Hoe ondersteunt Codex bij Social Return on Investment (SROI)?
We ondersteunen organisaties volledig bij het naleven van hun Social Return on Investment verplichting (SROI). Dat doen we door bij elke nieuwe indiensttreding automatisch de uitkeringssituatie van medewerkers in kaart te brengen en deze gegevens direct beschikbaar te stellen via een overzichtelijk dashboard. Zo weet je altijd waar je staat en kun je tijdig bijsturen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over SROI, van verplichtingen bij aanbestedingen tot veelgemaakte fouten in de verantwoording.
Wat zijn de verplichtingen rondom SROI bij aanbestedingen?
Bij aanbestedingen door decentrale overheden, zoals gemeenten, waterschappen en Rijkswaterstaat, geldt vaak een SROI-verplichting. Dit betekent dat leveranciers een deel van de opdrachtsom moeten investeren in maatschappelijke waarde, concreet door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een kans te geven binnen hun organisatie, zolang de overheidsopdracht loopt.
De hoogte van de SROI-verplichting verschilt per opdrachtgever en per aanbesteding. Sommige opdrachtgevers hanteren een percentage van de opdrachtsom, anderen werken met een minimumaantal uren of arbeidsplaatsen. De verplichting geldt voor de looptijd van het contract en moet periodiek worden verantwoord.
Naast de wettelijke verplichtingen bij aanbestedingen kiezen steeds meer organisaties er ook zelf voor om SROI-doelstellingen te formuleren, als onderdeel van hun beleid rondom maatschappelijk verantwoord ondernemen. In dat geval stel je als organisatie zelf de normen vast en leg je intern verantwoording af.
Wie niet voldoet aan de SROI-verplichting, riskeert financiële consequenties: van bedragen die je zelf moet bijbetalen tot boetes die de opdrachtgever oplegt. Tijdige registratie en monitoring zijn daarom geen bijzaak, maar een vast onderdeel van contractbeheer.
Hoe wordt SROI-prestatie gemeten en aangetoond?
SROI-prestatie wordt gemeten door het aandeel medewerkers met een kwetsbare arbeidsmarktpositie te berekenen ten opzichte van de totale inzet op een opdracht. Dit percentage, ook wel de directe sociale bijdrage genoemd, vormt de basis voor de verantwoording richting de opdrachtgever.
Om de prestatie aan te tonen, heb je betrouwbare registraties nodig van de achtergrond van ingestroomde medewerkers. Denk aan informatie over uitkeringssituatie, arbeidsbeperking of afstand tot de arbeidsmarkt op het moment van indiensttreding. Deze gegevens moeten aantoonbaar en controleerbaar zijn.
In de praktijk vraagt de opdrachtgever periodiek om een rapportage. Die rapportage bevat doorgaans:
- Een overzicht van de ingezette medewerkers die tot de SROI-doelgroep behoren
- De gewerkte uren of het percentage van de opdrachtsom dat is ingevuld
- Onderbouwende documentatie per medewerker, zoals een verklaring van de uitkeringsinstantie
Hoe strikter de opdrachtgever toetst, hoe belangrijker het is dat je registraties volledig en actueel zijn. Ontbrekende of verouderde gegevens leiden al snel tot discussie over de daadwerkelijk behaalde SROI-prestatie.
Welke doelgroepen tellen mee voor SROI-invulling?
Voor SROI tellen medewerkers mee die een afstand tot de arbeidsmarkt hebben of hadden op het moment van indiensttreding. De meest voorkomende doelgroepen zijn langdurig werkzoekenden, jongeren zonder startkwalificatie, gedeeltelijk arbeidsongeschikten en mensen met een uitkering die al langere tijd buiten het arbeidsproces staan.
Binnen de Prestatieladder Socialer Ondernemen PSO certificering worden verschillende doelgroepen onderscheiden, elk met een eigen wegingsfactor. Die wegingsfactor bepaalt hoe zwaar een medewerker meetelt in de berekening van de directe sociale bijdrage. Een medewerker met een zwaardere arbeidsbeperking telt daardoor zwaarder mee dan iemand die kortdurend werkloos was.
De doelgroepen die in de praktijk het meest voorkomen, zijn:
- Mensen met een WIA-, Wajong- of bijstandsuitkering
- Jongeren tot 27 jaar zonder startkwalificatie of met een grote afstand tot de arbeidsmarkt
- Langdurig werkzoekenden (langer dan een jaar zonder werk)
- Mensen met een arbeidsbeperking die onder de Participatiewet vallen
Het is belangrijk om bij indiensttreding direct vast te stellen of een nieuwe medewerker tot een van deze doelgroepen behoort. Achteraf reconstrueren is lastig en leidt vaak tot incomplete dossiers.
Hoe koppelt Codex HR- en salarisdata aan SROI-registratie?
Wij koppelen HR- en salarisdata aan SROI-registratie door bij elke nieuwe indiensttreding automatisch de uitkeringssituatie van de medewerker in kaart te brengen. Via ons platform signaleren we al bij de poort of een instromende medewerker tot de SROI-doelgroep behoort, zodat deze direct kan worden opgevoerd in de PSO-registratie.
