Hoe ondersteunt HR-software re-integratie bij medewerkers met een no-riskpolis?
HR-software ondersteunt re-integratie bij medewerkers met een no-riskpolis door alle relevante processen samen te brengen: van het registreren van ziektedagen tot het bewaken van wettelijke deadlines en het correct verwerken van de ziekengeldvergoeding van het UWV. Zo voorkom je dat je als werkgever geld misloopt of in de problemen komt door gemiste termijnen. In dit artikel lees je alles wat je moet weten over de no-riskpolis, je verplichtingen en hoe slimme software je daarbij helpt.
Wat is een no-riskpolis en voor wie geldt die?
De no-riskpolis is een regeling van het UWV die werkgevers financieel beschermt wanneer een medewerker met een arbeidsbeperking of WIA-verleden ziek wordt. In plaats van twee jaar lang het loon zelf door te betalen, ontvangt de werkgever een ziekengeldvergoeding van het UWV. Dat verlaagt het financiële risico van het in dienst nemen van mensen met een kwetsbare positie op de arbeidsmarkt.
De regeling geldt onder andere voor medewerkers die eerder een WIA-, WAO-, Wajong- of WSW-uitkering hadden, mensen die via de Participatiewet aan het werk zijn gegaan en medewerkers die onder de doelgroep banenafspraak vallen. Ook mensen die vanuit de Ziektewet instromen, kunnen in aanmerking komen. Het is als werkgever belangrijk om bij indiensttreding goed te controleren of een medewerker recht heeft op deze bescherming, want de polis geldt niet automatisch voor iedereen.
Welke re-integratieverplichtingen heeft een werkgever bij een medewerker met een no-riskpolis?
Ook als een medewerker een no-riskpolis heeft, blijven de re-integratieverplichtingen gewoon van kracht. De no-riskpolis dekt het financiële risico, maar ontslaat je als werkgever niet van de plicht om actief te werken aan herstel en terugkeer naar werk. Je moet een plan van aanpak opstellen, de voortgang bijhouden en samenwerken met de bedrijfsarts.
Bij re-integratie maak je onderscheid tussen het eerste spoor (terugkeer bij de eigen werkgever, eventueel in een aangepaste functie) en het tweede spoor (re-integratie bij een andere werkgever als terugkeer niet mogelijk is). De bedrijfsarts speelt een centrale rol: die beoordeelt de belastbaarheid van de medewerker en adviseert over passende werkzaamheden. Houd er rekening mee dat het UWV bij een WIA-aanvraag het re-integratiedossier beoordeelt. Een onvolledig dossier kan leiden tot een loonsanctie, ook bij medewerkers met een no-riskpolis.
Hoe helpt HR-software bij het bijhouden van re-integratietrajecten?
HR-software structureert re-integratietrajecten door alle stappen, documenten en deadlines op één plek samen te brengen. Automatische signaleringen zorgen ervoor dat je nooit een wettelijke termijn mist, zoals het opstellen van het plan van aanpak in week zes of de eerstejaarsevaluatie. Zo houd je het overzicht, ook als je meerdere trajecten tegelijk beheert.
Goede HR-software koppelt het verzuimdossier bovendien aan de salarisadministratie. Dat betekent dat wijzigingen in de re-integratiestatus direct doorwerken in de loonverwerking, zonder dat je handmatig gegevens hoeft over te zetten. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten die anders pas later aan het licht komen, soms met financiële gevolgen.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij de administratie van de no-riskpolis?
De meest gemaakte fout is het te laat aanvragen van de ziekengeldvergoeding bij het UWV. De aanvraag moet binnen een bepaalde termijn worden ingediend na de eerste ziektedag. Wie die deadline mist, loopt de vergoeding mis. Andere veelvoorkomende problemen zijn onjuiste registratie van ziektedagen, het niet koppelen van de no-riskpolis aan het juiste medewerkersdossier en het vergeten om de polis te activeren bij indiensttreding.
Daarnaast zien we regelmatig dat de no-riskpolis wel bekend is bij HR, maar niet tijdig wordt doorgegeven aan de salarisadministratie. Daardoor wordt het ziekengeld niet correct verwerkt en betaalt de werkgever onnodig het volledige loon door. Een geïntegreerde aanpak waarbij HR en salarisadministratie met dezelfde gegevens werken, voorkomt dit soort dure vergissingen.
Hoe zorgt HR-software voor correcte salarisverwerking bij ziekte met een no-riskpolis?
HR-software legt de directe koppeling tussen de ziekteverzuimregistratie, de no-riskpolis en de salarisadministratie. Zodra een medewerker met een no-riskpolis ziek wordt gemeld, herkent het systeem de polisgegevens en zorgt het ervoor dat de juiste ziekengeldvergoeding van het UWV in de loonverwerking wordt meegenomen. Dat voorkomt dat de werkgever het loon volledig zelf doorbetaalt terwijl er recht is op compensatie.
Door deze koppeling automatisch te laten verlopen, verdwijnt het risico op handmatige invoerfouten. De salarisverwerking klopt, de vergoeding wordt tijdig aangevraagd en de werkgever houdt grip op de kosten. Dat is precies waar de no-riskpolis voor bedoeld is: het financieel aantrekkelijker maken om mensen met een arbeidsbeperking in dienst te nemen en te houden.
Hoe ondersteunt Codex jouw organisatie bij re-integratie en de no-riskpolis?
Wij helpen organisaties om de no-riskpolis volledig te benutten en re-integratieverplichtingen foutloos na te leven. Ons platform voor HR- en salarisdiensten combineert geautomatiseerde controles met slimme koppelingen naar HR- en salarissystemen zoals AFAS, Visma Raet en NMBRS, én naar UWV-registers. Zo werken HR en salarisadministratie altijd met dezelfde actuele gegevens.
Wat we concreet voor je doen:
- Automatisch signaleren wanneer een medewerker recht heeft op de no-riskpolis
- Bewaken van aanvraagdeadlines bij het UWV zodat je geen vergoeding misloopt
- Koppelen van verzuimregistratie aan de salarisadministratie voor correcte loonverwerking
- Bijhouden van re-integratiedossiers inclusief wettelijke termijnen en documentatie
- Signaleren van afwijkingen of ontbrekende gegevens voordat ze problemen veroorzaken
Wil je weten hoe wij dit voor jouw organisatie kunnen inrichten? Neem contact met ons op en ontdek wat Codex voor je kan betekenen.