Kan je BIG-controle integreren in je onboardingproces?

Ja, je kunt een BIG-controle volledig integreren in je onboardingproces. Door de controle in het BIG-register als vaste stap op te nemen vóór de eerste werkdag, voldoe je direct aan je wettelijke verplichting als werkgever in de zorg. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe je dit praktisch aanpakt.

Wat houdt een BIG-controle precies in?

Een BIG-controle is de verificatie van de registratie van een zorgprofessional in het BIG-register, het wettelijke Nederlandse register voor beroepen in de individuele gezondheidszorg. Je controleert of de medewerker geregistreerd staat, welke bevoegdheden daarbij horen en of er tuchtrechtelijke maatregelen van kracht zijn.

Het BIG-register valt onder het ministerie van VWS en wordt beheerd door het CIBG. Het register is gratis en openbaar raadpleegbaar via bigregister.nl op naam of registratienummer. Meer dan 500.000 zorgverleners staan ingeschreven, waarvan verpleegkundigen de grootste groep vormen met circa 200.000 inschrijvingen.

De Wet BIG maakt onderscheid tussen twee categorieën beroepen. Artikel 3-beroepen, zoals artsen, verpleegkundigen, fysiotherapeuten en apothekers, kennen een verplichte registratie en een beschermde beroepstitel. Alleen geregistreerde professionals mogen die titel voeren en zogeheten voorbehouden handelingen uitvoeren, zoals injecties, katheterisaties en het voorschrijven van UR-geneesmiddelen. Artikel 34-beroepen, zoals doktersassistenten en mondhygiënisten, kennen een beschermde opleidingstitel maar geen registratieplicht.

Een BIG-registratie voor artikel 3-beroepen is vijf jaar geldig. Herregistratie vereist dat de professional in de voorafgaande vijf jaar minimaal 2.080 uur werkzaam is geweest in het betreffende beroep, aangevuld met beroepsgroepspecifieke eisen voor bij- en nascholing. Verpleegkundigen moeten bovendien een portfolio overleggen.

Waarom is BIG-controle verplicht bij nieuwe medewerkers?

Werkgevers in de zorg zijn wettelijk verplicht de BIG-registratie van nieuwe medewerkers te controleren. Zonder geldige registratie mag een medewerker geen voorbehouden handelingen uitvoeren en geen beschermde beroepstitel voeren. Het opdracht geven tot een voorbehouden handeling aan een onbevoegde is strafbaar.

De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) houdt toezicht op de naleving van de Wet BIG en kan bestuurlijke boetes opleggen. Het opzettelijk voeren van een beschermde beroepstitel zonder geldige BIG-registratie is bovendien een economisch delict dat kan leiden tot strafrechtelijke vervolging.

Naast het juridische risico speelt ook patiëntveiligheid een grote rol. Een medewerker die niet bevoegd is maar toch voorbehouden handelingen uitvoert, vormt een direct gevaar. Als werkgever draag je verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van zorg die binnen jouw organisatie wordt geleverd. De BIG-controle bij instroom is daarmee niet alleen een formaliteit, maar een concrete risicobeheersingsmaatregel.

Op welk moment in het onboardingproces voer je de BIG-controle uit?

De BIG-controle voer je uit vóór de eerste werkdag van de nieuwe medewerker, bij voorkeur direct na het tekenen van het arbeidscontract. Zo voorkom je dat iemand al werkzaam is voordat je weet of de registratie geldig is en welke bevoegdheden daarbij horen.

In de praktijk werkt het het beste om de BIG-controle te koppelen aan een vaste checklist binnen je onboardingproces. Denk aan de volgende volgorde:

1. Arbeidscontract ondertekend
2. BIG-registratie geverifieerd via bigregister.nl of een geautomatiseerde koppeling
3. Resultaat vastgelegd in het personeelsdossier
4. Bevoegdheden gecommuniceerd aan de leidinggevende
5. Eerste werkdag gestart

Let op dat de controle niet eenmalig is. De wettelijke verplichting geldt ook voor zittende medewerkers. Omdat een BIG-registratie vijf jaar geldig is en tussentijds kan worden geschorst of doorgehaald, is continue monitoring na de onboarding noodzakelijk. Voor grotere organisaties is dat handmatig nauwelijks bij te houden.

Hoe automatiseer je BIG-controles binnen je HR-systeem?

Je automatiseert BIG-controles door een directe koppeling te leggen tussen je HR-systeem en het BIG-register. Hierdoor worden registraties automatisch geverifieerd bij instroom en periodiek gecontroleerd gedurende het dienstverband, zonder dat je dit handmatig hoeft bij te houden.

