Welke medewerkerchecks op het gebied van registraties zijn er?

Medewerkerchecks op registraties zijn verificaties waarbij je als werkgever de gegevens van je medewerkers controleert aan de hand van officiële databases en registers. Deze checks omvatten onder andere VOG-aanvragen, uittreksels uit de BRP, diploma­verificatie en professionele registraties. Je kunt hiermee de identiteit, achtergrond en kwalificaties van nieuwe en bestaande medewerkers verifiëren om compliance te waarborgen en risico’s te beperken.

Wat zijn medewerkerchecks op registraties precies?

Medewerkerchecks op registraties zijn geautomatiseerde verificaties waarbij werkgevers de gegevens van medewerkers controleren aan de hand van officiële overheidsregisters en databases. Deze checks helpen je om de identiteit, achtergrond, kwalificaties en betrouwbaarheid van je personeel te verifiëren voordat zij in dienst treden of tijdens het dienstverband.

Voor HR-professionals zijn deze checks belangrijk omdat ze juridische risico’s verkleinen en compliance waarborgen. Je kunt bijvoorbeeld controleren of iemand daadwerkelijk het diploma heeft dat op zijn of haar cv staat, of het identiteitsbewijs echt is en of er geen bezwaren zijn vanuit justitieel oogpunt voor de specifieke functie.

De informatie die je uit verschillende registraties kunt verkrijgen, varieert per type check. Van identiteitsverificatie tot professionele registraties zoals BIG-nummers voor zorgpersoneel: elke check geeft je specifieke zekerheid over verschillende aspecten van je medewerker. Dit helpt je om weloverwogen beslissingen te nemen bij personeelsselectie en -beheer.

Welke soorten registratiechecks kun je uitvoeren bij nieuwe medewerkers?

Identiteitsverificatie is de meest basale check, waarbij het identiteitsbewijs wordt gecontroleerd op echtheid. Moderne systemen kunnen ruim 14.000 varianten van identiteitsdocumenten uit meer dan 80 landen automatisch uitlezen, inclusief Face Matching en Liveness Detection voor maximale veiligheid.

Een VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) toont aan dat iemands justitiële verleden geen bezwaar vormt voor de specifieke functie. Voor bepaalde beroepen, zoals onderwijzers, gastouders en taxichauffeurs, is een VOG wettelijk verplicht. Voor andere functies kun je als werkgever zelf beslissen of je een VOG vereist.

Bij diplomaverificatie wordt de geldigheid automatisch gecontroleerd op basis van drie criteria die DUO stelt. Het diploma moet als pdf worden aangeleverd met een blauwe certificeringsbalk van DUO. Papieren diploma’s zijn alleen geldig als ze op door DUO verstrekt waardepapier zijn afgedrukt.

Voor zzp’ers kun je KvK- en VIES-btw-checks uitvoeren. Deze controleren of de zelfstandige daadwerkelijk geregistreerd staat bij de Kamer van Koophandel en een geldig btw-nummer heeft in het Europese VIES-systeem. Dit helpt bij het voorkomen van schijnconstructies.

Daarnaast zijn er professionele registraties, zoals BIG-nummers voor zorgprofessionals, AGB-codes voor zorgverleners of specifieke branchegerichte certificeringen die relevant zijn voor jouw sector.

Wanneer mag je welke medewerkerchecks uitvoeren?

Je mag medewerkerchecks alleen uitvoeren wanneer er een gerechtvaardigd belang is en de check proportioneel is voor de functie. De AVG vereist dat je een duidelijke rechtsgrond hebt, meestal gebaseerd op gerechtvaardigd belang of wettelijke verplichting.

Voor bepaalde functies zijn checks wettelijk verplicht. Een VOG is bijvoorbeeld verplicht voor onderwijspersoneel, kinderopvangmedewerkers, taxichauffeurs en beveiligingspersoneel. In de zorg zijn BIG-registraties vaak vereist voor medisch personeel.

