Welke medewerkerchecks op het gebied van documenten en achtergrond zijn er?
Bij het aannemen van nieuwe medewerkers zijn verschillende documentchecks en achtergrondchecks mogelijk. De belangrijkste documentchecks omvatten identiteitsverificatie, BSN-controle, werkvergunningen en diplomaverificatie. Voor achtergrondchecks kun je kiezen uit een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag), referentiechecks, professionele registraties zoals BIG of SKJ en IBAN-verificatie. De uitvoering duurt van enkele minuten voor identiteitscontrole tot enkele weken voor een VOG-aanvraag.
Wat zijn de belangrijkste documentchecks voor nieuwe medewerkers?
De verplichte documentchecks voor nieuwe medewerkers bestaan uit identiteitsverificatie, BSN-controle, een werkvergunning (voor niet-EU-burgers) en diplomaverificatie wanneer dit relevant is voor de functie. Deze checks zorgen ervoor dat je medewerker daadwerkelijk is wie hij zegt te zijn en bevoegd is om de functie uit te voeren.
Voor identiteitsverificatie wordt het identiteitsbewijs gecontroleerd op echtheid. Moderne systemen kunnen meer dan 14.000 verschillende ID-documenten uit meer dan 80 landen automatisch uitlezen en verifiëren. Dit gebeurt inclusief Face Matching en Liveness Detection voor de meest complete verificatie.
Bij diplomaverificatie wordt de geldigheid automatisch gecontroleerd op basis van drie criteria van DUO. Het diploma moet worden aangeleverd als PDF die geopend kan worden in Adobe Reader, moet een blauwe balk bevatten met de melding “Gecertificeerd door Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)” en bij papieren uittreksels moet het zijn afgedrukt op door DUO verstrekt waardepapier.
Voor IBAN-verificatie geldt sinds de Wet aanpak schijnconstructies (WAS) dat werkgevers verplicht zijn het salaris te storten op een bankrekening die daadwerkelijk op naam van de werknemer staat. Hierbij wordt gecontroleerd of de naam van de rekeninghouder overeenkomt met de medewerkergegevens.
Welke achtergrondchecks kun je uitvoeren bij personeelswerving?
Achtergrondchecks variëren van verplichte VOG-controles tot vrijwillige referentiechecks en professionele registratieverificaties. De keuze hangt af van de functie-eisen en wettelijke verplichtingen binnen jouw sector.
Een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) toont aan dat iemands justitiële verleden geen bezwaar vormt voor een specifieke functie. Voor sommige beroepen, zoals onderwijzers, gastouders en taxichauffeurs, is een VOG wettelijk verplicht. Bij andere functies mag je als werkgever zelf beslissen of je een VOG wilt ontvangen, vooral bij functies met vertrouwelijke gegevens, kwetsbare personen of financiële verantwoordelijkheden.
Referentiechecks geven inzicht in de werkervaring van een potentiële werknemer. Hierbij wordt digitaal contact opgenomen met een referent, die vragen beantwoordt over de werkervaring van de betreffende persoon. De vragen kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van je organisatie.
Voor specifieke sectoren zijn professionele registraties verplicht. In de zorg geldt het BIG-register voor Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg, in de jeugdzorg het SKJ-register (Stichting Kwaliteitsregister Jeugd) en in de kinderopvang het PRK (Personenregister Kinderopvang). Deze registraties bevestigen dat medewerkers bekwaam zijn om in hun specifieke vakgebied te werken.
Hoe lang duurt het om medewerkerchecks uit te voeren?
De doorlooptijd van medewerkerchecks varieert sterk per type controle. Identiteitsverificatie en diplomacontroles zijn binnen enkele minuten afgerond, terwijl een VOG-aanvraag 2 tot 4 weken kan duren.
Snelle checks, zoals IBAN-verificatie, identiteitscontrole en controles van professionele registraties (BIG, SKJ, PRK), worden meestal binnen enkele minuten tot uren uitgevoerd. Deze geautomatiseerde processen kunnen direct worden gekoppeld aan je HR-systeem voor realtime resultaten.
Referentiechecks duren doorgaans 3 tot 7 werkdagen, afhankelijk van hoe snel referenten reageren op de digitale vragenlijst. Je kunt dit proces versnellen door meerdere referenten op te vragen en duidelijke deadlines te communiceren.
VOG-aanvragen nemen de meeste tijd in beslag. Dienst Justis heeft 2 tot 4 weken nodig om een aanvraag te beoordelen. In drukke periodes kan dit oplopen tot 6 weken. Plan VOG-aanvragen daarom ruim van tevoren in, vooral voor functies waarvoor een VOG wettelijk verplicht is.
Om het proces te versnellen kun je checks parallel laten lopen in plaats van sequentieel. Start met de langste procedures, zoals VOG-aanvragen, en voer ondertussen de snellere documentchecks uit.
Wat mag je wel en niet checken bij nieuwe medewerkers?
Je mag alleen informatie opvragen die relevant en proportioneel is voor de specifieke functie. De AVG stelt duidelijke grenzen aan welke gegevens je kunt controleren en vereist expliciete toestemming van de kandidaat voor de meeste checks.
Wettelijk verplichte checks, zoals identiteitsverificatie, werkvergunningen en sectorspecifieke registraties (BIG, SKJ, PRK), mag je altijd uitvoeren. Deze zijn noodzakelijk om te voldoen aan compliance-eisen en vormen geen onevenredige inbreuk op de privacy van kandidaten.
Voor vrijwillige achtergrondchecks, zoals VOG, referentiecontroles en kredietwaardigheidschecks, heb je expliciete toestemming nodig. Je moet kunnen aantonen waarom deze informatie relevant is voor de functie. Een kredietcheck is bijvoorbeeld alleen gerechtvaardigd bij functies met financiële verantwoordelijkheden.
Socialemediacontroles bevinden zich in een grijze zone. Je mag publiek beschikbare informatie bekijken, maar je mag niet systematisch profielen doorzoeken of kandidaten vragen om toegang tot privéaccounts. Discriminatie op basis van informatie uit sociale media is altijd verboden.
Medische informatie mag je alleen opvragen als dit direct gerelateerd is aan de functie-uitoefening en pas na een concrete baanaanbieding. Vragen naar zwangerschap, gezinsplannen of algemene gezondheid zijn tijdens het sollicitatieproces altijd verboden.
Hoe Codex helpt met geautomatiseerde medewerkerchecks
Wij automatiseren het volledige proces van medewerkerchecks door digitale robots te koppelen aan je bestaande HR-systemen, zoals AFAS. Hierdoor voer je alle verificaties uit zonder handmatige inspanning van je HR-team.
Onze oplossing biedt:
- Automatische identiteitsverificatie met Face Matching en Liveness Detection voor meer dan 14.000 ID-documenten
- Geautomatiseerde VOG-aanvragen, inclusief validatie en declaratie
- Continue monitoring van professionele registraties (BIG, SKJ, PRK) met automatische signalering bij wijzigingen
- IBAN-verificatie conform WAS-wetgeving, met directe koppeling aan salarisverwerking
- Digitale referentiechecks via een beveiligd portaal
Door slimme koppelingen met overheidsregisters en je HR-software wordt alle informatie automatisch opgeslagen in de juiste medewerkersdossiers. Via handige dashboards zie je precies wat de status is van de verschillende checks, waardoor je altijd compliant bent en de administratieve lasten drastisch verminderen.
Wil je weten hoe wij jouw medewerkerchecks kunnen automatiseren? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demonstratie van ons platform.