Voor grotere organisaties maakt deze continue monitoring geautomatiseerde controle via koppelingen met HR-systemen zoals AFAS praktisch noodzakelijk. Een geautomatiseerde oplossing voor BIG-controles biedt een aantal concrete voordelen:

• Automatische signalering bij verlopen of geschorste registraties
• Realtime inzicht in de bevoegdheidsstatus van alle medewerkers
• Minder handmatig werk voor HR- en salarisprofessionals
• Aantoonbare compliance richting de IGJ
• Integratie met bestaande personeelsdossiers

Naast het BIG-register zijn er aanverwante registers die je mogelijk ook wilt meenemen in je controleproces. Het SKJ (Stichting Kwaliteitsregister Jeugd) geldt voor jeugdprofessionals in de jeugdzorg en het jeugdwelzijnswerk. Het PRK (Personenregister Kinderopvang) is verplicht voor medewerkers in de kinderopvang. Door al deze controles te bundelen in één geautomatiseerd proces, bespaar je tijd en verklein je de kans op fouten.

Wat doe je als een medewerker geen geldige BIG-registratie heeft?

Als een medewerker geen geldige BIG-registratie heeft, mag die persoon geen voorbehouden handelingen uitvoeren en geen beschermde beroepstitel voeren. Je handelt direct door de medewerker tijdelijk andere taken toe te wijzen en de situatie te onderzoeken voordat je verdere stappen zet.

Er zijn verschillende redenen waarom een registratie niet geldig kan zijn:

• De registratie is verlopen en herregistratie is nog niet afgerond
• Er loopt een tuchtrechtelijke procedure die heeft geleid tot schorsing
• De registratie is doorgehaald, wat betekent dat de professional het beschermde beroep niet meer mag uitoefenen
• De medewerker heeft zich nog niet ingeschreven, bijvoorbeeld als recent afgestudeerde

Het tuchtrecht wordt uitgeoefend door vijf regionale tuchtcolleges en één centraal tuchtcollege. Mogelijke maatregelen lopen op van een waarschuwing tot een geldboete van maximaal 4.500 euro, schorsing, gedeeltelijke ontzegging van bevoegdheid en uiteindelijk doorhaling van de inschrijving. Als werkgever ben je verplicht op de hoogte te zijn van dergelijke maatregelen en daar consequenties aan te verbinden voor de taakinvulling van de medewerker.

Leg elke stap die je zet schriftelijk vast. Zo toon je aan dat je als organisatie zorgvuldig hebt gehandeld, mocht de IGJ hier later naar vragen.

Hoe bewaar en documenteer je BIG-controles op een AVG-conforme manier?

Je bewaart BIG-controles AVG-conform door alleen de noodzakelijke gegevens vast te leggen, toegang te beperken tot bevoegde medewerkers en een duidelijke bewaartermijn te hanteren. Leg per controle minimaal vast: de datum van controle, het registratienummer, de geldigheid van de registratie en eventuele tuchtmaatregelen.

Omdat BIG-registratiegegevens persoonsgegevens zijn, vallen ze onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dat betekent concreet:

• Sla alleen op wat je nodig hebt voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en naleving van de wet
• Beperk toegang tot het personeelsdossier tot HR-medewerkers met een directe taak
• Informeer medewerkers over welke gegevens je vastlegt en waarom
• Hanteer een bewaartermijn die aansluit op de wettelijke verplichting en de duur van het dienstverband

Documenteer niet alleen de uitkomst van de controle, maar ook de actie die je hebt ondernomen als de registratie niet geldig bleek. Dit is relevant als de IGJ toezicht houdt op jouw organisatie. Een geautomatiseerd systeem dat controles logt en rapportages genereert, maakt dit aanzienlijk eenvoudiger dan een handmatige administratie in spreadsheets.

Hoe wij helpen met BIG-controles in je onboardingproces

Wij bieden een geautomatiseerd platform dat BIG-controles naadloos integreert in je bestaande HR- en salarisprocessen. Concreet helpen we je met:

• Automatische verificatie van BIG-registraties bij instroom van nieuwe medewerkers
• Continue monitoring van lopende registraties en tuchtmaatregelen gedurende het dienstverband
• Directe koppelingen met HR-systemen zoals AFAS, zodat je geen dubbele administratie bijhoudt
• AVG-conforme vastlegging en rapportage van alle controles
• Signalering bij verlopen of geschorste registraties, zodat je direct kunt handelen

Ons platform is ISO 27001-gecertificeerd, wat maximale dataveiligheid garandeert. We werken met organisaties in de zorg, kinderopvang en andere sectoren waar registratieplichten gelden. Wil je weten hoe we dit voor jouw organisatie kunnen inrichten? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.