Wat gebeurt er als je de ziekmelding voor een no-riskpolis te laat doet?

Als je de ziekmelding voor een no-riskpolis te laat doet, loop je als werkgever het risico dat UWV de Ziektewet-uitkering niet uitkeert. Dat betekent dat je het loon volledig zelf moet doorbetalen, ook al had je daar normaal gesproken compensatie voor gekregen. De standaardtermijn is vier dagen na de eerste ziektedag. Hieronder lees je precies wat de regels zijn, wat er misgaat bij een te late melding en hoe je dat voorkomt.

Wat is een no-riskpolis en voor wie geldt die?

De no-riskpolis is een regeling vanuit de Ziektewet die werkgevers beschermt tegen de financiële gevolgen van ziekte bij bepaalde werknemers. Wordt zo’n werknemer ziek, dan betaalt UWV een Ziektewet-uitkering. Jij als werkgever hoeft het loon dan niet volledig zelf op te hoesten.

De regeling geldt voor werknemers met een arbeidsbeperking of een kwetsbare arbeidsmarktpositie. Denk aan mensen met een Wajong-uitkering, werknemers die in het doelgroepregister staan, mensen die vanuit de Wet sociale werkvoorziening (WSW) bij je in dienst zijn gekomen, of werknemers die eerder een WAO- of WAZ-uitkering hadden. Ook werknemers die tijdens hun opleiding een belemmering hadden door ziekte of een handicap kunnen in aanmerking komen, mits zij een no-riskverklaring bij UWV hebben aangevraagd.

Het doel van de regeling is simpel: werkgevers een financieel vangnet bieden, zodat ze minder terughoudend zijn bij het aannemen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Afhankelijk van de situatie geldt de no-riskpolis voor de eerste vijf jaar van het dienstverband, of zelfs voor altijd.

Welke termijn geldt voor het doen van een ziekmelding bij de no-riskpolis?

Je moet een zieke werknemer met een no-riskpolis binnen vier dagen na de eerste ziektedag melden bij UWV. De klok begint te lopen op de eerste dag dat de werknemer zich ziekmeldt, ook als dat een vrijdag is of de dag vóór een feestdag. Het weekend telt dus gewoon mee.

Die vier dagen klinken ruim, maar in de praktijk gaat het regelmatig mis. Zeker als de ziekmelding intern niet direct bij de juiste persoon terechtkomt, of als er onduidelijkheid is over wie verantwoordelijk is voor de melding bij UWV. De melding doe je via het werkgeversportaal van UWV. Zorg dat je daarvoor de juiste gegevens bij de hand hebt, zoals de eerste ziektedag en de relevante personeelsinformatie.

Wat zijn de gevolgen als je de ziekmelding te laat doet?

Een te late ziekmelding heeft directe financiële gevolgen. UWV kan de Ziektewet-uitkering weigeren over de periode waarin de melding te laat was. Dat betekent dat jij als werkgever het loon over die periode volledig zelf betaalt, zonder compensatie. Bij langdurige ziekte kan dat snel oplopen.

Concreet betekent dit:

• Je verliest het recht op de Ziektewet-uitkering over de dagen dat de melding te laat was.
• Je draagt de volledige loondoorbetalingsverplichting over die periode zelf.
• UWV kan in bepaalde gevallen aanvullende sancties opleggen als er sprake is van structurele nalatigheid.

Bovendien mis je het voordeel waarvoor de no-riskpolis juist bedoeld is. De regeling bestaat om jou als werkgever te beschermen, maar dat werkt alleen als je de meldingstermijn netjes naleeft.

Hoe voorkom je dat je de ziekmelding te laat doet?

Het goede nieuws: dit is goed te voorkomen met de juiste interne afspraken. Het vraagt wel om een bewuste aanpak, zeker als je meerdere werknemers met een no-riskpolis in dienst hebt.

• Leg vast wie verantwoordelijk is. Zorg dat één persoon of team binnen HR de eigenaar is van no-riskpolismeldingen. Onduidelijkheid over verantwoordelijkheid is de meest voorkomende oorzaak van te late meldingen.
• Registreer welke werknemers een no-riskpolis hebben. Houd dit bij in je HR-systeem, zodat bij een ziekmelding direct duidelijk is of er een melding bij UWV nodig is.
• Stel een interne deadline in van twee dagen. Zo heb je nog twee dagen buffer binnen de wettelijke termijn van vier dagen.
• Gebruik een checklist bij elke ziekmelding. Vraag standaard: heeft deze werknemer een no-riskpolis? Zo ja, zet de UWV-melding direct in gang.
• Automatiseer waar mogelijk. Systemen die HR-data koppelen aan meldingsprocessen kunnen je helpen om niets over het hoofd te zien.

Vergeet ook niet dat een werknemer niet verplicht is om tijdens de sollicitatie te vertellen dat de no-riskpolis op hem of haar van toepassing is. Maar na twee maanden dienstverband mag jij er wel naar vragen. Zorg dat je dit gesprek voert en de uitkomst vastlegt.

Hoe helpt Codex bij tijdige ziekmeldingen en no-riskpolisbeheer?

Precies op dit punt helpen wij organisaties dagelijks. Codex automatiseert het bewaken van meldingstermijnen en signaleert proactief wanneer een werknemer met een no-riskpolis zich ziekmeldt. Zo voorkom je dat een melding door de mazen van het net glipt.

Wat we concreet voor je doen:

• Automatische signalering bij ziekmeldingen van werknemers met een no-riskpolis.
• Bewaking van de vierdagentermijn met tijdige alerts voor HR-professionals.
• Slimme koppelingen met HR- en salarissystemen zoals AFAS, zodat gegevens altijd actueel zijn.
• Volledig inzicht in welke werknemers onder de no-riskpolis vallen en wat de status is van lopende meldingen.
• Ondersteuning bij no-riskpolis als werkgeversvoordeel, van melding tot uitkering.

Wil je zeker weten dat je geen Ziektewet-uitkering misloopt door een gemiste deadline? Neem contact met ons op en ontdek hoe we jouw no-riskpolisbeheer slimmer en foutloos maken.