Hoe rapporteer je de voortgang van SROI aan een opdrachtgever?
De voortgang van SROI rapporteer je aan een opdrachtgever door periodiek een overzicht aan te leveren van de ingezette medewerkers uit de SROI-doelgroep, de berekende SROI-waarde ten opzichte van de contractverplichting en de bijbehorende bewijsstukken. Hoe je dat precies doet, verschilt per opdrachtgever en contractvorm, maar de kern is altijd hetzelfde: aantonen dat je voldoet aan de social return-verplichting die bij de aanbesteding is opgelegd.
Voor organisaties die werken met overheidsopdrachten is een goede SROI-verantwoording geen bijzaak. Gemeenten, waterschappen en andere decentrale overheden controleren actief of leveranciers hun SROI-afspraken correct nakomen. Wie dat niet goed bijhoudt, riskeert bijbetalingen of boetes. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over SROI-rapportage, van inhoud en berekening tot bewijsstukken en veelgemaakte fouten.
Wat moet er in een SROI-voortgangsrapportage staan?
Een SROI-voortgangsrapportage bevat minimaal een overzicht van de ingezette personen uit de SROI-doelgroep, de berekende SROI-waarde, de voortgang ten opzichte van de contractverplichting en de bijbehorende bewijsstukken. De exacte eisen staan beschreven in het contract of het programma van eisen van de opdrachtgever.
In de praktijk verwacht een opdrachtgever de volgende onderdelen in een rapportage:
- Persoonsgegevens van ingezette medewerkers uit de SROI-doelgroep, zoals naam, functie en startdatum
- Achtergrond van de medewerker, bijvoorbeeld of iemand een uitkering ontving, langdurig werkloos was of een arbeidsbeperking heeft
- Aantal gewerkte uren of FTE in de rapportageperiode
- Berekende SROI-waarde op basis van de gehanteerde methodiek
- Cumulatieve voortgang ten opzichte van de totale contractverplichting
- Bewijsstukken die de inzet onderbouwen, zoals loonstroken, uitkeringsverklaringen of werkgeversverklaringen
Sommige opdrachtgevers werken met een vast rapportageformat of een digitaal portaal. Controleer dit altijd vooraf, zodat je rapportage direct aansluit bij de verwachtingen en je geen tijd verliest aan herstelwerk.
Hoe bereken je de SROI-waarde voor je rapportage?
De SROI-waarde bereken je door de loonkosten van ingezette medewerkers uit de SROI-doelgroep te vermenigvuldigen met de afgesproken wegingsfactor en dat bedrag af te zetten tegen de contractverplichting. De verplichting is doorgaans een percentage van de opdrachtsom, vaak tussen de 2% en 5%.
De berekening werkt in de meeste gevallen als volgt:
- Stel de totale opdrachtsom vast
- Bereken de SROI-verplichting op basis van het afgesproken percentage
- Tel de loonkosten op van alle ingezette medewerkers uit de doelgroep
- Pas de wegingsfactor toe die hoort bij de doelgroep van de betreffende medewerker
- Vergelijk het totaal met de verplichting
Verschillende doelgroepen hebben verschillende wegingsfactoren. Iemand met een grote afstand tot de arbeidsmarkt, zoals een langdurig werkzoekende met een arbeidsbeperking, telt zwaarder mee dan iemand die kortdurig werkloos was. De exacte wegingsfactoren staan beschreven in de SROI-methodiek die de opdrachtgever hanteert. Vraag dit document altijd op bij de start van een opdracht, zodat je de berekening correct uitvoert.
Hoe vaak moet je SROI-voortgang rapporteren aan een opdrachtgever?
De rapportagefrequentie voor SROI-voortgang is vastgelegd in het contract. De meest voorkomende frequenties zijn kwartaalrapportages en halfjaarlijkse rapportages, aangevuld met een eindrapportage bij afronding van de opdracht.
Sommige opdrachtgevers vragen alleen een eindverantwoording, maar dat is minder gebruikelijk bij langlopende contracten. Tussentijdse rapportages geven zowel jou als de opdrachtgever de mogelijkheid om bij te sturen als de voortgang achterblijft. Dat is in het belang van beide partijen: de opdrachtgever wil zeker zijn dat de verplichting wordt nagekomen, en jij wilt voorkomen dat je aan het einde van de opdracht een tekort moet compenseren.