Bij vrijwillige checks moet je kunnen aantonen waarom de check nodig is voor de functie. Voor een financiële functie kun je een VOG rechtvaardigen vanwege het werken met geld. Voor een IT-functie met toegang tot persoonsgegevens kun je identiteitsverificatie en diplomacontrole rechtvaardigen.

Je moet medewerkers altijd vooraf informeren over welke checks je uitvoert en waarom. Zij hebben het recht om te weten welke gegevens je verzamelt en hoe je deze gebruikt. Bewaar de resultaten alleen zolang dat nodig is en zorg voor adequate beveiliging van de gegevens.

Let erop dat je geen discriminatie pleegt. Checks moeten voor alle kandidaten in vergelijkbare functies op gelijke wijze worden toegepast. Je mag niet selectief controleren op basis van afkomst, leeftijd of andere beschermde kenmerken.

Hoe vraag je registratie-uittreksels aan voor je medewerkers?

Voor een VOG-aanvraag ga je naar justis.nl of naar het gemeentehuis. Je hebt een ingevuld aanvraagformulier nodig, een kopie van het identiteitsbewijs van de medewerker en de juiste screeningsprofiel- of screeningscode voor de functie. De kosten bedragen ongeveer € 41 en de doorlooptijd is meestal 2 tot 4 weken.

Een uittreksel uit de BRP (voorheen GBA) vraag je aan bij de gemeente waar de persoon staat ingeschreven. Dit kan online via MijnOverheid of bij het gemeenteloket. Je hebt een geldig identiteitsbewijs en eventueel een machtiging nodig. De kosten zijn ongeveer € 14 en je ontvangt het uittreksel meestal binnen enkele werkdagen.

Voor diplomaverificatie kun je DiplomaScan gebruiken via DUO. Upload het diploma als pdf en het systeem controleert automatisch de echtheid via de digitale certificering. Dit proces duurt meestal enkele minuten tot enkele uren.

KvK-uittreksels vraag je aan via kvk.nl. Je kunt online zoeken op bedrijfsnaam of KvK-nummer. Een basisuittreksel is gratis; uitgebreidere informatie kost enkele euro’s. De informatie is direct beschikbaar.

Voor professionele registraties, zoals BIG-nummers, ga je naar de betreffende registerwebsite. De meeste zijn gratis te raadplegen en geven direct informatie over de geldigheid van de registratie.

Houd er rekening mee dat je voor de meeste aanvragen toestemming of een machtiging van de medewerker nodig hebt. Plan de aanvragen ruim vóór de gewenste startdatum om vertragingen te voorkomen.

Hoe wij helpen met medewerkerchecks op registraties

Wij automatiseren het complete proces van medewerkerchecks door ons platform te koppelen aan AFAS en diverse overheidsregisters. Digitale robots voeren alle verificaties automatisch uit, van identiteitscontrole tot diplomaverificatie en VOG-aanvragen.

Onze oplossing biedt concrete voordelen:

• Volledige automatisering – geen handmatige invoer meer, alles wordt automatisch verwerkt
• Real-time verificatie – identiteitsdocumenten worden direct gecontroleerd op echtheid met Face Matching
• Compliance monitoring – automatische herinneringen voor herhaalde checks, zoals VOG-verlengingen
• Directe AFAS-integratie – alle resultaten worden automatisch opgeslagen in het personeelsdossier
• Dashboardoverzicht – realtimestatus van alle lopende checks in één overzicht

Het platform ondersteunt meer dan 14.000 identiteitsdocumenten uit meer dan 80 landen en integreert naadloos met systemen zoals AFAS, Visma | Raet en Nmbrs. Door deze automatisering bespaar je tijd, voorkom je fouten en waarborg je volledige compliance.

Wil je weten hoe wij jouw HR-processen kunnen optimaliseren? Neem contact met ons op voor een persoonlijke demonstratie van onze medewerkercheckoplossing.