Welke fouten worden het meest gemaakt bij de registratie van een no-riskpolis?

De meest gemaakte fouten bij de registratie van een no-riskpolis zijn: te laat aanvragen, ontbrekende of onjuiste documentatie, geen koppeling met de salarisadministratie en vergeten dit te vermelden bij een ziekmelding. Deze fouten kosten werkgevers direct geld, omdat zij dan geen Ziektewet-uitkering van het UWV ontvangen terwijl zij wel het volledige loon doorbetalen. In dit artikel lees je wat de no-riskpolis precies inhoudt, welke fouten het vaakst voorkomen en hoe je ze voorkomt.

Wat is een no-riskpolis precies en voor wie geldt die?

Een no-riskpolis is een regeling waarbij de werkgever bij ziekte van een werknemer een Ziektewet-uitkering van het UWV ontvangt. Dit verlaagt de loonkosten tijdens ziekte en voorkomt dat de werkgever een hogere premie betaalt voor de Ziektewet of WIA. De polis geldt voor werknemers met een arbeidsbeperking of een specifiek uitkeringsverleden.

De no-riskpolis is van toepassing op werknemers die onder een van de volgende categorieën vallen:

Werknemers met een WIA-, Wajong- of WAO-uitkering
Werknemers die in het doelgroepregister staan (banenafspraak)
Werknemers die eerder in een WSW-dienstverband werkten
Werknemers die tijdens hun opleiding een belemmering hadden door ziekte of handicap en een no-riskverklaring hebben aangevraagd
Werknemers die in 2018 of 2019 in dienst kwamen na meer dan 52 weken WW

De polis geldt standaard voor de eerste vijf jaar van het dienstverband. Voor sommige groepen, zoals werknemers met een Wajong-uitkering of werknemers op een beschutte werkplek, geldt de no-riskpolis voor onbepaalde tijd. In specifieke gevallen is verlenging mogelijk. Financieel is dit voor werkgevers zeer relevant: de uitkering bedraagt in het eerste ziektejaar tussen de 70 en 100 procent van het dagloon, afhankelijk van het doorbetaalde loon. In het tweede jaar is dat 70 procent.

Welke fouten worden het vaakst gemaakt bij de registratie van een no-riskpolis?

De meest voorkomende fout is dat de no-riskpolis simpelweg niet wordt gesignaleerd bij indiensttreding. Daarna volgen fouten in de documentatie en het ontbreken van een koppeling met de salarisadministratie. Hieronder staan de fouten die in de praktijk het vaakst opduiken:

Niet of te laat aanvragen: De no-riskpolis wordt pas relevant bij een ziekmelding, maar de registratie moet al bij indiensttreding worden geborgd. Wie dat moment mist, loopt direct financieel voordeel mis.
Ontbrekende of onjuiste documentatie: Heeft de werknemer geen documenten waaruit blijkt dat de no-riskpolis geldt? Dan kan de werkgever dit bij het UWV opvragen via een gezamenlijk in te vullen machtiging. Deze stap wordt regelmatig overgeslagen.
Geen koppeling met de salarisadministratie: De no-riskpolis staat wel ergens genoteerd, maar is niet actief gekoppeld aan het salarissysteem. Hierdoor wordt de polis bij een ziekmelding niet automatisch meegenomen.
Vergeten bij de ziekmelding: Bij het ziekmelden in de UWV Verzuimmelder moet de werkgever expliciet aangeven dat de no-riskpolis van toepassing is. Gebeurt dat niet, dan neemt het UWV dit niet mee in de beoordeling en ontvangt de werkgever geen uitkering.
Niet controleren via het doelgroepregister: Staat een werknemer niet in het doelgroepregister, dan kan de werkgever pas na twee maanden dienstverband navraag doen bij de werknemer zelf. Dit wordt in de praktijk vaak vergeten of uitgesteld.

Deze fouten ontstaan vooral doordat de no-riskpolis meerdere afdelingen tegelijk raakt: HR, salarisadministratie en verzuimbeheer. Zonder een gestructureerd proces valt de informatie tussen wal en schip.

