Is mijn btw-nummer nog actief?

Je controleert of een btw-nummer nog actief is via het VIES-systeem van de Europese Commissie, gratis raadpleegbaar op ec.europa.eu/taxation_customs/vies. Voer daar het btw-identificatienummer in en het systeem geeft direct aan of het nummer geldig en actief is. Voor Nederlandse nummers kun je ook terecht bij de Belastingdienst. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over btw-nummers, VIES-verificatie en wat je doet als er iets niet klopt.

Hoe controleer je of een btw-nummer nog actief is?

Je controleert een btw-nummer via VIES (VAT Information Exchange System), het gratis online systeem van de Europese Commissie. Ga naar ec.europa.eu/taxation_customs/vies, selecteer het land en voer het btw-identificatienummer in. Het systeem geeft direct een bevestiging dat het nummer geldig is, of meldt dat het nummer onbekend of inactief is.

VIES is opgericht in 1993 bij de invoering van de Europese interne markt en is gebaseerd op EU-Verordening 904/2010. Het systeem ontsluit btw-identificatienummers van ondernemers in alle EU-lidstaten en is daarmee de standaard voor verificatie bij grensoverschrijdende zakelijke transacties.

Elk EU-land hanteert een eigen nummerformaat. Het Nederlandse btw-identificatienummer bestaat uit de landcode NL, gevolgd door negen cijfers, de letter B en twee cijfers, bijvoorbeeld NL123456789B01. Duitsland gebruikt DE gevolgd door negen cijfers, België BE gevolgd door tien cijfers en Frankrijk FR gevolgd door twee letters of cijfers en negen cijfers. Let op: het Verenigd Koninkrijk maakt na Brexit geen deel meer uit van VIES, en landen als Noorwegen en Zwitserland zijn evenmin opgenomen.

Voor Nederlandse nummers kun je naast VIES ook de Belastingdienst raadplegen. Houd er rekening mee dat eenmanszaken sinds 1 januari 2020 een pseudoniem btw-nummer hebben ontvangen ter bescherming van de privacy. Het oude BSN-gebaseerde nummer is ingetrokken. Dit betekent dat een eenmanszaak formeel twee varianten kan hebben: het btw-nummer voor contact met de Belastingdienst en het btw-identificatienummer voor intracommunautaire transacties en VIES-verificatie.

Wat zijn de gevolgen van een inactief btw-nummer?

Een inactief btw-nummer heeft directe financiële en juridische gevolgen. Bij grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU is een geldige VIES-verificatie een formele voorwaarde voor het toepassen van het nultarief. Klopt de verificatie niet, dan kun je als leverancier aansprakelijk worden gesteld voor de btw die je niet in rekening hebt gebracht.

Bij levering van goederen of diensten tussen btw-plichtige ondernemers in verschillende EU-lidstaten geldt het nultarief alleen als het btw-nummer van de afnemer geldig is in VIES. De afnemer draagt via de verleggingsregeling zelf zorg voor de btw-aangifte in zijn eigen land. Ontbreekt een geldige VIES-verificatie, dan vervalt die regeling en moet je als leverancier alsnog btw berekenen en afdragen.

Een inactief btw-nummer speelt ook een rol bij de inhuur van zzp’ers. Een ongeldige of ontbrekende VIES-inschrijving kan erop wijzen dat iemand niet meer als ondernemer actief is. In het licht van de Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties (DBA) is dit relevant: vanaf 1 januari 2025 handhaaft de Belastingdienst actief op schijnzelfstandigheid. Een ongeldige btw-inschrijving bij een controle kan leiden tot naheffingen loonbelasting en sociale premies met terugwerkende kracht tot maximaal vijf jaar.

Waarom kan een btw-nummer inactief worden?

Een btw-nummer kan om verschillende redenen inactief worden. De meest voorkomende oorzaken zijn uitschrijving bij de Kamer van Koophandel, beëindiging van de onderneming of een administratieve wijziging door de Belastingdienst. Daarnaast kan de kleineondernemersregeling (KOR) een rol spelen.

De belangrijkste redenen op een rij:

Bedrijfsbeëindiging: Bij uitschrijving uit het KvK-register trekt de Belastingdienst het btw-nummer in.
Kleineondernemersregeling (KOR): Ondernemers met een jaaromzet onder 20.000 euro kunnen kiezen voor btw-vrijstelling via de KOR. Zij hebben daardoor geen geldig btw-nummer voor intracommunautaire transacties in VIES.
Privacywijziging eenmanszaken: Eenmanszaken die na 1 januari 2020 nog het oude BSN-gebaseerde btw-nummer gebruiken, werken met een ingetrokken nummer. Het nieuwe pseudoniem btw-nummer vervangt dit volledig.
Administratieve fouten of inactiviteit: Als een ondernemer langere tijd geen btw-aangifte doet of niet reageert op verzoeken van de Belastingdienst, kan het nummer worden gedeactiveerd.
Wijziging rechtsvorm: Bij omzetting van een eenmanszaak naar een bv of andere rechtsvorm wordt een nieuw btw-nummer aangevraagd en vervalt het oude.

