Hoe zet je een intern beleid op rondom de no-riskpolis?

Een intern beleid rondom de no-riskpolis stel je op door verantwoordelijkheden vast te leggen, in aanmerking komende medewerkers systematisch te identificeren en heldere afspraken te maken tussen HR, salarisadministratie en leidinggevenden. Zo voorkom je dat aanvragen worden gemist en zorg je ervoor dat je als werkgever het financiële voordeel van de regeling volledig benut. In dit artikel lees je precies hoe je dat aanpakt.

Wat is de no-riskpolis precies en voor wie geldt die?

De no-riskpolis is een regeling waarbij UWV de loondoorbetalingskosten overneemt als een medewerker ziek wordt. Dit verlaagt het financiële risico voor werkgevers die mensen in dienst nemen met een arbeidsbeperking of een Ziektewet-verleden. De regeling geldt voor een brede groep medewerkers en is daarmee een concreet werkgeversvoordeel dat je actief kunt benutten.

De regeling is van toepassing op medewerkers in uiteenlopende situaties. Denk aan mensen met een Wajong-uitkering (of die deze ooit hebben gehad), medewerkers die in het doelgroepregister staan, mensen met een WSW-dienstverband of een WIW- of ID-baan, en medewerkers die eerder een WIA-aanvraag hadden die werd afgewezen omdat zij minder dan 35% arbeidsongeschikt waren. In dat laatste geval staat in de afwijzingsbrief van UWV expliciet vermeld dat de no-riskpolis geldt bij een nieuw dienstverband, mits dat binnen vijf jaar na de afwijzing ingaat.

De duur van de no-riskpolis verschilt per situatie. Voor medewerkers in het doelgroepregister, met een Wajong-uitkering of met een WSW-achtergrond geldt de polis voor altijd. In andere gevallen, zoals bij een WW-situatie of een afgewezen WIA-aanvraag, geldt de polis voor de eerste vijf jaar van het dienstverband, soms met de mogelijkheid tot verlenging.

Waarom is een intern beleid rondom de no-riskpolis zo belangrijk?

Zonder een gestructureerde aanpak loop je als organisatie het risico dat je de no-riskpolis simpelweg niet aanvraagt, terwijl je er wel recht op hebt. Dat betekent dat je onnodig loondoorbetalingskosten draagt bij ziekte, terwijl UWV die kosten had kunnen vergoeden. Bij organisaties met meerdere medewerkers die mogelijk in aanmerking komen, telt dit snel op.

Een ander risico is dat de informatie over de no-riskpolis versnipperd raakt over verschillende afdelingen. HR weet van de regeling, maar de salarisadministratie is niet op de hoogte. Of een leidinggevende meldt een zieke medewerker te laat of op de verkeerde manier, waardoor de aanvraag bij UWV niet tijdig wordt ingediend.

Daarnaast is het goed om te weten dat een medewerker niet verplicht is om tijdens de sollicitatie te melden dat de no-riskpolis op hem of haar van toepassing is. Wel moet de medewerker dit aangeven als de werkgever er na twee maanden dienstverband naar vraagt. Een intern beleid helpt je om dit gesprek op het juiste moment te voeren en de informatie correct vast te leggen.

Welke stappen zet je om een no-riskpolisbeleid op te stellen?

Een goed beleid begint met het aanwijzen van een verantwoordelijke, het in kaart brengen van de doelgroep en het vastleggen van heldere werkafspraken. Zo zorg je ervoor dat de no-riskpolis niet per ongeluk wordt gemist bij instroom of bij een ziekmelding.

Zet de volgende stappen:

Wijs een eigenaar aan. Bepaal wie binnen HR of de salarisadministratie verantwoordelijk is voor het signaleren en aanvragen van de no-riskpolis.
Identificeer in aanmerking komende medewerkers. Controleer bij instroom of een nieuwe medewerker in het doelgroepregister staat, een Wajong-uitkering heeft (gehad) of een andere relevante achtergrond heeft. Vraag dit na twee maanden dienstverband actief uit.
Leg afspraken vast in een protocol. Beschrijf stap voor stap wat er gebeurt bij een ziekmelding van een medewerker met een no-riskpolis: wie meldt dit bij UWV, binnen welke termijn en via welk kanaal.
Zorg voor afstemming tussen HR, salarisadministratie en leidinggevenden. Leidinggevenden moeten weten welke medewerkers onder de regeling vallen, zodat zij een ziekmelding direct op de juiste manier doorzetten.
Dien de aanvraag correct in bij UWV. Bij een WSW-dienstverband met loonkostensubsidie geef je het subsidiebedrag door aan UWV; dat wordt afgetrokken van het Ziektewet-dagloon.

Hoe zorg je dat het beleid actueel blijft bij wijzigende wet- en regelgeving?

De wet- en regelgeving rondom de no-riskpolis verandert regelmatig. Denk aan aanpassingen in de doelgroepen die in aanmerking komen, wijzigingen in de duur van de polis of nieuwe categorieën, zoals de WW-situatie die in 2018 en 2019 gold voor medewerkers geboren vóór 1 januari 1962. Als je beleid niet meebeweegt, loop je het risico op gemiste aanvragen of fouten in de administratie.

Praktische tips om je beleid actueel te houden:

Plan een vaste jaarlijkse beleidsevaluatie in, bij voorkeur aan het begin van het jaar, wanneer nieuwe wet- en regelgeving vaak ingaat.
Volg de communicatie van UWV actief; zij publiceren wijzigingen in de regeling op hun website.
Koppel je beleid aan je HR- en salarissysteem, zodat wijzigingen in de doelgroepen direct zichtbaar zijn in je administratie.
Betrek je salarisadministrateur of HR-adviseur bij het bijhouden van wijzigingen; zij zijn vaak als eerste op de hoogte van veranderingen in de praktijk.

Compliance borgen betekent ook dat je medewerkers die de no-riskpolis beheren, regelmatig bijschoolt of informeert over actuele ontwikkelingen.

Hoe helpt Codex bij het opzetten en beheren van je no-riskpolisbeleid?

Wij helpen organisaties om de no-riskpolis structureel te benutten, zonder dat je daar zelf alles handmatig voor hoeft bij te houden. Ons platform signaleert automatisch welke medewerkers mogelijk in aanmerking komen voor de no-riskpolis, op basis van gegevens uit je HR- en salarisadministratie.

Wat je concreet van ons krijgt:

Automatische signalering van medewerkers die vallen onder de doelgroepen van de no-riskpolis, zoals het doelgroepregister of Wajong.
Bewaking van compliance zodat je altijd werkt volgens de actuele wet- en regelgeving, zonder dat je zelf alle wijzigingen hoeft bij te houden.
Slimme koppelingen met systemen zoals AFAS en overheidsregisters, waardoor gegevens altijd actueel en betrouwbaar zijn.
Minder handmatig werk voor HR en salarisadministratie, met minder kans op fouten en gemiste aanvragen.
Inzicht in gerealiseerde werkgeversvoordelen, zodat je precies weet wat de no-riskpolis jouw organisatie oplevert. Bekijk onze diensten voor no-riskpolis beheer voor meer informatie.

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen om de no-riskpolis volledig te benutten? Neem contact met ons op en ontdek wat er mogelijk is.