Hoe controleer je als werkgever of een medewerker BIG-geregistreerd is?

Als werkgever controleer je of een medewerker BIG-geregistreerd is via het openbare BIG-register op bigregister.nl. Daar zoek je op naam en zie je direct of iemand een geldige registratie heeft, welke beroepstitel is toegekend en of er beperkingen of maatregelen van kracht zijn. Dit geldt voor iedereen die een wettelijk beschermd beroep in de zorg uitoefent, zoals verpleegkundigen, artsen, fysiotherapeuten en apothekers. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over BIG-controles, van wat het register precies toont tot hoe je periodieke controles automatiseert voor grote personeelsbestanden.

Wat staat er precies in het BIG-register over een medewerker?

Het BIG-register toont per geregistreerde zorgverlener de beroepstitel, het registratienummer, de registratiedatum en de vervaldatum van de registratie. Daarnaast zie je of er tuchtrechtelijke maatregelen zijn opgelegd, zoals een waarschuwing, berisping, geldboete, schorsing, gedeeltelijke ontzegging van de bevoegdheid of doorhaling van de registratie. Dit maakt het register tot meer dan een ledenlijst: het is een actueel overzicht van de bevoegdheidsstatus van een zorgprofessional.

Concreet vind je in het BIG-register de volgende informatie:

Naam en beroepstitel van de geregistreerde zorgverlener
Registratienummer dat uniek is per persoon en beroep
Registratiedatum en vervaldatum, want BIG-registraties zijn niet onbeperkt geldig
Specialisaties of aantekeningen, zoals een indicatiebevoegdheid of een aantekening voor voorbehouden handelingen
Opgelegde maatregelen vanuit het tuchtrecht, inclusief de aard en de duur van de maatregel

Belangrijk om te weten: het register toont alleen de beroepen die vallen onder de Wet BIG. Dat zijn acht beroepen: arts, tandarts, apotheker, gezondheidszorgpsycholoog, psychotherapeut, fysiotherapeut, verloskundige en verpleegkundige. Werkt iemand in een functie die niet onder deze acht valt, dan is BIG-registratie niet van toepassing en hoef je het register niet te raadplegen.

Wanneer ben je als werkgever verplicht het BIG-register te raadplegen?

Als werkgever ben je verplicht het BIG-register te raadplegen op het moment dat je iemand aanstelt in een functie waarvoor een BIG-registratie wettelijk vereist is. Die verplichting vloeit voort uit de Wet BIG en de zorgplicht die je als werkgever hebt voor de kwaliteit en veiligheid van de geleverde zorg. Raadpleeg het register in ieder geval bij indiensttreding, bij herplaatsing in een andere functie en periodiek gedurende het dienstverband.

In de praktijk zijn er drie momenten waarop je het register actief moet controleren:

Bij aanwerving of indiensttreding: Controleer voordat iemand start of de registratie geldig is en of er geen maatregelen lopen.
Bij herregistratie: BIG-registraties verlopen na vijf jaar. Controleer tijdig of een medewerker de herregistratie heeft afgerond.
Periodiek tijdens het dienstverband: Tuchtrechtelijke maatregelen kunnen op elk moment worden opgelegd. Een jaarlijkse of halfjaarlijkse controle is daarom verstandig.

Naast de wettelijke verplichting speelt ook aansprakelijkheid een rol. Als een medewerker zorg verleent zonder geldige BIG-registratie en er ontstaat schade, dan kan de werkgever daarvoor verantwoordelijk worden gehouden. Zorgorganisaties die werken met inspectietoezicht van de IGJ (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd) lopen bovendien het risico op handhavingsmaatregelen als zij geen aantoonbaar controlebeleid hebben.

Hoe controleer je stap voor stap of een medewerker BIG-geregistreerd is?

Je controleert een BIG-registratie door op bigregister.nl te zoeken op de naam van de medewerker. Het register is openbaar en gratis toegankelijk. De zoekopdracht levert een overzicht op van alle personen met die naam, inclusief hun beroepstitel en registratiestatus. Klik door naar het individuele profiel voor de volledige details, inclusief eventuele maatregelen.

Volg deze stappen voor een betrouwbare controle:

Ga naar bigregister.nl en kies voor de zoekfunctie.
Voer de naam in van de medewerker. Bij veelvoorkomende namen krijg je meerdere resultaten; gebruik dan ook de geboortedatum of het registratienummer als filter.
Controleer de beroepstitel en vergelijk die met de functie die de medewerker uitoefent.
Controleer de vervaldatum van de registratie. Is die verlopen, dan is de medewerker niet meer bevoegd het beschermde beroep uit te oefenen.
Controleer op maatregelen. Staat er een schorsing, beperking of doorhaling vermeld, dan heeft dat directe gevolgen voor de inzetbaarheid.
Leg de uitkomst vast in het personeelsdossier, inclusief de datum van controle en de naam van de controlerende medewerker.

