Wat zijn de meldingsverplichtingen bij ziekte van een medewerker met een no-riskpolis?

Bij ziekte van een medewerker met een no-riskpolis moet je als werkgever de ziekmelding doorgeven aan het UWV, zodat je in aanmerking komt voor een Ziektewet-uitkering als compensatie voor het doorbetaalde loon. De melding moet uiterlijk op de eerste ziektedag plaatsvinden, of zo snel mogelijk daarna. Doe je dat niet op tijd, dan loop je de compensatie mis waar je wettelijk recht op hebt. In dit artikel lees je precies wat je moet doen, wat er mis kan gaan en hoe je het proces goed inricht.

Wat is een no-riskpolis precies en voor wie geldt die?

Een no-riskpolis is een regeling waarbij het UWV de Ziektewet-uitkering betaalt als een medewerker met een arbeidsbeperking ziek wordt. Jij als werkgever betaalt het loon door, maar krijgt dat vergoed via het UWV. Zo loop je geen extra financieel risico door iemand met een kwetsbare arbeidsmarktpositie in dienst te nemen.

De no-riskpolis geldt voor medewerkers die onder specifieke doelgroepen vallen, zoals mensen met een Wajong-uitkering, mensen die via de Participatiewet worden begeleid naar werk, of medewerkers die eerder ziek uit dienst zijn gegaan en binnen vijf jaar opnieuw in dienst treden. Ook mensen die zijn opgenomen in het doelgroepenregister van het UWV vallen hier vaak onder.

Voor jou als werkgever is dit financieel relevant: zonder no-riskpolis draag je zelf het volledige risico van twee jaar loondoorbetaling bij ziekte. Met de no-riskpolis neemt het UWV dat risico grotendeels over. Dat maakt het aantrekkelijker om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een kans te geven.

Welke meldingsverplichtingen gelden er bij ziekte van een medewerker met een no-riskpolis?

Als een medewerker met een no-riskpolis zich ziek meldt, ben je verplicht dit zo snel mogelijk door te geven aan het UWV. In de praktijk geldt: meld de ziekte uiterlijk op de eerste ziektedag. Doe je dat later, dan loop je het risico dat het UWV de uitkering niet of niet volledig toekent over de gemiste dagen.

Bij de ziekmelding geef je in ieder geval de volgende informatie door aan het UWV:

De naam en het BSN van de medewerker
De eerste ziektedag
Het gegeven dat de medewerker een no-riskpolis heeft
Jouw eigen gegevens als werkgever, inclusief loonheffingsnummer

Te laat melden heeft directe financiële gevolgen. Het UWV vergoedt dan alleen de periode vanaf de daadwerkelijke melding, niet met terugwerkende kracht. De dagen daarvoor betaal je dus zelf, terwijl je daar eigenlijk recht op compensatie had.

Hoe vraag je de Ziektewet-uitkering aan via de no-riskpolis?

De Ziektewet-uitkering via de no-riskpolis vraag je aan via het werkgeversportaal van het UWV. Dat doe je digitaal met je eHerkenning-inloggegevens. Je meldt de ziekte van de medewerker en geeft daarbij aan dat het om een no-riskpolissituatie gaat. Het UWV beoordeelt vervolgens of de medewerker inderdaad recht heeft op de regeling.

Wat je nodig hebt voor de aanvraag:

Het BSN van de medewerker
De datum van de eerste ziektedag
Loongegevens van de medewerker
Jouw loonheffingsnummer
Eventueel bewijs van de no-riskpolisstatus, als het UWV daarom vraagt

Na goedkeuring betaalt het UWV de Ziektewet-uitkering rechtstreeks aan jou als werkgever uit. De hoogte is doorgaans 70% van het dagloon van de medewerker. Dat bedrag ontvang je zolang de medewerker ziek is en aan de voorwaarden wordt voldaan.

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij de ziekmelding van een no-riskpolismedewerker?

De meest voorkomende fout is simpelweg te laat melden. Veel werkgevers weten niet dat de melding op de eerste ziektedag moet gebeuren, of ze wachten tot de situatie duidelijker is. Dat kost direct geld, want het UWV vergoedt niet met terugwerkende kracht.

Andere fouten die je wilt voorkomen:

Niet weten wie een no-riskpolis heeft. Als de no-riskpolisstatus niet correct is vastgelegd in het HR-systeem, weet je bij een ziekmelding niet dat je actie moet ondernemen richting het UWV.
Verkeerde registratie bij indiensttreding. Als bij het aannemen van een medewerker niet wordt gecontroleerd of iemand in het doelgroepenregister staat, mis je de koppeling met de no-riskpolis volledig.
Ziekmelding alleen intern verwerken. Sommige werkgevers melden de ziekte wel intern in hun salarissysteem, maar vergeten de aparte melding bij het UWV. Dat zijn twee verschillende stappen.
Geen opvolging bij herstel en herval. Als een medewerker herstelt en daarna opnieuw uitvalt, gelden er specifieke regels over wanneer dat als een nieuwe ziekteperiode telt. Dat vraagt om nauwkeurige registratie.

De oplossing zit in goede registratie bij instroom en een helder intern proces dat de no-riskpolisstatus koppelt aan de workflow voor ziekmeldingen.

Hoe Codex helpt bij het correct afhandelen van no-riskpolismeldingen

Wij zien in de praktijk dat no-riskpoliscompensatie regelmatig wordt gemist, simpelweg omdat de informatie versnipperd is over verschillende systemen of omdat het proces niet strak genoeg is ingericht. Dat is zonde, want het gaat om geld waar je als werkgever gewoon recht op hebt.

Codex helpt je dit te voorkomen door middel van onze diensten voor no-riskpolis beheer:

Automatisch te signaleren welke medewerkers een no-riskpolis hebben, op basis van koppelingen met het UWV en je eigen HR-systeem
Meldingstermijnen te bewaken, zodat je nooit te laat bent met de ziekmelding bij het UWV
Geautomatiseerde controles op de juiste registratie van no-riskpolismedewerkers bij instroom
Inzicht in gemiste compensaties, zodat je ook achteraf kunt zien waar je geld hebt laten liggen
Integratie met systemen zoals AFAS, Visma Raet en andere HR- en salarispakketten

Wil je weten hoeveel Ziektewet-compensatie jouw organisatie nu misloopt? Neem contact met ons op, dan kijken we het samen met je door.