Wanneer is de AGB verplicht?
Een AGB-code is verplicht voor alle zorgverleners en zorgaanbieders die willen declareren bij zorgverzekeraars in Nederland. Je hebt deze unieke identificatiecode nodig zodra je start met het verlenen van zorg, ongeacht of je als zelfstandige werkt of in dienst bent van een zorginstelling. Zonder geldige AGB-code kun je geen vergoedingen ontvangen van zorgverzekeraars.
Wat is een AGB-code en waarom bestaat deze?
Een AGB-code is een uniek identificatienummer dat elke zorgverlener en zorgaanbieder in Nederland krijgt toegewezen. AGB staat voor Algemeen GegevensBeheer en dient als digitaal paspoort in de zorgwereld. Deze code zorgt ervoor dat zorgverzekeraars precies weten wie welke zorg heeft geleverd en kunnen controleren of deze persoon daartoe bevoegd is.
Het systeem werd ingevoerd om fraude tegen te gaan en de kwaliteit van zorg te waarborgen. Door elke zorgverlener een unieke code te geven, kunnen zorgverzekeraars gemakkelijk verifiëren of declaraties legitiem zijn. Dit beschermt zowel patiënten als het zorgstelsel tegen onbevoegde zorgverlening.
De AGB-code bevat informatie over je specialisme, praktijklocatie en bevoegdheden. Hierdoor weten zorgverzekeraars direct welke behandelingen je mag uitvoeren en tegen welke tarieven je kunt declareren.
Voor welke zorgverleners is een AGB-code verplicht?
Een AGB-code is verplicht voor alle zorgverleners die rechtstreeks willen declareren bij zorgverzekeraars. Dit geldt voor huisartsen, specialisten, fysiotherapeuten, psychologen, tandartsen, apothekers en verloskundigen. Ook zorgaanbieders zoals ziekenhuizen, klinieken, zorginstellingen en praktijkcentra hebben een eigen AGB-code nodig.
Zelfstandige zorgverleners hebben altijd een persoonlijke AGB-code nodig, zelfs als ze tijdelijk ergens anders werken. Zorgverleners in loondienst kunnen meestal declareren via de AGB-code van hun werkgever, maar sommigen hebben ook een persoonlijke code nodig voor specifieke behandelingen.
Uitzonderingen zijn er voor zorgverleners die uitsluitend privé werken en nooit declareren bij zorgverzekeraars. Zij hoeven geen AGB-code aan te vragen, maar kunnen dan ook geen vergoedingen claimen uit de basisverzekering of aanvullende verzekeringen.
Wanneer moet je je AGB-code aanvragen?
Je moet je AGB-code aanvragen voordat je start met het verlenen van zorg waarvoor je wilt declareren. Het aanvraagproces duurt meestal 6 tot 8 weken, dus begin ruim op tijd. Wacht niet tot je eerste patiënt op de stoep staat, want zonder geldige AGB-code kun je geen declaraties indienen.
Voor pas afgestudeerde zorgverleners geldt: vraag je AGB-code aan zodra je je diploma hebt en je BIG-registratie rond is. Voor zorgverleners die van werkgever wisselen of een eigen praktijk starten, is het verstandig om de aanvraag te doen zodra deze plannen concreet worden.
Bij verhuizing naar een andere praktijklocatie moet je je AGB-code laten wijzigen. Dit kan meestal sneller dan een nieuwe aanvraag, maar plan ook hier enkele weken voor in. Late aanvragen kunnen leiden tot vertraging in je declaraties en daarmee tot cashflowproblemen.
Hoe vraag je een AGB-code aan?
Je vraagt een AGB-code aan via het online portaal van Vektis, de organisatie die AGB-codes beheert. Log in op hun website en vul het aanvraagformulier volledig in. Je hebt je BIG-registratienummer, KVK-uittreksel (voor zelfstandigen), identiteitsbewijs en diploma’s nodig.
Het proces bestaat uit meerdere stappen: registratie van je gegevens, uploaden van documenten, betaling van de aanvraagkosten en verificatie door Vektis. Zij controleren of je bevoegd bent om de zorg te verlenen waarvoor je de code aanvraagt.
Na goedkeuring ontvang je je AGB-code per e-mail. Bewaar deze goed en zorg dat alle systemen in je praktijk of instelling correct zijn ingesteld met dit nummer. Fouten in je AGB-code leiden tot afgewezen declaraties.
Wat gebeurt er als je geen AGB-code hebt?
Zonder geldige AGB-code kun je niet declareren bij zorgverzekeraars, wat betekent dat je geen vergoedingen ontvangt voor geleverde zorg. Patiënten moeten dan zelf de volledige kosten betalen en kunnen deze meestal niet terugkrijgen van hun verzekeraar.
Dit heeft grote financiële gevolgen voor je praktijk of instelling. Zorgverzekeraars wijzen alle declaraties zonder geldige AGB-code automatisch af. Ook achteraf indienen van declaraties met een nieuwe AGB-code is meestal niet mogelijk voor zorg die eerder is geleverd.
Daarnaast loop je het risico dat toezichthouders zoals de IGJ vragen stellen over je praktijkvoering. Werken zonder AGB-code terwijl deze wel verplicht is, kan worden gezien als onzorgvuldig handelen en gevolgen hebben voor je registratie.
Hoe wij helpen met AGB-administratie
Wij ondersteunen zorgverleners bij het beheren van AGB-codes in hun administratie door geautomatiseerde controles en koppelingen met zorgsystemen. Onze software controleert automatisch of alle medewerkers een geldige AGB-registratie hebben en waarschuwt tijdig voor verlopen registraties.
Onze oplossing biedt:
- Automatische verificatie van AGB-codes bij nieuwe medewerkers
- Koppelingen met bestaande HR- en salarissystemen zoals AFAS
- Tijdige waarschuwingen voor verlopende registraties
- Compliance-ondersteuning voor zorgadministratie
- Dashboard voor overzicht van alle medewerkersregistraties
Door deze automatisering voorkom je dat medewerkers onbevoegd zorg verlenen en zorg je ervoor dat alle declaraties correct worden verwerkt. Daarnaast bieden we uitgebreide medewerkerchecks om de volledige compliance van je zorgorganisatie te waarborgen. Neem contact met ons op om te ontdekken hoe wij jouw zorgadministratie kunnen optimaliseren.