Wat zijn de gevolgen van een foutieve registratie van de no-riskpolis?

Een foutieve registratie van de no-riskpolis kan je organisatie geld kosten en juridische risico’s opleveren. De gevolgen variëren van gemiste Ziektewetuitkeringen en onterecht betaald loon tot problemen bij controles door UWV of de Belastingdienst. In dit artikel leggen we uit wat de no-riskpolis precies inhoudt, welke fouten het vaakst voorkomen en hoe je ze voorkomt.

Wat is een no-riskpolis en voor wie geldt die?

De no-riskpolis is een regeling waarbij UWV de Ziektewetuitkering betaalt als een werknemer ziek wordt, in plaats van dat dit volledig voor rekening van de werkgever komt. Dit maakt het financieel aantrekkelijker om mensen met een arbeidsbeperking of een Ziektewet-verleden in dienst te nemen.

De no-riskpolis geldt voor verschillende groepen werknemers. Denk aan mensen met een Wajong-uitkering (voor altijd), werknemers die in het doelgroepregister staan, mensen die werken via beschut werk of een WSW-dienstverband, en werknemers die eerder een WIA-uitkering hebben aangevraagd of ontvangen. Afhankelijk van de situatie geldt de no-riskpolis vijf jaar of voor altijd.

Voor werkgevers zijn de voordelen concreet: je ontvangt een Ziektewetuitkering bij ziekte van de betreffende werknemer, je betaalt geen hogere premie voor de Ziektewet of WIA, en als eigenrisicodrager ben je niet verantwoordelijk voor de re-integratie als de werknemer ziek uit dienst gaat.

Wat gaat er precies mis bij een foutieve registratie van de no-riskpolis?

De meest voorkomende fouten ontstaan niet door onwil, maar door onvolledige of verouderde informatie in de HR- of salarisadministratie. Een verkeerde ingangsdatum, een ontbrekende koppeling met UWV-gegevens of een onjuiste werknemerscategorie zijn typische voorbeelden die in de praktijk regelmatig voorkomen.

Andere veelvoorkomende problemen zijn:

De no-riskpolis is helemaal niet aangevraagd, omdat bij indiensttreding niet is gecontroleerd of de werknemer in het doelgroepregister staat
De registratie is verlopen terwijl er recht bestaat op verlenging
De werknemer is ingedeeld in de verkeerde categorie, waardoor de verkeerde regels worden toegepast
Wijzigingen in de situatie van de werknemer (zoals een nieuwe WIA-toekenning) zijn niet doorgevoerd in de administratie

Deze fouten ontstaan vaak doordat de no-riskpolis meerdere systemen tegelijk raakt: HR, salarisverwerking én externe registers. Als die niet goed op elkaar zijn afgestemd, sluipen er fouten in.

Welke financiële gevolgen heeft een foutieve registratie voor je organisatie?

Een fout in de registratie van de no-riskpolis kan direct geld kosten. Als de no-riskpolis niet of verkeerd is geregistreerd, vraag je geen Ziektewetuitkering aan bij UWV. Dat betekent dat je als werkgever het volledige loon bij ziekte zelf betaalt, terwijl je eigenlijk recht had op compensatie.

De financiële gevolgen op een rij:

Gemiste Ziektewetuitkeringen: UWV vergoedt het loon bij ziekte niet als de no-riskpolis niet correct is geregistreerd of aangevraagd
Onterecht betaald loon: je draait zelf op voor kosten die eigenlijk vergoed hadden moeten worden
Hogere premies: zonder correcte no-riskpolis-registratie kan ziekteverzuim van de betreffende werknemer doorwerken in je premieberekening voor de Ziektewet of WIA
Gemiste premiekortingen: voor werknemers uit het doelgroepregister of met een Wajong-achtergrond gelden ook andere werkgeversvoordelen die je misloopt als de registratie niet klopt

Wat zijn de juridische en compliance-risico’s van een verkeerde no-riskpolis-registratie?

Als werkgever ben jij verantwoordelijk voor een correcte registratie en tijdige aanvraag van de no-riskpolis. UWV controleert of de juiste gegevens zijn aangeleverd bij een ziekmelding. Klopt er iets niet, dan kan dat leiden tot afwijzing van de uitkeringsaanvraag of terugvordering van al uitbetaalde bedragen.

De Belastingdienst speelt ook een rol, met name als het gaat om premiekortingen en loonheffingen die samenhangen met de no-riskpolis. Een onjuiste toepassing kan bij een audit of controle leiden tot naheffingen of correcties over meerdere jaren.

Daarnaast geldt: als een werknemer na twee maanden dienstverband aangeeft dat de no-riskpolis op hem of haar van toepassing is, ben je als werkgever verplicht dit te verwerken. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat je bij een ziekmelding alsnog achter het net vist, terwijl je er wettelijk gezien wél van had kunnen profiteren.

Hoe voorkom je fouten in de registratie van de no-riskpolis?

Goede registratie begint bij indiensttreding. Controleer bij elke nieuwe werknemer of hij of zij in het doelgroepregister staat, een Wajong-uitkering heeft of heeft gehad, of anderszins onder een van de categorieën valt waarvoor de no-riskpolis geldt. Doe dit structureel, niet alleen als het toevallig opvalt.

Praktische stappen die helpen:

Koppel je HR-administratie aan actuele UWV-gegevens, zodat wijzigingen automatisch worden gesignaleerd
Leg de ingangsdatum en geldigheidsduur van de no-riskpolis vast in je salarisadministratie en zet een herinnering voor een verlengingscheck
Stel een intern controleproces in waarbij bij elke ziekmelding wordt gecontroleerd of de no-riskpolis van toepassing is
Zorg dat HR en salarisadministratie dezelfde informatie gebruiken en regelmatig afstemmen
Houd bij welke werknemers onder welke categorie vallen (Wajong, WSW, doelgroepregister, WIA) en pas dit aan als de situatie verandert

Hoe wij helpen bij een correcte no-riskpolis-registratie

Bij Codex weten we hoe snel een no-riskpolis over het hoofd wordt gezien, zeker in organisaties met veel medewerkers en complexe administraties. Daarom hebben we ons platform zo ingericht dat het automatisch signaleert wanneer een werknemer mogelijk recht heeft op de no-riskpolis, en dat het je attendeert als een registratie ontbreekt of verloopt.

Wat we voor je doen:

Automatische controle van werknemersgegevens aan de hand van UWV-registers en het doelgroepregister
Signalering van ontbrekende of verlopen no-riskpolis-registraties in je salarisadministratie
Slimme koppelingen met systemen voor salarisadministratie en HR zoals AFAS, Visma Raet en NMBRS, zodat gegevens altijd actueel zijn
Ondersteuning bij het correct verwerken van no-riskpolis-gegevens, van aanvraag tot ziekmelding
Inzicht in gemiste werkgeversvoordelen, zodat je weet waar je geld laat liggen

Wil je weten of jouw organisatie no-riskpolis-registraties mist? Neem contact op met Codex en ontdek wat er mogelijk is.