Moet ik voor elke nieuwe medewerker een medewerkercheck uitvoeren?

Je bent niet verplicht om voor elke nieuwe medewerker een medewerkercheck uit te voeren, maar in veel situaties is het wel wettelijk verplicht of verstandig. Voor bepaalde functies en sectoren, zoals onderwijs, zorg en kinderopvang, is een medewerkercheck altijd vereist. Ook de Wet aanpak schijnconstructies verplicht werkgevers om specifieke gegevens te controleren bij alle nieuwe werknemers.

Wat is een medewerkercheck precies?

Een medewerkercheck is een verificatie van documenten, achtergrond en registraties van werknemers voordat zij in dienst treden. Dit omvat het controleren van identiteitsdocumenten, diploma’s, werkvergunningen, VOG’s en professionele registraties.

Er zijn verschillende soorten checks die je kunt uitvoeren. De basischeck bestaat uit identiteitsverificatie en het controleren van arbeidsrechtelijke documenten. Uitgebreidere checks kunnen referentieonderzoek, diplomaverificatie en screenings van beroepsregisters bevatten.

Werkgevers voeren medewerkerchecks uit om risico’s te beperken, compliance te waarborgen en de juiste persoon op de juiste plek te krijgen. Het voorkomt problemen achteraf en zorgt ervoor dat je voldoet aan wettelijke verplichtingen.

Wanneer ben je verplicht om een medewerkercheck uit te voeren?

Je bent wettelijk verplicht een medewerkercheck uit te voeren in specifieke sectoren en voor bepaalde functies. In de zorg moet je BIG-registraties controleren, in de kinderopvang is een PRK-registratie verplicht en voor onderwijzers is een VOG vereist.

De Wet aanpak schijnconstructies (WAS) verplicht alle werkgevers om te controleren of het salaris wordt gestort op een bankrekening die daadwerkelijk op naam van de werknemer staat. Dit geldt voor elke nieuwe medewerker, ongeacht de sector.

Voor functies waarbij wordt gewerkt met vertrouwelijke gegevens, kwetsbare personen, geld of waardevolle producten is vaak een VOG verplicht. Ook bij tijdelijke functies en vrijwilligerswerk kan een medewerkercheck noodzakelijk zijn.

Welke gegevens controleer je bij een nieuwe medewerker?

Bij een nieuwe medewerker controleer je altijd de identiteit via een geldig identiteitsbewijs. Daarnaast verifieer je het IBAN-nummer om te voldoen aan de WAS-wetgeving en controleer je eventuele werkvergunningen voor niet-EU-werknemers.

Afhankelijk van de functie controleer je ook:

• Diploma’s en certificaten via DUO-verificatie
• VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) voor risicovolle functies
• Beroepsregistraties zoals BIG, SKJ of PRK
• Referenties van vorige werkgevers
• KvK- en btw-nummers voor zelfstandigen

Voor internationale documenten worden meer dan 14.000 ID-documentvarianten uit 80+ landen geaccepteerd, inclusief face matching en liveness detection voor maximale veiligheid.

Hoe voer je een medewerkercheck correct uit?

Een correcte medewerkercheck volgt een systematische aanpak waarbij je alle relevante documenten verzamelt, verifieert en vastlegt. Begin met het opstellen van een checklist voor de specifieke functie en sector.

Volg deze stappen:

1. Verzamel alle benodigde documenten van de nieuwe medewerker.
2. Controleer de echtheid van identiteitsdocumenten.
3. Verifieer diploma’s aan de hand van de DUO-criteria (pdf-formaat, blauwe balk, certificering).
4. Vraag indien nodig een VOG aan bij Dienst Justis.
5. Controleer beroepsregistraties in de relevante databases.
6. Leg alle bevindingen vast in het personeelsdossier.

Zorg ervoor dat je alle checks uitvoert voordat de medewerker daadwerkelijk start. Bewaar alle documentatie volgens de AVG-richtlijnen en stel herinneringen in voor hercontroles waar nodig.

Hoe wij helpen met medewerkerchecks

Wij automatiseren het complete medewerkercheckproces door slimme koppelingen met je bestaande HR-software, zoals AFAS. Onze digitale robots voeren alle verificaties automatisch uit, van identiteitscontrole tot beroepsregistratiechecks.

Onze oplossing biedt:

• Automatische IBAN-verificatie volgens de WAS-wetgeving
• Geautomatiseerde VOG-aanvragen en -validatie
• Dagelijkse controles van BIG-, SKJ- en PRK-registraties
• Diplomaverificatie volgens de DUO-criteria
• Digitaal referentieonderzoek via portalen
• Een dashboardoverzicht van alle checkstatussen

Door deze automatisering voorkom je fouten, bespaar je tijd en waarborg je compliance. Je HR-team hoeft niet langer handmatig repeterende taken uit te voeren, terwijl je volledig op de hoogte blijft via overzichtelijke dashboards. Ontdek hoe wij jouw medewerkercheckproces kunnen optimaliseren.