Welke afdelingen zijn betrokken bij het beheer van de no-riskpolis?
Bij het beheer van de no-riskpolis zijn meerdere afdelingen betrokken: HR of P&O, de salarisadministratie en de financiële afdeling. HR zorgt voor de aanvraag en het bijhouden van de polisgegevens, de salarisadministratie verwerkt ziekmeldingen en vraagt de Ziektewet-uitkering aan bij het UWV, en Finance verwerkt de ontvangen uitkeringen en bewaakt de financiële impact. Goede samenwerking tussen deze drie afdelingen bepaalt of je het werkgeversvoordeel ook daadwerkelijk realiseert.
Wat is een no-riskpolis en voor wie is die bedoeld?
De no-riskpolis is een regeling van het UWV die werkgevers beschermt tegen de financiële gevolgen van ziekteverzuim bij bepaalde werknemers. Als een werknemer met een no-riskpolis ziek wordt, kan de werkgever een Ziektewet-uitkering van het UWV ontvangen. Bovendien betaal je als werkgever geen hogere premie voor de Ziektewet of WIA door het verzuim van die werknemer.
De regeling is bedoeld voor werknemers met een arbeidsbeperking of een uitkeringsachtergrond. Denk aan werknemers met een WIA-uitkering, een Wajong-uitkering of werknemers die in het doelgroepregister staan. Ook werknemers die vóór 28 december 2005 al arbeidsongeschikt waren, werknemers met een WSW-achtergrond of mensen die vanuit een WIW- of ID-baan zijn ingestroomd, kunnen onder de no-riskpolis vallen.
De duur verschilt per situatie: in de meeste gevallen geldt de polis gedurende de eerste vijf jaar van het dienstverband, maar voor Wajong-gerechtigden, werknemers met beschut werk of mensen met een WSW-achtergrond geldt de no-riskpolis voor onbepaalde tijd. Als eigenrisicodrager ben je bovendien niet verantwoordelijk voor de Ziektewet-uitkering én de re-integratie als zo’n werknemer ziek uit dienst gaat.
Welke afdeling is verantwoordelijk voor het aanvragen van de no-riskpolis?
HR of P&O draagt de primaire verantwoordelijkheid voor het herkennen en vastleggen van de no-riskpolis bij nieuwe medewerkers. Bij indiensttreding is het aan HR om te signaleren of een werknemer onder de regeling valt, de juiste documenten op te vragen en de polisgegevens correct te registreren in het personeelsdossier.
De werknemer is niet verplicht om tijdens de sollicitatie te melden dat de no-riskpolis op hem of haar van toepassing is. Maar na twee maanden dienstverband mag de werkgever hier wel naar vragen. Heeft de werknemer geen documenten beschikbaar, dan kunnen werkgever en werknemer samen een machtiging invullen om de informatie bij het UWV op te vragen.
HR zorgt er ook voor dat de polisgegevens actueel blijven. Denk aan het bijhouden van de geldigheidsduur en het tijdig signaleren wanneer een polis afloopt of wanneer een werknemer alsnog in het doelgroepregister wordt opgenomen. Zonder die basis heeft de salarisadministratie niets om op te handelen bij een ziekmelding.
Hoe is de salarisadministratie betrokken bij de no-riskpolis?
De salarisadministratie zet de no-riskpolis om in een concreet financieel voordeel. Zodra een werknemer met een no-riskpolis ziek wordt, meldt de salarisadministratie dit tijdig bij het UWV via de Verzuimmelder. Daarin geef je aan dat de no-riskpolis van toepassing is, waarna het UWV beoordeelt of dat klopt en de Ziektewet-uitkering toekent.
Het correct en tijdig verwerken van ziektedagen is hierbij bepalend. Een te late ziekmelding kan betekenen dat je de uitkering misloopt. De salarisadministratie bewaakt daarom actief de terugvordering van het ziekengeld en zorgt ervoor dat ontvangen uitkeringen worden verrekend met de loonkosten.