Dit werkt via slimme koppelingen met systemen zoals AFAS en overheidsregisters. Zodra een nieuwe medewerker instroomt in het HR- of salarissysteem, controleert ons platform automatisch de relevante achtergrondgegevens. Je hoeft dit niet handmatig na te gaan of apart bij te houden.
De resultaten zijn direct zichtbaar in een overzichtelijk dashboard, waar je per medewerker, per opdracht en per periode kunt zien hoe je SROI-invulling ervoor staat. Zo kun je:
- In één oogopslag zien of je op koers ligt met je SROI-verplichting
- Tijdig bijsturen als de invulling achterblijft
- Rapportages genereren die direct bruikbaar zijn voor de verantwoording richting de opdrachtgever
Omdat ons platform ISO 27001-gecertificeerd is, verloopt de verwerking van gevoelige persoonsgegevens volledig in lijn met de AVG en de geldende beveiligingsnormen.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij SROI-verantwoording?
De meest voorkomende fout bij SROI-verantwoording is dat organisaties pas achteraf proberen te reconstrueren welke medewerkers tot de doelgroep behoorden. Op dat moment ontbreekt vaak de benodigde documentatie, waardoor de prestatie niet volledig kan worden aangetoond en de opdrachtgever de opgave niet accepteert.
Andere fouten die regelmatig voorkomen, zijn:
- Onvolledige dossiers: Geen of verouderde verklaringen van uitkeringsinstanties, waardoor de doelgroepstatus niet aantoonbaar is
- Verkeerde wegingsfactoren: Medewerkers worden ingedeeld in de verkeerde doelgroep, waardoor de berekening van de directe sociale bijdrage onjuist uitvalt
- Te late signalering: De SROI-verplichting wordt pas opgepakt als de opdrachtgever erom vraagt, in plaats van continu te monitoren
- Geen koppeling met HR-processen: SROI-registratie staat los van de reguliere instroom, waardoor nieuwe medewerkers niet automatisch worden beoordeeld op doelgroepstatus
- Onderschatting van de administratieve last: Organisaties denken dat SROI-verantwoording eenvoudig is, totdat ze merken hoeveel handmatig werk er bij komt kijken
Al deze fouten zijn te voorkomen door SROI-registratie te integreren in het reguliere HR-instroomproces en te werken met geautomatiseerde controles die direct bij indiensttreding worden uitgevoerd.
Wanneer is een geautomatiseerde SROI-oplossing zinvol?
Een geautomatiseerde SROI-oplossing is zinvol zodra je als organisatie regelmatig te maken hebt met aanbestedingen waarbij een social return-verplichting geldt, of wanneer je meerdere opdrachten tegelijk uitvoert waarvoor je afzonderlijk verantwoording moet afleggen. Hoe meer opdrachten en medewerkers, hoe groter de administratieve last van handmatige registratie.
Voor organisaties met meer dan 250 medewerkers is de kans groot dat er continu nieuwe mensen instromen, verspreid over meerdere contracten en opdrachtgevers. Handmatig bijhouden welke medewerkers tot de SROI-doelgroep behoren en per opdracht de juiste rapportage samenstellen, kost veel tijd en vergroot het risico op fouten.
Een geautomatiseerde aanpak is ook relevant als:
- Je opdrachtgevers strikt toetsen en gedetailleerde verantwoording verwachten
- Je al werkt met een HR- of salarissysteem zoals AFAS en de SROI-registratie naadloos wilt integreren
- Je als organisatie zelf SROI-doelstellingen hebt geformuleerd en intern wilt rapporteren
- Je het risico op boetes of bijbetalingen wilt uitsluiten
Kortom: zodra SROI meer is dan een incidentele verplichting en een structureel onderdeel wordt van je bedrijfsvoering, loont het om dit proces te automatiseren.
Hoe wij helpen bij SROI-administratie en verantwoording
Wij ontzorgen organisaties volledig bij het naleven van hun SROI-verplichting, van registratie tot rapportage. Ons platform koppelt direct met je HR- en salarissysteem en brengt bij elke nieuwe indiensttreding automatisch de uitkeringssituatie in kaart. Zo weet je altijd wie tot de SROI-doelgroep behoort, zonder dat je dit handmatig hoeft na te gaan.
Wat we concreet voor je doen:
- Automatisch signaleren van SROI-doelgroepmedewerkers bij indiensttreding
- Directe koppeling met systemen zoals AFAS voor naadloze gegevensuitwisseling
- Overzichtelijk dashboard met actuele inzichten per opdracht en per periode
- Kant-en-klare rapportages die je direct kunt gebruiken voor verantwoording richting de opdrachtgever
- Tijdige signalering als je SROI-invulling achterblijft, zodat je kunt bijsturen
- ISO 27001-gecertificeerde verwerking van gevoelige persoonsgegevens, volledig conform de AVG
Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij SROI? Neem contact op voor een demo voor een persoonlijk gesprek en een gratis demo.