Hoe kan ik subsidie Praktijkleren aanvragen?

Je vraagt subsidie Praktijkleren aan via de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) na afloop van het studiejaar, doorgaans in de periode van 2 juni tot en met 16 september. Je dient de aanvraag digitaal in via het eHerkenning-portaal van RVO. De subsidie geldt voor werkgevers die een erkende leerwerkplek aanbieden aan studenten in het mbo, hbo of aan bepaalde doelgroepen in het voortgezet onderwijs. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de Subsidieregeling Praktijkleren, zodat je goed voorbereid bent.

Wie komt er in aanmerking voor subsidie Praktijkleren?

Werkgevers komen in aanmerking voor de Subsidieregeling Praktijkleren als zij een erkende leerwerkplek aanbieden aan een deelnemer uit een van de vier doelgroepen: mbo-studenten in de beroepsbegeleidende leerweg (BBL), studenten in een duale of deeltijdse hbo-opleiding, leerlingen in het vmbo, praktijkonderwijs of voortgezet speciaal onderwijs, of promovendi en technologisch ontwerpers in opleiding (toio’s).

De regeling richt zich nadrukkelijk op sectoren waar een tekort aan gekwalificeerd personeel bestaat of dreigt. Denk aan techniek, landbouw, zorg en groen. Voor mbo-BBL-studenten geldt dat de opleiding door de Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB) erkend moet zijn. Voor hbo-studenten moet de opleiding een duale of deeltijdvariant zijn die door de NVAO is geaccrediteerd.

Publiekrechtelijke organisaties, zoals gemeenten en provincies, komen in principe niet in aanmerking. Privaatrechtelijke organisaties, waaronder stichtingen en bv’s, kunnen wel subsidie aanvragen, mits zij voldoen aan de erkenningseisen voor de leerwerkplek.

Aan welke voorwaarden moet een leerwerkplek voldoen?

Een leerwerkplek moet erkend zijn door SBB (voor mbo) of voldoen aan de accreditatievereisten van de betreffende opleiding (voor hbo). Daarnaast moet de begeleiding van de deelnemer plaatsvinden door een gekwalificeerde praktijkbegeleider, en moet de werkplek aantoonbaar bijdragen aan de praktijkcomponent van de opleiding.

Voor mbo-BBL-studenten geldt dat de deelnemer minimaal 610 uur begeleide praktijktijd bij de werkgever moet hebben doorgebracht in het studiejaar. Dit is een harde ondergrens: haal je dit aantal uren niet, dan vervalt het recht op subsidie voor die deelnemer. De uren moeten bovendien aantoonbaar begeleid zijn, wat betekent dat je als werkgever een praktijkbegeleider aanwijst die verantwoordelijk is voor de begeleiding op de werkvloer.

Voor hbo-studenten in een duale of deeltijdse opleiding gelden vergelijkbare eisen rondom begeleiding en aanwezigheid. De precieze urennorm verschilt per opleiding en instelling, maar het principe is hetzelfde: de praktijkcomponent moet substantieel en aantoonbaar zijn.

Hoe hoog is de subsidie Praktijkleren per deelnemer?

De maximale subsidie bedraagt 2.700 euro per gerealiseerde leerwerkplek per studiejaar. Dit bedrag is een maximum: het werkelijke subsidiebedrag wordt berekend op basis van het beschikbare budget gedeeld door het totaal aantal goedgekeurde aanvragen. Als er meer aanvragen zijn dan budget, ontvang je een lager bedrag per deelnemer.

In de praktijk is het subsidiebedrag de afgelopen jaren regelmatig lager uitgevallen dan het maximum van 2.700 euro, omdat de vraag naar de regeling groot is. Het is daarom verstandig om de subsidie niet als vaste inkomstenbron in te calculeren, maar als welkome aanvulling op de kosten die je als werkgever maakt voor begeleiding en opleiding.

Voor promovendi en toio’s geldt een afzonderlijk subsidieplafond. De berekening werkt op dezelfde manier, maar het beschikbare budget voor deze doelgroep is apart vastgesteld. Controleer jaarlijks de actuele subsidieplafonds via de website van RVO, omdat deze per studiejaar kunnen wijzigen.

Hoe vraag je subsidie Praktijkleren stap voor stap aan?

Je vraagt de subsidie aan via het online portaal van RVO met eHerkenning niveau 2+. De aanvraagperiode loopt na afloop van het studiejaar, doorgaans van begin juni tot half september. Je dient per leerwerkplek een aparte aanvraag in en uploadt de benodigde bewijsstukken.

