Hoe kunt u voldoen aan de SROI, zonder onnodige administratieve lasten?
Je kunt voldoen aan de SROI-verplichting zonder onnodige administratieve lasten door de benodigde gegevens rechtstreeks uit je bestaande HR- en salarisadministratie te halen en het registratieproces zoveel mogelijk te automatiseren. Organisaties die dit slim aanpakken, combineren geautomatiseerde signalering bij indiensttreding met een overzichtelijk dashboard voor rapportage. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over SROI-compliance, van de concrete verplichtingen tot de keuze voor de juiste softwareoplossing.
Wat verplicht de SROI-eis organisaties concreet te doen?
De SROI-verplichting voor overheidsopdrachten houdt in dat organisaties die een overheidsopdracht uitvoeren, een afgesproken percentage van de opdrachtsom investeren in maatschappelijke waarde. Concreet betekent dit dat je een deel van de opdracht invult door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een werk- of ontwikkelkans te bieden. Decentrale overheden zoals gemeenten, waterschappen en Rijkswaterstaat leggen deze eis op aan hun leveranciers.
De SROI-doelgroep bestaat uit mensen die langdurig werkloos zijn, jongeren zonder startkwalificatie, gedeeltelijk arbeidsongeschikten en mensen met een uitkering die al langere tijd buiten het arbeidsproces staan. Elke opdrachtgever kan de exacte invulling en het vereiste percentage zelf bepalen, wat betekent dat de eisen per opdracht kunnen verschillen.
Naast de wettelijke verplichting bij aanbestedingen kiezen sommige organisaties er ook voor om zelf SROI-doelstellingen te formuleren als onderdeel van hun beleid rondom maatschappelijk verantwoord ondernemen. In dat geval gelden dezelfde registratie- en rapportage-eisen, maar stel je de normen intern vast.
Waarom leidt SROI-registratie zo vaak tot extra administratieve druk?
SROI-registratie leidt tot extra administratieve lasten omdat de benodigde informatie verspreid ligt over meerdere systemen en afdelingen. HR, salarisadministratie en inkoop beschikken elk over een deel van de relevante gegevens, maar die worden zelden automatisch samengebracht voor SROI-rapportage. Het handmatig verzamelen, controleren en aantonen van deze gegevens kost daardoor onevenredig veel tijd.
Een tweede oorzaak is dat de uitkeringssituatie van medewerkers bij indiensttreding niet altijd direct zichtbaar is. Organisaties moeten actief navragen of een nieuwe medewerker tot de SROI-doelgroep behoort, wat gevoelig ligt en niet altijd soepel verloopt. Zonder geautomatiseerde signalering blijven kansen onbenut en moet je achteraf alsnog bewijs verzamelen.
Daar komt bij dat opdrachtgevers verschillende formats en rapportage-eisen hanteren. Wat voor de ene gemeente volstaat, is voor een ander waterschap onvoldoende. Wie meerdere overheidsopdrachten tegelijk uitvoert, moet dus meerdere registratiesystemen bijhouden, wat de administratieve druk verder vergroot.
Welke gegevens uit de HR- en salarisadministratie zijn relevant voor SROI?
Voor SROI-rapportage zijn gegevens relevant die aantonen dat een medewerker tot de doelgroep behoort en daadwerkelijk werkzaam is geweest tijdens de uitvoering van de opdracht. De meest gebruikte gegevens zijn de uitkeringssituatie bij indiensttreding, het arbeidscontract, de gewerkte uren en de functie of afdeling die aan de opdracht is gekoppeld.
Concreet gaat het om de volgende categorieën informatie:
- Uitkeringshistorie of -situatie bij indiensttreding (WW, bijstand, WIA)
- Contractvorm en startdatum van het dienstverband
- Gewerkte uren per periode, gekoppeld aan de betreffende opdracht
- Functieomschrijving en afdeling
- Eventuele arbeidsbeperking of indicatie vanuit UWV of gemeente
Deze gegevens zijn in de meeste gevallen al aanwezig in de HR- en salarisadministratie, maar worden zelden automatisch gecombineerd voor SROI-doeleinden. Juist die koppeling maakt het verschil tussen een arbeidsintensief handmatig proces en een gestroomlijnde rapportage.
Hoe kan automatisering de SROI-rapportage vereenvoudigen?
Automatisering vereenvoudigt SROI-rapportage door relevante gegevens bij indiensttreding direct te signaleren en te registreren, zonder dat medewerkers dit handmatig hoeven bij te houden. Een geautomatiseerd systeem controleert de achtergrond van nieuwe instromers via koppelingen met overheidsregisters en legt de uitkomsten vast in een centraal dashboard dat altijd actueel is.
