Wat zijn de nieuwe regels voor instroomregelingen?
De nieuwe regels voor instroomregelingen in 2024 brengen belangrijke veranderingen met zich mee voor werkgevers en HR-afdelingen. Deze wijzigingen betreffen vooral strengere voorwaarden voor loonkostenvoordelen, aangepaste deadlines voor aanvragen en nieuwe compliance-eisen. Je moet sneller handelen dan voorheen, want sommige aanvraagtermijnen zijn verkort. Daarnaast zijn er nieuwe documentatie-eisen en controlemechanismen ingevoerd die je administratie raken.
Welke belangrijke wijzigingen zijn er in 2024 voor instroomregelingen?
De belangrijkste wijzigingen in 2024 zijn verkortere aanvraagtermijnen, strengere voorwaarden voor doelgroepverklaringen en nieuwe digitale aanmeldprocedures. Ook zijn de criteria voor loonkostenvoordelen aangescherpt en moet je meer documentatie aanleveren dan voorheen.
De aanvraagtermijn voor Doelgroepverklaringen LKV blijft drie maanden, maar de controle hierop is strenger geworden. Je moet nu binnen deze termijn alle benodigde documenten compleet hebben, anders loopt je aanvraag vertraging op of wordt deze afgewezen.
Voor de Subsidieregeling Praktijkleren (SPL) gelden nieuwe voorwaarden. De regeling dekt nog steeds mbo-, hbo- en promovendi-studenten, maar de administratieve eisen zijn uitgebreid. Je moet nu gedetailleerder aantonen hoe de praktijkleerplaats bijdraagt aan de opleiding.
Ook gemeentelijke en branche-regelingen hebben updates gekregen. Veel gemeenten hebben hun deadlines aangepast en nieuwe criteria toegevoegd. Het is daarom belangrijk dat je regelmatig controleert welke regelingen beschikbaar zijn voor jouw nieuwe medewerkers.
Wat betekenen de nieuwe regels praktisch voor jouw organisatie?
De nieuwe regels betekenen dat je sneller moet handelen bij het in dienst nemen van nieuwe medewerkers en dat je administratie beter georganiseerd moet zijn. Je hebt minder tijd om aanvragen in te dienen en de kans op fouten is groter geworden.
Je HR-afdeling moet nu bij elke nieuwe medewerker direct checken of er instroomregelingen van toepassing zijn. Wacht je te lang, dan mis je mogelijk subsidies of loonkostenvoordelen. Dit betekent dat je intake-proces moet worden aangepast.
Voor de No-risk polis geldt dat je alle achtergrondinformatie bij instroom compleet moet hebben. Als een nieuwe medewerker ziek wordt en je hebt niet de juiste gegevens, kan dit leiden tot loonschade die je zelf moet dragen.
De nieuwe digitale procedures vereisen ook dat je systemen up-to-date zijn. Veel organisaties moeten hun HR-software aanpassen om te kunnen koppelen met overheidsregisters en om automatisch reminders te versturen voor deadlines.
Hoe zorg je ervoor dat je organisatie compliant blijft?
Om compliant te blijven moet je een gestructureerd proces opzetten dat alle nieuwe medewerkers automatisch screent op beschikbare regelingen. Start met het maken van een checklist die je bij elke nieuwe aanname doorloopt.
Zorg dat je binnen één week na het tekenen van het arbeidscontract alle benodigde informatie hebt verzameld. Dit geeft je nog ruim de tijd om binnen de dreiemaandentermijn je aanvragen in te dienen.
Implementeer een systeem dat je waarschuwt voor naderende deadlines. Veel organisaties gebruiken hiervoor geautomatiseerde software die koppelingen heeft met systemen zoals AFAS, Visma-Raet of NMBRS.
Train je HR-team in de nieuwe procedures. Zorg dat iedereen weet welke documenten nodig zijn en hoe de aanvraagprocessen werken. Maak duidelijke werkafspraken over wie verantwoordelijk is voor welke stappen.
Houd een register bij van alle lopende aanvragen en hun status. Dit helpt je om overzicht te houden en voorkomt dat aanvragen door de mazen van het net glippen.
Welke risico’s loop je als je de nieuwe regels niet goed toepast?
Het niet naleven van de nieuwe regels kan leiden tot gemiste subsidies, boetes en loonschade die je organisatie zelf moet dragen. In het ergste geval loop je tienduizenden euro’s mis per jaar aan werkgeversvoordelen.
Als je te laat bent met het aanvragen van loonkostenvoordelen, krijg je deze niet meer toegekend. Voor een organisatie met veel nieuwe medewerkers kan dit snel oplopen tot grote bedragen. Een gemiste LKV-aanvraag kan je bijvoorbeeld €2.000 tot €6.000 per medewerker kosten.
Bij de No-risk polis loop je het risico van loonschade tijdens ziekte- of WIA-periodes als je niet de juiste informatie hebt vastgelegd. Deze schade kan maanden doorlopen en flink oplopen.
Daarnaast kunnen er administratieve boetes worden opgelegd als je niet voldoet aan de nieuwe documentatie-eisen. De controles zijn strenger geworden en fouten worden sneller bestraft.
Om deze risico’s te voorkomen is het verstandig om te investeren in goede systemen en processen. Automatisering helpt je om deadlines te halen en voorkomt menselijke fouten. Bij Codex helpen we organisaties al sinds 2008 om deze processen foutloos te laten verlopen, zodat je gegarandeerd het maximale uit alle beschikbare regelingen haalt zonder het risico van gemiste deadlines of incomplete aanvragen.