Hoe kan ik controleren of mijn btw-nummer actief is?
Je controleert of een btw-nummer actief is via de officiële VIES-tool van de Europese Commissie, beschikbaar op ec.europa.eu/taxation_customs/vies. Voor Nederlandse nummers kun je ook terecht bij de Belastingdienst. Voer het btw-identificatienummer in en het systeem geeft direct aan of het nummer geldig en actief is. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vervolgvragen over btw-verificatie en wat je doet als een nummer niet klopt.
Waar kun je een btw-nummer officieel verifiëren?
Een btw-nummer verifieer je officieel via VIES (VAT Information Exchange System), het gratis systeem van de Europese Commissie op ec.europa.eu/taxation_customs/vies. Voor Nederlandse btw-nummers kun je ook de Belastingdienst raadplegen. Beide bronnen geven direct uitsluitsel over de geldigheid van een nummer op het moment van opvragen.
VIES is opgericht in 1993 bij de invoering van de Europese interne markt en is gebaseerd op EU-Verordening 904/2010. Het systeem ontsluit btw-identificatienummers van ondernemers in alle EU-lidstaten en is volledig gratis te gebruiken. Je voert de landcode en het nummer in, en het systeem raadpleegt de nationale belastingdatabase van het betreffende land in real time.
Het Nederlandse btw-identificatienummer heeft een vaste opbouw: de landcode NL, gevolgd door negen cijfers, de letter B en twee cijfers. Een voorbeeld is NL123456789B01. Let op dat eenmanszaken sinds 1 januari 2020 een pseudoniem btw-nummer hebben ontvangen ter bescherming van de privacy. Het oude BSN-gebaseerde nummer is ingetrokken. Voor eenmanszaken kunnen het btw-nummer voor contact met de Belastingdienst en het btw-identificatienummer voor internationale transacties daardoor van elkaar afwijken.
Elk EU-land hanteert een eigen nummerformaat. Duitsland gebruikt DE gevolgd door negen cijfers, België BE gevolgd door tien cijfers en Frankrijk FR gevolgd door twee letters of cijfers en negen cijfers. Het Verenigd Koninkrijk maakt na Brexit geen deel meer uit van VIES. Niet-EU-landen zoals Noorwegen en Zwitserland zijn evenmin opgenomen in het systeem.
Wat betekent het als een btw-nummer niet actief is?
Als een btw-nummer niet actief is, betekent dit dat de ondernemer niet (meer) als btw-plichtige geregistreerd staat bij de belastingautoriteiten van het betreffende land. Dit kan meerdere oorzaken hebben: de onderneming is gestopt, de registratie is ingetrokken, of de ondernemer valt onder een vrijstellingsregeling zoals de kleineondernemersregeling.
Voor jou als afnemer of opdrachtgever heeft een inactief btw-nummer directe gevolgen. Bij grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU geldt het nultarief alleen als het btw-nummer van de afnemer geldig is in VIES. Is dat niet het geval, dan kun je het nultarief niet toepassen en loop je het risico op een naheffing. De verleggingsregeling, waarbij de afnemer zelf zorg draagt voor de btw-aangifte in zijn eigen land, is namelijk alleen van toepassing bij een geldige VIES-verificatie.
Een bijzondere situatie doet zich voor bij de inhuur van zzp’ers. Een ongeldige of ontbrekende VIES-inschrijving kan erop wijzen dat iemand niet (meer) als ondernemer actief is. Dit is relevant in het licht van de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (Wet DBA), die in 2016 de Verklaring Arbeidsrelatie (VAR) verving. Vanaf 1 januari 2025 handhaaft de Belastingdienst actief op schijnzelfstandigheid. Een ongeldige btw-inschrijving bij een controle kan leiden tot naheffingen loonbelasting en sociale premies met terugwerkende kracht tot maximaal vijf jaar.
Sommige ondernemers hebben bewust geen actief btw-nummer. Organisaties die vrijgesteld zijn van btw, zoals zorg, onderwijs, verzekeringen en financiële diensten, hoeven geen btw in rekening te brengen en zijn daardoor niet altijd btw-plichtig geregistreerd. Ondernemers die gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR) zijn eveneens vrijgesteld van btw bij een jaaromzet onder 20.000 euro, maar hebben daardoor geen geldig btw-nummer voor intracommunautaire transacties.
Hoe werkt de VIES-controle voor Europese btw-nummers?
De VIES-controle werkt door het ingevoerde btw-identificatienummer in real time te toetsen aan de nationale belastingdatabase van het betreffende EU-land. Je voert op ec.europa.eu/taxation_customs/vies het land en het nummer in, waarna het systeem bevestigt of het nummer geldig en actief is. Het resultaat is een directe ja of nee, soms aangevuld met de naam en het adres van de ondernemer.
