een no-riskpolis heeft, omdat dit niet goed is vastgelegd bij indiensttreding
- Ervan uitgaan dat UWV dit automatisch signaleert, terwijl de verantwoordelijkheid bij jou als werkgever ligt
Controleer bij elke nieuwe medewerker of er een no-riskpolis van toepassing is. Dit staat soms vermeld in de beschikking van UWV of in de aanstellingsdocumentatie, maar het is jouw taak om dit actief te registreren in de salarisadministratie.
Hoe meld je een medewerker met een no-riskpolis ziek bij UWV?
De ziekmelding doe je via het werkgeversportaal van UWV. Log in met eHerkenning en meld de medewerker ziek op de eerste ziektedag, of zo snel mogelijk daarna. Hoe sneller je meldt, hoe beter, want een late melding kan leiden tot verlies van uitkeringsrecht over de gemiste dagen.
Wat je nodig hebt voor de melding:
- Het BSN van de medewerker
- De eerste ziektedag
- De reden dat de no-riskpolis van toepassing is (UWV heeft dit doorgaans al in zijn systemen, maar het is handig om dit zelf ook paraat te hebben)
Meld je te laat? Dan kan UWV de uitkering beperken tot de periode vanaf de daadwerkelijke melddatum. Je mist dan de uitkering over de dagen vóór de melding. Dat kan bij langdurig ziekteverzuim snel oplopen.
Hoe verloopt de uitbetaling van de ZW-uitkering bij een no-riskpolis?
UWV berekent de ZW-uitkering op basis van het dagloon van de medewerker. De uitkering bedraagt doorgaans 70% van het dagloon, met een maximumdagloon als bovengrens. UWV betaalt de uitkering rechtstreeks aan jou als werkgever uit, omdat jij het loon blijft doorbetalen.
Zo werkt de verrekening in de praktijk: jij betaalt het loon door aan de medewerker, en UWV vergoedt jou een deel van die kosten via de ZW-uitkering. Het nettoresultaat is dat je loondoorbetalingsverplichting goedkoper uitvalt dan bij een medewerker zonder no-riskpolis.
Zorg dat de ontvangen uitkering correct wordt verwerkt in de salarisadministratie. Een verkeerde boeking leidt tot fouten in de loonaangifte en kan later voor problemen zorgen bij controles.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het claimen van de ZW-uitkering via de no-riskpolis?
De meest voorkomende fout is simpelweg niet weten dat een medewerker een no-riskpolis heeft. Dit gebeurt vaker dan je denkt, zeker bij organisaties met veel instroom of wisselende HR-verantwoordelijken. Andere valkuilen zijn:
- Te late ziekmelding bij UWV, waardoor uitkeringsdagen verloren gaan
- Ontbrekende of onjuiste registratie van de no-riskpolis in het personeelsdossier of de salarisadministratie
- De ontvangen ZW-uitkering niet of verkeerd verwerken in de loonadministratie
- Vergeten de herstelmelding te doen bij UWV zodra de medewerker weer beter is
Praktische tip: leg bij elke nieuwe medewerker direct vast of er een no-riskpolis van toepassing is. Koppel dit aan een signalering in je HR- of salarissysteem, zodat je bij ziekte automatisch een herinnering krijgt om de melding bij UWV te doen.
Hoe Codex helpt bij het claimen van ZW-uitkeringen via de no-riskpolis
Wij weten uit ervaring dat de no-riskpolis bij veel organisaties geld laat liggen, simpelweg omdat het overzicht ontbreekt. Codex helpt je daar structureel mee:
- Automatisch signaleren welke medewerkers een no-riskpolis hebben, direct gekoppeld aan je HR- en salarisadministratie
- Deadlines bewaken voor ziekmeldingen bij UWV, zodat je nooit meer een melding mist
- Correcte verwerking van de ontvangen ZW-uitkering in de salarisadministratie, foutloos en compliant
- Integratie met systemen zoals AFAS, Visma Raet en andere HR-pakketten voor een naadloze werkstroom
Wil je weten hoeveel jouw organisatie nu misloopt aan ZW-uitkeringen via de no-riskpolis? Neem contact met ons op, dan kijken we het samen met je door. Bekijk ook onze diensten voor salarisadministratie en HR voor een volledig overzicht van wat we voor je kunnen betekenen.