Het is ook goed om te weten dat de frequentie van btw-aangifte in Nederland afhangt van de jaarlijkse btw-schuld. Kwartaalaangifte is standaard bij een schuld onder 15.000 euro, maandaangifte geldt bij een hogere schuld en jaaraangifte is mogelijk bij een schuld onder 1.883 euro. Wie structureel geen aangifte doet, loopt het risico dat de Belastingdienst het nummer deactiveert.

Hoe vraag je een inactief btw-nummer opnieuw aan of herstel je het?

Als je btw-nummer inactief is geworden, neem je contact op met de Belastingdienst om te achterhalen wat de oorzaak is. Afhankelijk van de reden zijn er verschillende stappen om het nummer te herstellen of een nieuw nummer aan te vragen.

Herstel van een bestaand btw-nummer

Is het nummer inactief door een administratieve fout of tijdelijke inactiviteit, dan kun je de Belastingdienst verzoeken het nummer opnieuw te activeren. Zorg dat je bedrijfsgegevens actueel zijn in het KvK-register, want de Belastingdienst baseert zich hierop. Neem contact op via de BelastingTelefoon voor Ondernemers of via het ondernemersportaal van de Belastingdienst.

Nieuw btw-nummer aanvragen

Is de onderneming opnieuw gestart of is er sprake van een nieuwe rechtsvorm, dan vraag je een nieuw btw-nummer aan via inschrijving bij de Kamer van Koophandel. De Belastingdienst ontvangt de gegevens automatisch en kent een nieuw btw-identificatienummer toe. Controleer daarna via VIES of het nieuwe nummer correct is opgenomen in het systeem. Dit kan enkele dagen tot weken duren na registratie.

Maak je gebruik van de KOR en wil je toch intracommunautaire transacties uitvoeren, dan moet je je afmelden voor de KOR bij de Belastingdienst. Pas daarna wordt je btw-nummer weer zichtbaar en geldig in VIES.

Hoe automatiseer je de controle van btw-nummers in je administratie?

Je automatiseert de controle van btw-nummers door een koppeling te maken tussen je HR- of financiële administratiesysteem en het VIES-systeem. In plaats van handmatig elk nummer te controleren, voert een geautomatiseerde oplossing deze verificaties periodiek en systematisch uit voor alle relevante leveranciers, zzp’ers en zakenpartners in je administratie.

Handmatige controles zijn tijdrovend en foutgevoelig, zeker als je werkt met een groot aantal zzp’ers of internationale leveranciers. Een geautomatiseerde aanpak biedt meerdere voordelen:

Verificaties worden op vaste momenten uitgevoerd, zonder dat iemand dit hoeft te onthouden.
Afwijkingen of inactieve nummers worden direct gesignaleerd, zodat je snel kunt handelen.
Je bouwt een aantoonbaar controledossier op, wat relevant is bij een controle door de Belastingdienst.
De koppeling met systemen zoals AFAS zorgt ervoor dat gegevens altijd actueel zijn en niet dubbel worden ingevoerd.

Voor organisaties die zzp’ers inhuren is automatische VIES-controle ook relevant in het kader van de Wet DBA. Een actief btw-nummer is een van de indicatoren van zelfstandig ondernemerschap. Door dit structureel te monitoren verklein je het risico op naheffingen bij een handhavingscontrole.

Hoe wij helpen met VIES btw-verificatie

Wij bieden een geautomatiseerd platform voor btw-verificatie dat btw-nummers van zzp’ers, leveranciers en zakenpartners continu verifieert via VIES en andere registers. Zo hoef je dit niet handmatig bij te houden en mis je nooit een statuswijziging. Concreet biedt ons platform:

Automatische VIES-controles op vaste intervallen voor alle relevante partijen in je administratie.
Directe signalering bij inactieve of gewijzigde btw-nummers, zodat je snel kunt ingrijpen.
Naadloze koppelingen met HR- en salarissystemen zoals AFAS, zodat gegevens altijd actueel zijn.
Een aantoonbaar controledossier dat je beschermt bij een controle door de Belastingdienst.
ISO 27001-gecertificeerde beveiliging van alle gegevens die door ons platform worden verwerkt.

Wil je weten hoe wij dit voor jouw organisatie kunnen inrichten? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.