Wat zijn de beste practices voor no-riskpolis beheer in grote organisaties?
De beste practices voor het beheer van de no-riskpolis in grote organisaties draaien om drie dingen: weten wie er recht op heeft, de statussen centraal bijhouden en zorgen dat HR, salarisadministratie en leidinggevenden goed samenwerken. Mis je één van die drie, dan loop je het risico op gemiste Ziektewet-uitkeringen en onnodige loondoorbetaling. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het beheer van de no-riskpolis, zodat je direct aan de slag kunt.
Wat is een no-riskpolis en voor welke medewerkers geldt die?
Een no-riskpolis is een regeling waarbij de werkgever bij ziekte van een medewerker een Ziektewet-uitkering van het UWV ontvangt, zodat de loondoorbetalingsverplichting (deels) wordt gecompenseerd. De polis geldt voor medewerkers met een arbeidsbeperking of een Ziektewet-verleden en is wettelijk verankerd in de Ziektewet.
De no-riskpolis geldt standaard voor vijf jaar, maar voor bepaalde groepen is die onbeperkt geldig. Denk aan medewerkers met een Wajong-uitkering, een WSW-dienstverband of een WIW- of ID-baan. Voor medewerkers die na 1 januari 2015 in dienst zijn gekomen en in het doelgroepregister staan, geldt de polis ook. Staat iemand niet in het doelgroepregister, dan kun je de medewerker na twee maanden dienstverband zelf om uitsluitsel vragen.
De uitkering bedraagt in het eerste ziektejaar tussen de 70 en 100 procent van het dagloon, afhankelijk van het loon dat wordt doorbetaald. In het tweede jaar is dat 70 procent van het dagloon.
Waarom is goed beheer van de no-riskpolis zo belangrijk voor grote organisaties?
Bij grote organisaties met honderden of duizenden medewerkers is het handmatig bijhouden van no-riskpolisstatussen foutgevoelig. Eén gemiste melding betekent dat je een Ziektewet-uitkering misloopt waar je gewoon recht op hebt, terwijl je het loon wél volledig doorbetaalt.
Dat zijn directe financiële verliezen, maar er zijn ook juridische risico’s. Onjuiste registratie van de polisduur of het niet tijdig aanvragen van een uitkering kan leiden tot complianceproblemen. Het UWV hanteert strikte termijnen, en wie die mist, krijgt geen compensatie met terugwerkende kracht. Bij grote personeelsbestanden telt dat snel op.
Bovendien veranderen wet- en regelgeving regelmatig. Wie niet actief bijhoudt welke medewerkers onder welke regeling vallen, loopt achter de feiten aan.
Hoe houd je als HR-professional het overzicht over alle no-riskpolisstatussen?
Het overzicht bewaren begint met centrale registratie: alle no-riskpolisstatussen op één plek vastleggen, inclusief de ingangsdatum, de duur (vijf jaar of onbeperkt) en eventuele verlengingen. Dat klinkt simpel, maar in de praktijk zit deze informatie verspreid over personeelsdossiers, e-mails en losse spreadsheets.
Koppel je registratie aan het doelgroepregister van het UWV. Zo weet je altijd of een medewerker recht heeft op de no-riskpolis, zonder dat je afhankelijk bent van wat de medewerker zelf aangeeft. Actuele data is hier het sleutelwoord: een status die zes maanden geleden klopte, kan nu verouderd zijn door een wijziging in de situatie van de medewerker.
Stel ook automatische signalen in voor naderende verloopdata. Een no-riskpolis die afloopt zonder dat iemand dat opmerkt, is een gemiste kans om een verlenging aan te vragen.
Welke veelgemaakte fouten bij het beheer van de no-riskpolis kosten organisaties geld?
De meest voorkomende fout is te laat een Ziektewet-uitkering aanvragen. Het UWV hanteert vaste termijnen, en wie die mist, krijgt geen compensatie. Dit gebeurt vooral wanneer leidinggevenden niet weten dat een medewerker een no-riskpolis heeft en de ziekmelding niet direct doorsturen naar HR of salarisadministratie.
Andere veelgemaakte fouten zijn:
- Onjuiste registratie van de polisduur, waardoor verlengingen worden gemist
- Onbekendheid bij leidinggevenden over welke medewerkers onder de regeling vallen
- Geen koppeling met het doelgroepregister, waardoor nieuwe instroom niet automatisch wordt gesignaleerd
- Verouderde informatie in het personeelsdossier die niet wordt bijgewerkt na wijzigingen
De oplossing is niet ingewikkeld: zorg voor heldere interne communicatie, leg verantwoordelijkheden vast en gebruik systemen die je automatisch attenderen op relevante wijzigingen.
Hoe werkt de samenwerking tussen HR, salarisadministratie en leidinggevenden bij het beheer van de no-riskpolis?
Goed beheer van de no-riskpolis is een gedeelde verantwoordelijkheid. HR beheert de registratie en houdt bij welke medewerkers een no-riskpolis hebben. De salarisadministratie verwerkt de Ziektewet-uitkeringen correct en zorgt dat de financiële afhandeling klopt. Leidinggevenden zijn de ogen en oren op de werkvloer: zij melden ziekte tijdig en geven door wanneer een medewerker met een no-riskpolis uitvalt.
De informatiestromen moeten in beide richtingen werken. HR informeert leidinggevenden over welke medewerkers een no-riskpolis hebben, zodat zij bij een ziekmelding direct weten wat ze moeten doen. Leidinggevenden melden ziekte snel door, zodat HR en salarisadministratie op tijd kunnen handelen.
Leg dit proces vast in een duidelijke procedure. Wie meldt wat, aan wie, binnen welke termijn? Zonder die helderheid vallen medewerkers door de mazen van het net.
Hoe helpt Codex bij het beheer van de no-riskpolis?
Wij automatiseren het beheer van de no-riskpolis voor grote organisaties, zodat je geen uitkeringen meer misloopt en altijd actuele informatie hebt. Ons platform controleert automatisch of medewerkers recht hebben op een no-riskpolis en signaleert tijdig wanneer actie nodig is.
- Automatische koppeling met het doelgroepregister van het UWV voor actuele statusinformatie
- Slimme integraties met HR- en salarispakketten zoals AFAS, Visma Raet en andere HR- en salarispakketten
- Automatische signalering bij naderende verloopdata en mogelijke verlengingen
- Centrale registratie van alle no-riskpolisstatussen, inclusief polisduur en uitzonderingen
- Ondersteuning bij het tijdig aanvragen van Ziektewet-uitkeringen binnen de UWV-termijnen
Wil je weten hoeveel jouw organisatie nu misloopt door onvolledig beheer van de no-riskpolis? Neem contact met ons op en we laten je zien wat er mogelijk is.