De juridische grondslag voor VIES is EU-Verordening 904/2010 betreffende administratieve samenwerking op het gebied van btw, in combinatie met EU-richtlijn 2006/112/EG. In Nederland is de btw verder geregeld in de Wet op de omzetbelasting 1968. Een geldige VIES-verificatie is een formele voorwaarde voor correcte btw-toepassing bij grensoverschrijdende B2B-transacties.
Het is verstandig om de uitkomst van een VIES-controle te bewaren als bewijs. Sla een screenshot of een printversie op met de datum van de controle. Als de Belastingdienst later vragen stelt over een transactie waarbij je het nultarief hebt toegepast, kun je aantonen dat je op het moment van de levering hebt geverifieerd dat het btw-nummer geldig was.
Hoe vaak moet je het btw-nummer van een leverancier controleren?
Je controleert het btw-nummer van een leverancier of opdrachtnemer minimaal bij de start van een zakelijke relatie en daarna opnieuw bij elke nieuwe transactie waarbij je het nultarief toepast. Voor vaste leveranciers met wie je regelmatig zaken doet, is een periodieke hercontrole, bijvoorbeeld per kwartaal of per jaar, een verstandige werkwijze.
De frequentie hangt af van het type relatie en het financiële belang. Bij eenmalige of incidentele transacties controleer je het nummer op het moment van de levering of dienstverlening. Bij langlopende contracten is het nuttig om het nummer aan het begin van elk kalenderjaar opnieuw te verifiëren, omdat een registratie tussentijds kan worden ingetrokken of gewijzigd.
Bij de inhuur van zzp’ers geldt een extra aandachtspunt. Gezien de actieve handhaving op schijnzelfstandigheid door de Belastingdienst vanaf 2025 is het verstandig om niet alleen bij aanvang te controleren, maar ook lopende opdrachten periodiek te toetsen. Een btw-nummer dat bij aanvang geldig was, kan later inactief worden als de zzp’er zijn onderneming beëindigt of zijn registratie verliest.
Wat doe je als een btw-nummer ongeldig blijkt te zijn?
Als een btw-nummer ongeldig blijkt, neem je direct contact op met de leverancier of opdrachtnemer om opheldering te vragen. Pas het nultarief niet toe zolang de geldigheid niet bevestigd is. Vraag de tegenpartij om een actueel bewijs van btw-registratie of een verklaring van de belastingautoriteiten in het betreffende land.
Controleer eerst of je het nummer correct hebt ingevoerd. Een typefout in de landcode of een verkeerd cijfer leidt tot een ongeldig resultaat, terwijl het nummer zelf wel actief kan zijn. Controleer ook of de ondernemer mogelijk een nieuw btw-identificatienummer heeft ontvangen, zoals bij Nederlandse eenmanszaken na de privacywijziging van 2020.
Als het nummer daadwerkelijk inactief is en de leverancier geen geldig alternatief kan aanleveren, pas je de normale btw-regels toe voor de betreffende transactie. Dat betekent dat je btw in rekening brengt of betaalt op basis van het toepasselijke tarief. Leg de situatie en de stappen die je hebt ondernomen schriftelijk vast. Dit beschermt je bij een eventuele controle door de Belastingdienst.
Bij de inhuur van zzp’ers met een ongeldig btw-nummer is extra voorzichtigheid geboden. Raadpleeg in dat geval ook het KvK-register om te bevestigen of de persoon nog als ondernemer ingeschreven staat. Een combinatie van een inactief btw-nummer en een ontbrekende KvK-inschrijving is een sterke aanwijzing dat de arbeidsrelatie mogelijk als dienstbetrekking wordt aangemerkt.
Hoe wij helpen met btw-verificatie en compliance
Handmatig btw-nummers controleren kost tijd en vergroot de kans op fouten, zeker als je organisatie regelmatig werkt met externe leveranciers, zzp’ers of internationale partners. Wij bieden een geautomatiseerd platform voor btw-verificatie dat dit proces voor je overneemt en integreert in je bestaande HR-, salaris- en financiële administratie.
- Automatische VIES-verificatie bij aanvang en periodiek gedurende de looptijd van een opdracht of samenwerking
- Koppeling met systemen zoals AFAS zodat verificatieresultaten direct beschikbaar zijn in je eigen administratie
- Signalering bij statuswijzigingen, zodat je direct op de hoogte bent als een btw-nummer inactief wordt
- Aantoonbare compliance met vastgelegde controlehistorie die je kunt overleggen bij een belastingcontrole
- Ondersteuning bij Wet DBA-compliance door btw-verificatie te combineren met KvK-controles bij de inhuur van zzp’ers
Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen om btw-verificatie foutloos en geautomatiseerd te laten verlopen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.