Waarom zijn voor sommige soorten werk medewerkerchecks verplicht?
Medewerkerchecks zijn verplicht voor bepaalde beroepen waarbij veiligheid, vertrouwelijkheid of de bescherming van kwetsbare personen een rol speelt. De overheid heeft deze verplichting ingesteld voor sectoren zoals onderwijs, zorg, kinderopvang, beveiliging en overheidsfuncties. Voor deze functies moet je als werkgever veiligheidsonderzoeken uitvoeren voordat een medewerker aan de slag kan. Dit zorgt ervoor dat mensen die werken met kinderen, patiënten of vertrouwelijke informatie geschikt zijn voor hun functie.
Voor welke beroepen zijn medewerkerchecks wettelijk verplicht?
Verplichte personeelsscreening geldt voor functies waarbij werknemers toegang hebben tot kwetsbare personen, vertrouwelijke gegevens of goederen. De belangrijkste sectoren met wettelijke screeningverplichtingen zijn onderwijs, zorg, kinderopvang, beveiliging en overheid. Voor onderwijzers, gastouders en taxichauffeurs is een VOG volgens de wet altijd verplicht.
In de zorg moeten werkgevers voor elke nieuwe medewerker de BIG-registratie controleren. Het BIG-register voor Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg geeft duidelijkheid over de bevoegdheid van zorgverleners. Alleen met een geldige BIG-registratie mag een zorgverlener de wettelijk beschermde beroepstitel gebruiken.
Voor de kinderopvang is inschrijving in het Personenregister Kinderopvang (PRK) verplicht. Alle medewerkers die direct met kinderen werken, moeten zich registreren en koppelen aan hun organisatie. In de jeugdhulp geldt registratie bij Stichting Kwaliteitsregister Jeugd (SKJ) als verplicht voor hbo- en wo-opgeleiden die werken in complexe en risicovolle situaties.
Wat houdt een verplichte medewerkerscheck precies in?
Een verplichte medewerkerscheck bestaat uit verschillende onderdelen die afhangen van de functie en sector. De basis vormt altijd identiteitsverificatie, waarbij het identiteitsbewijs wordt gecontroleerd op echtheid. Daarnaast omvat screening meestal het aanvragen van een VOG, diplomacontrole en sectorspecifieke registratiecontroles.
De VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) toont aan dat iemands justitieel verleden geen bezwaar vormt voor de functie. Dienst Justis beoordeelt of er strafbare feiten zijn die een risico vormen voor de specifieke werkzaamheden. Dit speelt vooral bij functies met vertrouwelijke gegevens, kwetsbare personen, geld of waardevolle producten.
Voor diploma’s wordt de geldigheid gecontroleerd aan de hand van drie criteria van DUO. Het diploma moet een geldige pdf zijn met een blauwe certificeringsbalk. Bij papieren diploma’s moet het zijn afgedrukt op door DUO verstrekt waardepapier. Voor zzp’ers komen daar KvK-controle en VIES-btw-nummercontrole bij om te verifiëren dat ze daadwerkelijk een eigen onderneming hebben.
Hoe lang duurt het proces van verplichte personeelsscreening?
Het proces van verplichte personeelsscreening duurt gemiddeld 2 tot 6 weken, afhankelijk van de benodigde checks en de snelheid van externe instanties. Een VOG-aanvraag duurt meestal 2 tot 4 weken, terwijl BIG-registratiecontroles en diplomaverificatie binnen enkele dagen kunnen worden afgerond. Complexere veiligheidsonderzoeken voor overheidsfuncties nemen vaak 6 tot 12 weken in beslag.
De doorlooptijd wordt beïnvloed door verschillende factoren. Incomplete aanvragen vertragen het proces aanzienlijk, net als drukte bij Dienst Justis of andere uitvoerende instanties. Ook internationale diplomacontroles of buitenlandse strafbladen verlengen de procedure.
Je kunt het proces versnellen door alle benodigde documenten volledig en correct aan te leveren. Start tijdig met de aanvraag, idealiter zodra je een kandidaat hebt geselecteerd. Voor functies waarvoor je regelmatig mensen aanneemt, kun je standaardprocedures ontwikkelen die tijd besparen. Sommige checks kunnen parallel lopen, wat de totale doorlooptijd verkort.
Wat gebeurt er als een medewerker de verplichte check niet doorstaat?
Als een medewerker de verplichte check niet doorstaat, mag je deze persoon niet in dienst nemen voor de betreffende functie. Bij een negatieve VOG-beoordeling betekent dit dat Dienst Justis heeft vastgesteld dat het justitieel verleden een risico vormt. Voor BIG-registraties kan een afwijzing betekenen dat iemand niet bevoegd is om de functie uit te oefenen of dat er tuchtmaatregelen zijn opgelegd.
Juridisch ben je als werkgever beschermd wanneer je iemand niet aanneemt op basis van een negatieve screening. De wet verplicht je zelfs om deze checks uit te voeren. Je moet wel zorgvuldig omgaan met de informatie en deze niet gebruiken voor andere doeleinden dan waarvoor de check is uitgevoerd.
Alternatieven zijn beperkt bij wettelijk verplichte checks. Soms kun je iemand in een andere functie plaatsen waarvoor geen screeningverplichting geldt. Voor sommige registraties bestaan heraanvraagprocedures, maar dit duurt meestal maanden. Bij twijfel over een screeningresultaat kun je advies inwinnen bij juridische specialisten of brancheorganisaties.
Hoe we helpen met medewerkersscreening en compliance
Wij automatiseren het complete proces van verplichte medewerkerchecks door onze softwarerobots te koppelen aan je HR- en salarissystemen. Ons platform voert dagelijkse controles uit van VOG’s, BIG-registraties, SKJ- en PRK-inschrijvingen, identiteitsdocumenten en diploma’s, zonder handmatige tussenkomst van je HR-team.
Onze geautomatiseerde oplossing biedt:
- Directe koppeling met AFAS, Visma-Raet en andere HR-systemen
- Automatische VOG-aanvragen, inclusief validatie en declaratie
- Continue monitoring van BIG-registraties en tuchtmaatregelen
- Identiteitsverificatie met face matching en liveness detection
- Dashboardoverzicht van alle screeningstatussen en deadlines
- Geautomatiseerde reminders voor herregistraties en vervaldatums
Door repetitieve, tijdrovende werkzaamheden volledig te automatiseren, zorgen we ervoor dat je complianceverplichtingen foutloos worden nagekomen. Je bespaart tijd, voorkomt fouten en houdt altijd overzicht over de screeningstatus van al je medewerkers. Wil je weten hoe we jouw medewerkersscreening kunnen automatiseren? Neem dan contact met ons op voor een persoonlijk adviesgesprek.