Wat zijn de risico's als je de no-riskpolis niet goed beheert?

De no-riskpolis is een regeling waarbij UWV de loondoorbetaling overneemt als een werknemer met een arbeidsbeperking ziek wordt. Voor werkgevers betekent dit een belangrijk financieel voordeel, maar alleen als je de polis goed beheert. Doe je dat niet, dan loop je uitkeringen mis, betaal je onnodig door en loop je risico op niet-naleving van wet- en regelgeving. In dit artikel lees je waar het misgaat en hoe je dat voorkomt.

Wat is de no-riskpolis precies en voor wie geldt die?

De no-riskpolis is een werkgeversregeling via UWV die ervoor zorgt dat je als werkgever geen financieel risico loopt als een werknemer met een arbeidsbeperking ziek wordt. UWV betaalt dan een Ziektewetuitkering, zodat jij die kosten niet volledig zelf draagt.

De regeling geldt voor een brede groep werknemers. Denk aan mensen met een Wajong-uitkering, werknemers die in het doelgroepregister staan, mensen met een WIA-uitkering die blijven doorwerken en werknemers die eerder in een WSW-dienstverband werkten. Ook werknemers die tijdens hun opleiding een belemmering hadden door ziekte of handicap kunnen onder de regeling vallen, mits zij een no-riskverklaring aanvragen bij UWV.

Hoe lang de polis geldt, verschilt per situatie. Voor Wajong-gerechtigden en mensen in beschut werk geldt de no-riskpolis voor onbepaalde tijd. In veel andere gevallen geldt die gedurende de eerste vijf jaar van het dienstverband, soms met de mogelijkheid tot verlenging.

Welke risico’s loop je als je de no-riskpolis niet goed bijhoudt?

Als je de no-riskpolis niet actief beheert, loop je het risico dat je Ziektewetuitkeringen van UWV misloopt waar je gewoon recht op hebt. Dat betekent dat je als werkgever de volledige loondoorbetaling zelf betaalt, terwijl UWV dat had kunnen overnemen.

Dat klinkt misschien als een administratieve fout, maar de financiële gevolgen kunnen flink oplopen, zeker bij langdurig verzuim. Daarnaast riskeer je niet-naleving van wet- en regelgeving als je meldingen bij UWV te laat of onjuist doet. In de praktijk gaat dit vaker mis dan je denkt, simpelweg omdat de no-riskpolisstatus van een werknemer niet altijd zichtbaar is in je systemen.

Hoe weet je of een werknemer recht heeft op de no-riskpolis?

Controleren of een werknemer onder de no-riskpolis valt, begint bij de onboarding. Vraag bij indiensttreding actief uit of iemand een Wajong-uitkering heeft, in het doelgroepregister staat of eerder in een WSW-dienstverband heeft gewerkt. Werknemers zijn overigens niet verplicht dit bij sollicitatie te melden, maar wel als jij er na twee maanden dienstverband naar vraagt.

Heeft een werknemer geen documenten die de no-riskpolis aantonen? Dan kunnen werknemer en werkgever samen een machtiging invullen om deze informatie bij UWV op te vragen. Raadpleeg ook het doelgroepregister en relevante UWV-registers om de status te verifiëren. Het probleem is dat deze informatie niet automatisch bij je binnenkomt. Je moet er actief naar zoeken, en dat is precies waar het in de praktijk regelmatig misgaat.

Wat zijn de meest voorkomende fouten bij het beheren van de no-riskpolis?

De meest gemaakte fout is simpel: niet registreren bij indiensttreding. Als je bij onboarding niet uitvraagt of iemand onder de no-riskpolis valt, heb je geen basis om later correct te handelen bij ziekte.

Andere veelvoorkomende fouten zijn:

• Vergeten de no-riskpolis aan te geven in de UWV Verzuimmelder bij een ziekmelding
• Werken met verouderde of onjuiste polisgegevens in de HR- of salarisadministratie
• Geen periodieke controle of de status nog actueel is, bijvoorbeeld na afloop van de vijfjaarstermijn
• Onduidelijke verantwoordelijkheden: HR weet het niet, de salarisadministratie ook niet

Het ontbreken van een gestructureerd controleproces is de rode draad. Zonder dat proces vertrouw je op losse herinneringen, en dat is een recept voor gemiste uitkeringen.

Hoe zorg je voor een betrouwbaar beheerproces rondom de no-riskpolis?

Een goed beheerproces begint met het vastleggen van de no-riskpolisstatus bij onboarding. Maak dit een vast onderdeel van je inwerkprocedure, zodat de informatie direct in je HR-systeem terechtkomt.

Zorg daarna voor de volgende stappen:

• Koppel de no-riskpolisstatus aan je verzuimregistratie, zodat bij een ziekmelding automatisch zichtbaar is of de regeling van toepassing is
• Plan periodieke controles in om te checken of de status nog klopt, zeker rond het einde van de vijfjaarstermijn
• Leg helder vast wie verantwoordelijk is: wie meldt bij UWV, wie beheert de gegevens in de salarisadministratie?
• Zorg dat HR en salarisadministratie dezelfde informatie hebben en op elkaar zijn afgestemd

Een gestructureerd proces voorkomt dat de no-riskpolis ergens in een la verdwijnt en pas boven water komt als het al te laat is.

Hoe helpt Codex bij het beheren van de no-riskpolis?

Wij begrijpen dat het beheren van de no-riskpolis in de dagelijkse praktijk makkelijk ondersneeuwt. Daarom zorgen we via geautomatiseerde controles en slimme koppelingen met UWV-registers en HR-systemen dat je nooit meer een uitkering misloopt.

Wat we voor je doen:

• Automatisch signaleren welke werknemers onder de no-riskpolis vallen, ook als die informatie niet direct zichtbaar is
• Koppelen met systemen zoals AFAS en overheidsregisters voor actuele en betrouwbare gegevens
• Bewaken van termijnen, zodat je tijdig weet wanneer een polis afloopt of verlengd kan worden
• Integreren van de no-riskpolisstatus in je verzuimregistratie voor foutloze meldingen bij UWV
• Zorgen voor volledige compliance met wet- en regelgeving, zonder dat jij daar handmatig achteraan hoeft

Wil je weten hoeveel je nu misloopt en hoe we dat kunnen oplossen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.