De grootste winst zit in het moment van signalering. Als je al bij de poort weet of een nieuwe medewerker tot de SROI-doelgroep behoort, kun je die persoon direct opvoeren in je registratie. Je hoeft achteraf geen bewijs meer te verzamelen en loopt geen kansen mis. Dit voorkomt ook situaties waarbij je aan het einde van een opdracht tekortkomt en zelf bedragen moet bijbetalen of een boete riskeert.
Automatisering helpt ook bij het genereren van rapportages in het format dat de opdrachtgever vereist. In plaats van elke keer opnieuw gegevens te exporteren en handmatig samen te stellen, haal je de benodigde informatie rechtstreeks uit het systeem. Dat bespaart tijd en verkleint de kans op fouten.
Wanneer is een gespecialiseerde SaaS-oplossing de juiste keuze voor SROI?
Een gespecialiseerde SaaS-oplossing is de juiste keuze voor SROI wanneer je organisatie meerdere overheidsopdrachten tegelijk uitvoert, regelmatig nieuwe medewerkers instromen of te maken heeft met wisselende eisen van verschillende opdrachtgevers. In die situaties is handmatige registratie niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig en moeilijk schaalbaar.
Voor organisaties met meer dan 250 medewerkers geldt bovendien dat de hoeveelheid data al snel te groot wordt om handmatig te beheren. Een SaaS-platform dat naadloos koppelt met je bestaande HR- en salarissystemen zorgt ervoor dat gegevens automatisch worden gesynchroniseerd en dat je altijd een actueel overzicht hebt van je SROI-prestaties.
Een gespecialiseerde oplossing is ook relevant wanneer compliance een hoge prioriteit heeft. Denk aan organisaties in de zorg, kinderopvang of het onderwijs, waar zowel de SROI-verplichting als de AVG-eisen strikt worden gehandhaafd. Een ISO 27001-gecertificeerde omgeving biedt dan de zekerheid dat gevoelige persoonsgegevens veilig worden verwerkt.
Hoe blijft u compliant als SROI-eisen per opdrachtgever verschillen?
Je blijft compliant bij wisselende SROI-eisen door een centrale registratie bij te houden die flexibel genoeg is om per opdracht andere parameters in te stellen. De kern is dat je de basisgegevens over je medewerkers en hun doelgroepstatus altijd beschikbaar hebt, zodat je die snel kunt vertalen naar het format of percentage dat een specifieke opdrachtgever vereist.
Praktisch betekent dit dat je per opdracht vastlegt welk SROI-percentage geldt, welke medewerkers aan die opdracht zijn gekoppeld en welke doelgroepen de opdrachtgever erkent. Sommige opdrachtgevers hanteren bredere definities van de doelgroep dan andere, wat invloed heeft op wie je mag meetellen.
Regelmatige tussentijdse controles helpen je om op tijd bij te sturen. Als je halverwege een opdracht ziet dat je achterloopt op je SROI-doelstelling, kun je nog actie ondernemen. Wacht je tot het einde, dan zijn je opties beperkt en loop je het risico op financiële consequenties.
Hoe wij je helpen met SROI-compliance
Wij ontzorgen organisaties volledig bij het naleven van de SROI-verplichting, van signalering tot rapportage. Ons platform koppelt met je bestaande HR- en salarissystemen, zoals AFAS, en brengt bij elke nieuwe indiensttreding automatisch de uitkeringssituatie in kaart. Zo weet je al bij de poort of een nieuwe medewerker tot de SROI-doelgroep behoort en kun je die direct opvoeren in je registratie.
Wat wij concreet voor je doen:
- Automatische signalering van SROI-doelgroepmedewerkers bij indiensttreding
- Overzichtelijk dashboard met actuele SROI-prestaties per opdracht
- Rapportages die aansluiten op de eisen van verschillende opdrachtgevers
- Naadloze koppeling met systemen zoals AFAS via API-integraties
- Veilige verwerking van persoonsgegevens in een ISO 27001-gecertificeerde omgeving
- Tijdige signalering zodat je kunt bijsturen voordat een opdracht afloopt
Zo voorkom je boetes, mis je geen werkgeversvoordelen en houd je de administratieve lasten zo laag mogelijk. Wil je ook profiteren van een PSO-certificering voor maatschappelijk ondernemen? Wil je zien hoe dit werkt voor jouw organisatie? Neem contact op voor een persoonlijk gesprek en een gratis demo.