Wat zijn de gevolgen als je een no-riskpolis niet of verkeerd registreert?

Als je de no-riskpolis niet of verkeerd registreert, loop je als werkgever de Ziektewet-uitkering van het UWV mis waar je recht op hebt. Dat betekent dat je het volledige loon tijdens ziekte zelf betaalt, terwijl je dat gedeeltelijk had kunnen verhalen. Dit kan over een ziekteperiode van twee jaar oplopen tot een aanzienlijk bedrag.

Daarnaast zijn er nog andere gevolgen:

Je betaalt mogelijk een hogere gedifferentieerde premie voor de Ziektewet of WIA, terwijl de no-riskpolis dit juist voorkomt.
Als eigenrisicodrager ben je zonder correcte registratie zelf verantwoordelijk voor de Ziektewet-uitkering én de re-integratie van de werknemer bij uitstroom uit dienst.
Bij interne of externe audits kan een ontbrekende of onjuiste registratie leiden tot correcties en extra administratieve lasten.

Kortom: een gemiste no-riskpolis is geen kleine administratieve slip. Het heeft directe financiële gevolgen die je met de juiste processen volledig kunt voorkomen.

Hoe zorg je ervoor dat een no-riskpolis correct en op tijd wordt aangevraagd?

De no-riskpolis correct registreren begint bij het onboardingproces. Zodra een nieuwe medewerker in dienst treedt, controleer je via het doelgroepregister of de no-riskpolis van toepassing is. Staat de werknemer er niet in, dan vraag je na twee maanden dienstverband actief na bij de werknemer zelf.

Praktische stappen die je helpen om niets te missen:

Neem een vaste controle van het doelgroepregister op in je onboardingchecklist.
Vraag bij twijfel een machtiging aan bij het UWV, zodat je de benodigde informatie kunt opvragen.
Leg de no-riskpolis vast in zowel het HR-systeem als de salarisadministratie, zodat beide systemen gesynchroniseerd zijn.
Zorg dat de afdeling die verzuim registreert weet welke medewerkers een no-riskpolis hebben, zodat dit bij een ziekmelding direct wordt doorgegeven in de UWV Verzuimmelder.
Stel een signalering in voor het aflopen van de vijfjaarstermijn, zodat je tijdig kunt beoordelen of verlenging mogelijk of nodig is.

Het borgen van deze stappen vraagt om goede samenwerking tussen HR, salarisadministratie en verzuimbeheer. Hoe beter die samenwerking is georganiseerd, hoe kleiner de kans dat een no-riskpolis door de mazen van het net glipt.

Hoe helpt Codex bij het foutloos registreren van de no-riskpolis?

Bij Codex zorgen we via geautomatiseerde controles en slimme koppelingen met HR- en salarissystemen dat no-riskpolissen tijdig worden gesignaleerd, correct worden geregistreerd en actief worden bewaakt. Zo hoef jij niet zelf bij te houden wanneer een polis verloopt of bij welke medewerker actie nodig is.

Wat we concreet voor je doen:

Automatische signalering van medewerkers die mogelijk recht hebben op een no-riskpolis, direct bij indiensttreding.
Koppeling met het doelgroepregister en overheidsregisters, zodat informatie actueel en betrouwbaar is.
Integratie met HR- en salarissystemen zoals AFAS, Visma Raet en NMBRS, waardoor de no-riskpolis automatisch zichtbaar is in de salarisadministratie.
Actieve bewaking van termijnen, inclusief signalen bij het naderen van de vijfjaarstermijn of bij wijzigingen in de situatie van de medewerker.
Ondersteuning bij ziekmeldingen, zodat de no-riskpolis altijd correct wordt meegegeven aan het UWV.

Wil je weten hoeveel werkgeversvoordeel jouw organisatie nu misloopt? Neem contact met ons op en ontdek wat Codex voor jouw HR- en salarisadministratie kan betekenen.