1. Zorg voor een erkende leerwerkplek. Controleer of je organisatie als leerwerkplek erkend is bij SBB of voldoet aan de hbo-accreditatie-eisen. Zonder erkenning is een aanvraag niet mogelijk.
2. Registreer de praktijkovereenkomst. Sluit tijdig een praktijkovereenkomst (POK) af met de deelnemer en de onderwijsinstelling. Bewaar dit document zorgvuldig.
3. Houd de begeleidingsuren bij. Registreer gedurende het studiejaar de begeleide praktijkuren per deelnemer. Dit is de basis voor je aanvraag.
4. Log in via eHerkenning. Ga naar het subsidieportaal van RVO en log in met eHerkenning niveau 2+. Heb je dit nog niet, regel het dan ruim voor de aanvraagperiode.
5. Vul de aanvraag in. Voer de gegevens van de deelnemer, de opleiding en de gerealiseerde begeleidingsuren in. Upload de vereiste bijlagen, zoals de praktijkovereenkomst en het aanwezigheidsregister.
6. Dien de aanvraag in voor de deadline. Na de sluitingsdatum van de aanvraagperiode behandelt RVO de aanvragen. Je ontvangt doorgaans binnen dertien weken een beschikking.

Welke administratie moet je bijhouden tijdens het jaar?

Tijdens het studiejaar moet je als werkgever een deugdelijke administratie bijhouden die aantoont dat de leerwerkplek aan alle voorwaarden voldoet. De drie belangrijkste documenten zijn de praktijkovereenkomst, het aanwezigheidsregister en de begeleidingsverslagen.

De praktijkovereenkomst legt de afspraken vast tussen jou als werkgever, de deelnemer en de onderwijsinstelling. Zorg dat dit document door alle partijen is ondertekend en bewaar het gedurende de aanvraagperiode en daarna nog minimaal vijf jaar.

Het aanwezigheidsregister is het bewijs dat de deelnemer daadwerkelijk de vereiste uren bij jou heeft doorgebracht. Registreer aanwezigheid systematisch, bij voorkeur digitaal, zodat je bij de aanvraag snel de juiste gegevens kunt aanleveren. Voor mbo-BBL-studenten moet je aantonen dat minimaal 610 uur begeleide praktijktijd is gerealiseerd.

De begeleidingsverslagen tonen aan dat de begeleiding inhoudelijk heeft plaatsgevonden. Noteer regelmatig de voortgang van de deelnemer, de besproken leerdoelen en de feedback die je hebt gegeven. RVO kan bij een controle om deze verslagen vragen, dus bewaar ze zorgvuldig.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij de aanvraag Praktijkleren?

De meest voorkomende fout bij de aanvraag voor de Subsidieregeling Praktijkleren is het niet halen van de minimale begeleidingsuren. Als een deelnemer minder dan 610 uur begeleide praktijktijd heeft doorgebracht, vervalt het recht op subsidie voor die persoon, ongeacht de overige omstandigheden.

Andere fouten die aanvragen doen mislukken of leiden tot een lagere uitbetaling:

• Ontbrekende of onvolledige praktijkovereenkomst. Een POK die niet door alle partijen is ondertekend of die pas achteraf is opgesteld, is ongeldig als bewijsstuk.
• Te laat aanvragen. De aanvraagperiode is strikt. Wie de deadline mist, kan geen aanvraag meer indienen voor dat studiejaar.
• Geen of onvoldoende eHerkenning. Zonder eHerkenning niveau 2+ kun je niet inloggen in het RVO-portaal. Regel dit ruim van tevoren.
• Onjuiste doelgroepindeling. Sommige werkgevers dienen een aanvraag in voor een deelnemer die niet tot de subsidiabele doelgroepen behoort, bijvoorbeeld een reguliere mbo-BOL-student in plaats van een BBL-student.
• Slordig bijgehouden aanwezigheidsregistratie. Achteraf reconstrueren is tijdrovend en levert bij een controle problemen op. Registreer aanwezigheid consequent gedurende het hele jaar.
• Vergeten de erkenning te verlengen. Een leerwerkplek-erkenning bij SBB heeft een geldigheidsduur. Als de erkenning is verlopen op het moment van de aanvraag, wijst RVO de aanvraag af.

Hoe wij helpen met de Subsidieregeling Praktijkleren

De Subsidieregeling Praktijkleren levert je als werkgever een financieel voordeel op, maar vraagt ook om een nauwkeurige en tijdige administratie. Precies daar helpen wij je mee. Ons platform automatiseert de controle en registratie van gegevens uit je HR- en salarisadministratie, zodat je altijd beschikt over de juiste informatie voor je subsidieaanvraag.

• Automatische koppeling met je bestaande HR-systemen, zoals AFAS, zodat deelnemersgegevens altijd actueel zijn.
• Gestructureerde registratie van begeleidingsuren en aanwezigheid, zodat je voldoet aan de documentatie-eisen van RVO.
• Tijdige signalering als een deelnemer dreigt onder de minimale urennorm te komen, zodat je nog kunt bijsturen.
• Overzichtelijke rapportages die je direct kunt gebruiken bij de aanvraag en bij een eventuele controle door RVO.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie concreet kunnen ondersteunen bij het realiseren van werkgeversvoordelen zoals de Subsidieregeling Praktijkleren? Bekijk onze diensten voor subsidie en HR-ondersteuning of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.