Leg de rapportagedata bij de start van de opdracht vast in je eigen planning. Zo voorkom je dat een deadline je verrast en je op het laatste moment gegevens bij elkaar moet zoeken.
Welke bewijsstukken accepteert een opdrachtgever als SROI-bewijs?
Opdrachtgevers accepteren als SROI-bewijs doorgaans loonstroken, uitkeringsverklaringen van het UWV of de gemeente, arbeidscontracten, werkgeversverklaringen en urenstaten. Welke combinatie vereist is, staat in het contract of de bijbehorende SROI-handleiding.
De meest gevraagde bewijsstukken zijn:
- Uitkeringsverklaring van het UWV of de gemeente, waaruit blijkt dat de medewerker tot de SROI-doelgroep behoort
- Arbeidscontract of aanstellingsbrief
- Loonstroken over de rapportageperiode
- Urenstaten als de inzet op uurbasis wordt verantwoord
- Werkgeversverklaring bij detachering of inleen van personeel
Let op: bij ingehuurde medewerkers via een uitzendbureau of detacheringsbureau ligt de verantwoordelijkheid voor het aanleveren van bewijsstukken soms bij de derde partij. Maak hierover vooraf duidelijke afspraken, zodat je niet achter documenten aan hoeft te jagen vlak voor een rapportagedeadline.
Wat zijn veelgemaakte fouten in SROI-rapportages?
De meest voorkomende fouten in SROI-rapportages zijn het ontbreken van bewijsstukken, het verkeerd toepassen van wegingsfactoren, te laat rapporteren en het niet tijdig signaleren van medewerkers die tot de SROI-doelgroep behoren. Deze fouten leiden tot afkeuringen, bijbetalingen of boetes.
Andere fouten die regelmatig voorkomen:
- Medewerkers niet opgeven bij indiensttreding, waardoor je achteraf geen bewijs meer kunt aanleveren van de uitkeringssituatie op het moment van instroom
- Verkeerde doelgroepindeling, waardoor de wegingsfactor niet klopt en de berekende SROI-waarde afwijkt
- Onvolledige dossiers, waarbij wel een naam wordt opgegeven maar de bijbehorende bewijsstukken ontbreken
- Geen cumulatief overzicht, waardoor de opdrachtgever niet kan zien hoe de voortgang zich verhoudt tot de totale verplichting
- Rapporteren in een verkeerd format, wat leidt tot extra communicatie en vertraging
De meeste fouten zijn te voorkomen door de SROI-administratie structureel bij te houden en niet te wachten tot vlak voor een rapportagedeadline.
Welke tools of software helpen bij SROI-rapportage?
Tools die helpen bij SROI-rapportage zijn softwareplatformen die automatisch de achtergrond van nieuwe medewerkers in kaart brengen, de SROI-waarde berekenen en rapportages genereren op basis van actuele HR-data. Dit bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.
Een spreadsheet kan volstaan voor kleine opdrachten, maar bij grotere organisaties met meerdere medewerkers uit de SROI-doelgroep wordt handmatig bijhouden snel foutgevoelig. Gespecialiseerde software koppelt direct aan je HR- of salarissysteem, zodat nieuwe instroom automatisch wordt gesignaleerd en de benodigde gegevens al bij indiensttreding worden vastgelegd.
Hoe Codex helpt met SROI-rapportage
Wij ontzorgen organisaties volledig bij het naleven van hun SROI-verplichtingen. Ons platform brengt bij elke nieuwe indiensttreding automatisch de achtergrond van de medewerker in kaart, zodat je nooit een SROI-kans mist. Dat levert je het volgende op:
- Automatische signalering van medewerkers uit de SROI-doelgroep, al bij indiensttreding
- Directe koppeling met systemen zoals AFAS voor naadloze gegevensuitwisseling
- Overzichtelijke dashboards met actuele voortgang ten opzichte van je contractverplichting
- Kant-en-klare rapportages die je direct kunt aanleveren bij de opdrachtgever
- Veilige verwerking van gevoelige persoonsgegevens, conform ISO 27001 en AVG
Zo voorkom je bijbetalingen en boetes, en houd je altijd grip op je SROI-verantwoording. Wil je zien hoe dit werkt in de praktijk? Neem contact op voor een persoonlijk gesprek en een gratis demo.