Wat is de €4000 regeling?

De €4000 regeling is een veelgebruikte aanduiding voor het loonkostenvoordeel (LKV) voor oudere werknemers, dat werkgevers tot maximaal €3.600 per jaar vergoedt voor het in dienst nemen van werknemers van 56 jaar en ouder. Let op: dit specifieke LKV vervalt per 2026. Andere loonkostenvoordelen, zoals het LKV voor arbeidsgehandicapte werknemers en de Subsidieregeling Praktijkleren (SPL), blijven wel van kracht. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de regelingen, de aanvraagprocedure en de administratieve verplichtingen.

Voor welke werknemers geldt de €4000 regeling?

De term “€4000 regeling” verwijst in de praktijk naar het loonkostenvoordeel (LKV), een werkgeverssubsidie voor het in dienst nemen van specifieke doelgroepen. Afhankelijk van de doelgroep gelden andere voorwaarden en bedragen. De regeling is bedoeld voor werkgevers die mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aannemen of in dienst houden.

Het LKV kent vier doelgroepen:

Doelgroep banenafspraak: werknemers die zijn opgenomen in het doelgroepregister van UWV, zoals mensen met een arbeidsbeperking die niet het wettelijk minimumloon kunnen verdienen.
Oudere werknemers (56+): werknemers van 56 jaar of ouder die vanuit een uitkeringssituatie in dienst treden. Let op: dit LKV vervalt per 2026.
Arbeidsgehandicapte werknemers: werknemers die bij indiensttreding recht hadden op een WIA-, Wajong- of andere arbeidsongeschiktheidsuitkering.
Herplaatsing arbeidsgehandicapte werknemers: werknemers die al in dienst zijn en na een periode van arbeidsongeschiktheid worden herplaatst in een aangepaste functie.

Voor elke doelgroep gelden specifieke instroomeisen. De werknemer moet bij indiensttreding aan bepaalde voorwaarden voldoen, zoals het hebben van een uitkering of een vermelding in het doelgroepregister. De werkgever ontvangt het voordeel via de loonaangifte bij de Belastingdienst.

Hoeveel bedraagt het voordeel precies en hoe lang duurt het?

Het LKV-bedrag verschilt per doelgroep en heeft een maximale looptijd. Voor de doelgroep banenafspraak en oudere werknemers (56+) bedraagt het voordeel maximaal €3.600 per jaar. Voor arbeidsgehandicapte werknemers en herplaatsing van arbeidsgehandicapte werknemers loopt het voordeel op tot maximaal €6.000 per jaar.

De looptijd per doelgroep is als volgt:

Doelgroep banenafspraak: maximaal drie jaar, tot €3.600 per jaar.
Oudere werknemer (56+): maximaal één jaar, tot €3.600 per jaar. Dit LKV vervalt per 2026 en is dus niet meer van toepassing voor nieuwe instroom.
Arbeidsgehandicapte werknemer: maximaal drie jaar, tot €6.000 per jaar.
Herplaatsing arbeidsgehandicapte werknemer: maximaal één jaar, tot €6.000 per jaar.

Het voordeel wordt berekend op basis van het aantal verloonde uren en wordt verrekend via de loonaangifte. Het maximumbedrag geldt bij een fulltime dienstverband over een volledig kalenderjaar. Bij parttime of een korter dienstverband wordt het bedrag naar rato berekend.

Hoe vraag je de €4000 regeling aan?

Je vraagt het loonkostenvoordeel niet apart aan via een loket. Het voordeel wordt automatisch verrekend via de loonaangifte bij de Belastingdienst, mits je de juiste codes invult en aan de voorwaarden voldoet. De aanvraag verloopt dus via de salarisadministratie.

De stappen zijn als volgt:

Controleer of de werknemer in aanmerking komt. Vraag bij UWV een doelgroepverklaring op of controleer of de werknemer in het doelgroepregister staat.
Vraag een doelgroepverklaring aan. Dit doe je via het werkgeversportaal van UWV of de gemeente, afhankelijk van de doelgroep. De verklaring moet worden aangevraagd binnen drie maanden na de eerste werkdag van de werknemer.
Verwerk de LKV-code in de loonaangifte. Geef in de loonaangifte aan dat de werknemer in aanmerking komt voor het LKV door de juiste indicatiecode in te vullen.
Ontvang de verrekening via de Belastingdienst. Het voordeel wordt verrekend met de af te dragen loonheffingen of uitbetaald als het voordeel groter is dan de verschuldigde loonheffingen.

De doelgroepverklaring is een harde voorwaarde. Zonder geldige verklaring heb je geen recht op het voordeel, ook niet met terugwerkende kracht als de aanvraagtermijn is verstreken.

Wat is het verschil tussen de €4000 regeling en andere loonkostenvoordelen?