Bij werknemers met een WSW-achtergrond en loonkostensubsidie geldt een extra stap: het bedrag van de loonkostensubsidie moet worden doorgegeven aan het UWV bij de ziekmelding, omdat dit wordt afgetrokken van het Ziektewet-dagloon. Dat vraagt om nauwkeurige afstemming tussen HR en de salarisadministratie.
Wat doet de financiële afdeling met de no-riskpolis?
Finance verwerkt de ontvangen Ziektewet-uitkeringen van het UWV en bewaakt de financiële impact op de loonkosten. Zodra een uitkering binnenkomt, zorgt de financiële afdeling ervoor dat dit correct wordt geboekt en verrekend. Zo wordt het werkgeversvoordeel ook daadwerkelijk zichtbaar in de cijfers.
Daarnaast rapporteert Finance over de gerealiseerde voordelen. Hoeveel uitkeringen zijn er ontvangen? Wat is de netto besparing op de loonkosten? Die inzichten zijn waardevol voor het management en helpen om de waarde van inclusief werkgeverschap concreet te maken.
Finance signaleert ook wanneer verwachte uitkeringen uitblijven. Dat kan een signaal zijn dat een ziekmelding niet tijdig is ingediend of dat de no-riskpolis niet correct is geregistreerd. Door die bewaking actief te voeren, voorkom je dat geld op tafel blijft liggen.
Hoe zorg je voor een goede samenwerking tussen de afdelingen rondom de no-riskpolis?
De no-riskpolis werkt alleen als HR, salarisadministratie en Finance goed op elkaar zijn afgestemd. In de praktijk gaat het mis doordat informatie niet tijdig wordt gedeeld, polisgegevens niet worden bijgehouden of ziekmeldingen te laat worden ingediend. Een paar concrete maatregelen helpen dat te voorkomen:
- Leg het proces schriftelijk vast. Beschrijf wie wat doet bij indiensttreding, bij een ziekmelding en bij het ontvangen van een uitkering. Zo weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht.
- Zorg voor directe communicatie bij ziekmeldingen. Zodra een leidinggevende een ziekmelding ontvangt van een werknemer met een no-riskpolis, moet die informatie dezelfde dag bij de salarisadministratie terechtkomen.
- Maak polisgegevens toegankelijk voor alle betrokken afdelingen. HR beheert de gegevens, maar de salarisadministratie en Finance moeten er snel bij kunnen.
- Plan periodieke afstemming. Een kort overleg tussen HR, salarisadministratie en Finance over lopende polissen en ontvangen uitkeringen voorkomt dat zaken tussen wal en schip vallen.
- Controleer regelmatig op gemiste uitkeringen. Vergelijk de lijst met werknemers met een no-riskpolis met de verzuimregistratie en de ontvangen uitkeringen. Zo ontdek je snel of er iets is misgegaan.
Hoe helpt Codex bij het beheer van de no-riskpolis?
Het beheer van de no-riskpolis vraagt om nauwkeurige samenwerking tussen meerdere afdelingen en systemen. Precies daar helpen wij. Via geautomatiseerde controles en slimme koppelingen met HR- en salarissystemen zoals AFAS, Visma Raet en NMBRS zorgen we ervoor dat polisgegevens actueel blijven, ziekmeldingen tijdig worden verwerkt en geen enkele uitkering wordt gemist.
- Automatische signalering van werknemers die onder de no-riskpolis vallen
- Tijdige controle op correcte ziekmeldingen bij het UWV
- Bewaking van ontvangen Ziektewet-uitkeringen en verrekening met loonkosten
- Rapportages over gerealiseerde werkgeversvoordelen voor HR en Finance
- ISO 27001-gecertificeerde verwerking van gevoelige personeelsgegevens
Wil je weten hoeveel werkgeversvoordeel jouw organisatie nu misloopt? Neem contact met ons op en ontdek wat Codex voor jou kan betekenen.