Wil je meerdere medewerkers tegelijk controleren, dan biedt het BIG-register ook een bulkzoekfunctie via een API-koppeling. Die optie is relevant voor organisaties met grote personeelsbestanden, zoals ziekenhuizen, thuiszorgorganisaties of verpleeghuizen.

Wat zijn de risico’s als een medewerker niet of niet meer BIG-geregistreerd blijkt?

Als een medewerker niet of niet meer BIG-geregistreerd is maar wel een beschermd beroep uitoefent, loop je als werkgever aanzienlijke risico’s. De medewerker handelt dan in strijd met de Wet BIG, wat een strafbaar feit is. Als werkgever ben je medeverantwoordelijk als je wist of had kunnen weten dat de registratie ontbrak of verlopen was. De gevolgen kunnen variëren van aansprakelijkheid bij schade tot handhaving door de IGJ.

De concrete risico’s zijn:

Strafrechtelijke aansprakelijkheid voor de medewerker die zonder geldige registratie een beschermd beroep uitoefent
Civielrechtelijke aansprakelijkheid voor de werkgever bij schade aan patiënten of cliënten
Handhaving door de IGJ, inclusief aanwijzingen, boetes of publicatie van het handhavingsbesluit
Reputatieschade voor de organisatie, zeker als een incident publiek wordt
Problemen met zorginkoop of contractering door zorgverzekeraars die eisen stellen aan de kwalificaties van zorgverleners

Ontdek je dat een medewerker niet meer BIG-geregistreerd is, dan is de eerste stap om die medewerker direct te ontheffen van taken waarvoor de registratie vereist is. Daarna onderzoek je of herregistratie mogelijk is en welke tijdlijn daarvoor geldt. Leg alle stappen schriftelijk vast.

Hoe automatiseer je periodieke BIG-controles voor grote personeelsbestanden?

Voor organisaties met tientallen of honderden BIG-geregistreerde medewerkers is handmatige controle via bigregister.nl niet schaalbaar. Je automatiseert periodieke BIG-controles door gebruik te maken van een koppeling met het BIG-register via de beschikbare API, gecombineerd met je HR- of salarissysteem. Zo ontvang je automatisch een signaal wanneer een registratie verloopt of wanneer er een maatregel wordt opgelegd.

Een geautomatiseerde aanpak werkt als volgt:

Je koppelt de BIG-register API aan je HR-systeem, zodat registratiegegevens automatisch worden opgehaald en vergeleken met de personeelsdata.
Je stelt signaleringen in op basis van vervaldata, zodat je tijdig een melding krijgt voordat een registratie verloopt.
Je legt de controleresultaten automatisch vast in het personeelsdossier, inclusief tijdstempel en status.
Je ontvangt direct een alert bij nieuwe tuchtrechtelijke maatregelen, zodat je snel kunt handelen.

Dit voorkomt dat controles afhankelijk zijn van handmatige herinneringen of individuele verantwoordelijkheid van HR-medewerkers. Zeker in sectoren als zorg, kinderopvang en thuiszorg, waar grote aantallen BIG-geregistreerden werken, is automatisering de enige manier om de controle betrouwbaar en aantoonbaar te houden.

Hoe wij helpen met BIG-registercontroles

Wij bieden een geautomatiseerd platform voor medewerkersverificatie dat BIG-controles integreert in je bestaande HR- en salarisprocessen. In plaats van handmatig zoeken op bigregister.nl, zorgt ons platform voor continue, geautomatiseerde verificatie van BIG-registraties voor je volledige personeelsbestand. Dat levert je het volgende op:

Automatische koppeling met het BIG-register, zodat registratiestatus altijd actueel is
Tijdige signalering bij naderende vervaldata, zodat herregistratie op tijd wordt opgepakt
Directe alerts bij nieuwe tuchtrechtelijke maatregelen, zodat je snel kunt ingrijpen
Automatische vastlegging in het personeelsdossier voor aantoonbare compliance richting de IGJ
Naadloze integratie met systemen zoals AFAS, Visma Raet en andere HR-pakketten

Wil je weten hoe wij dit voor jouw organisatie kunnen inrichten? Bekijk onze medewerkerchecks of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.