Het LKV is één van meerdere werkgeversvoordelen die naast elkaar bestaan. Het belangrijkste onderscheid is dat het LKV een jaarlijks terugkerend voordeel is via de loonaangifte, terwijl regelingen zoals de Subsidieregeling Praktijkleren (SPL) een eenmalige subsidie per studiejaar zijn die je actief moet aanvragen bij RVO.

De voornaamste verschillen op een rij:

LKV: gericht op werkgevers die mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst nemen. Verloopt via de loonaangifte. Geen aparte aanvraag nodig, wel een doelgroepverklaring.
Subsidieregeling Praktijkleren (SPL): gericht op leerbedrijven die BBL-studenten of hbo-duale studenten begeleiden. Maximaal €2.700 per praktijkleerplaats per studiejaar. Aanvragen bij RVO tussen 2 juni en 15 september.
No-riskpolis: geen directe subsidie, maar een financiële bescherming via UWV. Als een werknemer met een arbeidsbeperking ziek wordt, compenseert UWV de werkgever met een Ziektewet-uitkering.

Deze regelingen zijn combineerbaar. Een werkgever die een BBL-student met een arbeidsbeperking begeleidt, kan tegelijkertijd gebruikmaken van het LKV, de SPL en de no-riskpolis. Dat maakt het totale werkgeversvoordeel aanzienlijk groter dan elk voordeel afzonderlijk.

Welke administratieve verplichtingen horen bij de €4000 regeling?

Wie gebruikmaakt van het LKV, heeft een aantal administratieve verplichtingen. De belangrijkste is het tijdig aanvragen en bewaren van de doelgroepverklaring. Zonder geldige verklaring in de administratie vervalt het recht op het voordeel bij een controle door de Belastingdienst.

De verplichtingen zijn:

Doelgroepverklaring aanvragen binnen drie maanden na de eerste werkdag van de werknemer, via UWV of de gemeente.
Verklaring bewaren in de loonadministratie zolang het LKV van toepassing is en minimaal vijf jaar daarna.
Juiste codering in de loonaangifte per tijdvak, zodat de Belastingdienst het voordeel correct kan verrekenen.
Controleren of de werknemer nog aan de voorwaarden voldoet, met name bij wijzigingen in het dienstverband of de uitkeringssituatie.

Bij de Subsidieregeling Praktijkleren gelden aanvullende verplichtingen, zoals het bijhouden van een aanwezigheidsregistratie en een urenoverzicht per leerling, een geldige SBB-erkenning en een getekende praktijkovereenkomst (POK). Alle relevante documenten moeten vijf jaar na het aanvraagjaar bewaard worden.

Lopen werkgevers voordeel mis door fouten in de salarisadministratie?

Ja, fouten in de salarisadministratie zijn een veelvoorkomende reden waarom werkgevers loonkostenvoordelen mislopen. De meest gemaakte fouten zijn het te laat aanvragen van de doelgroepverklaring, het niet invullen van de juiste LKV-code in de loonaangifte en het ontbreken van de benodigde documentatie bij een controle.

Concrete risico’s zijn:

De doelgroepverklaring wordt niet binnen drie maanden aangevraagd, waardoor het recht op het LKV vervalt.
De LKV-code wordt niet of onjuist verwerkt in de loonaangifte, waardoor het voordeel niet wordt verrekend.
Bij de SPL wordt de aanvraag na de deadline van 15 september ingediend. RVO behandelt te late aanvragen niet, en bezwaar op grond van termijnoverschrijding is niet mogelijk.
Documenten worden niet vijf jaar bewaard, wat problemen oplevert bij een controle achteraf.

Veel van deze fouten ontstaan niet door onwil, maar door de complexiteit van de regelingen en de hoeveelheid wisselende wet- en regelgeving. Een gestructureerde controle van de salarisadministratie helpt je om geen voordeel mis te lopen.

Hoe wij helpen met loonkostenvoordelen en de Subsidieregeling Praktijkleren

Wij ondersteunen organisaties bij het volledig en foutloos realiseren van werkgeversvoordelen, waaronder het LKV en de Subsidieregeling Praktijkleren. Ons platform voor loonkostenvoordelen en subsidies controleert automatisch of medewerkers in aanmerking komen voor een regeling, signaleert ontbrekende documentatie en bewaakt aanvraagtermijnen. Zo mis je geen voordeel meer door een gemiste deadline of een fout in de loonaangifte.

Wat wij concreet voor je doen:

Automatische controle van je HR- en salarisadministratie op in aanmerking komende werknemers voor het LKV en de SPL.
Signalering van ontbrekende doelgroepverklaringen en andere vereiste documenten.
Bewaking van aanvraagtermijnen, zodat je nooit te laat bent bij RVO of de Belastingdienst.
Veilige opslag en beheer van relevante documenten conform de bewaarplicht van vijf jaar.
Slimme koppelingen met systemen zoals AFAS, Visma Raet en overheidsregisters voor naadloze integratie.

Wil je weten welke werkgeversvoordelen jouw organisatie nu misloopt? Neem contact op voor een vrijblijvende analyse van je salarisadministratie.