Op welke manieren kun je als bedrijf SROI praktisch invullen?

Als bedrijf kun je SROI praktisch invullen voor bedrijven door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een (ontwikkel)kans te bieden binnen je organisatie, bijvoorbeeld via een dienstverband, stage, werkervaringsplaats of opleiding. Welke invulling het beste past, hangt af van de eisen in je aanbesteding en de mogelijkheden binnen je eigen organisatie. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over SROI invullen, meten en borgen.

Welke concrete invullingen van SROI zijn het meest gebruikelijk?

De meest gebruikelijke invullingen van SROI zijn het in dienst nemen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, het aanbieden van stageplekken of werkervaringsplaatsen, en het verzorgen van opleidingstrajecten voor kwetsbare doelgroepen. Deze vormen tellen mee als directe sociale bijdrage en worden het vaakst geaccepteerd door opdrachtgevers.

De SROI-doelgroep bestaat uit mensen die moeite hebben om op eigen kracht werk te vinden. Denk aan langdurig werkzoekenden, jongeren zonder startkwalificatie, gedeeltelijk arbeidsongeschikten en mensen met een uitkering die al langere tijd buiten het arbeidsproces staan. Decentrale overheden zoals gemeenten, waterschappen en Rijkswaterstaat vragen hun leveranciers om juist deze groep een kans te geven.

Naast directe indiensttreding zijn er ook indirecte vormen van SROI invullen die door sommige opdrachtgevers worden geaccepteerd:

• Inkoop bij sociale ondernemingen of bedrijven met een PSO-keurmerk
• Donaties aan erkende maatschappelijke organisaties
• Detachering van mensen vanuit een SW-bedrijf of re-integratiebureau
• Begeleiding en coaching van kwetsbare medewerkers door eigen personeel

Welke vormen meetellen, staat altijd beschreven in de aanbestedingsdocumenten. Lees deze goed door voordat je een invulling kiest, want niet elke opdrachtgever accepteert dezelfde categorieën.

Wanneer ben je als bedrijf verplicht om SROI toe te passen?

Een SROI-verplichting geldt voor bedrijven die een overheidsopdracht uitvoeren waarbij de opdrachtgever social return als eis heeft opgenomen. Dit is het geval bij aanbestedingen van decentrale overheden zoals gemeenten, provincies, waterschappen en uitvoeringsorganisaties als Rijkswaterstaat. De verplichting is van kracht zolang de opdracht loopt.

De drempelwaarde en het percentage verschillen per opdrachtgever. Veel gemeenten hanteren een SROI-percentage van vijf procent van de loonsom of opdrachtwaarde, maar dit kan hoger of lager liggen afhankelijk van het beleid. Sommige opdrachtgevers stellen de eis pas bij opdrachten boven een bepaalde waarde, bijvoorbeeld boven de 250.000 euro.

Naast de wettelijke verplichting bij aanbestedingen kunnen bedrijven ook zelf kiezen om SROI-doelstellingen te formuleren. Organisaties die maatschappelijk verantwoord ondernemen hoog in het vaandel hebben staan, stellen soms intern eisen aan hun eigen sociale bijdrage, los van een aanbestedingsverplichting. Dit versterkt ook de positie bij toekomstige aanbestedingen, omdat een PSO-keurmerk voor socialer ondernemen of aantoonbare sociale bijdrage steeds vaker als gunningscriterium wordt meegewogen.

Hoe bereken en registreer je SROI-prestaties correct?

SROI-prestaties bereken je door het aantal gewerkte uren of de loonwaarde van medewerkers uit de doelgroep te koppelen aan het afgesproken percentage van de opdrachtwaarde. De registratie verloopt via rapportages die je periodiek aanlevert aan de opdrachtgever, met daarin de namen, dienstverbanden en achtergronden van de betrokken medewerkers.

De berekening ziet er in de praktijk als volgt uit: als een opdracht een waarde heeft van 500.000 euro en het SROI-percentage is vijf procent, dan moet je aantonen dat je 25.000 euro aan maatschappelijke waarde hebt gerealiseerd. Dit kan door te laten zien hoeveel uur iemand uit de doelgroep heeft gewerkt, vermenigvuldigd met een afgesproken loonwaarde per uur.

Voor een correcte registratie zijn de volgende gegevens nodig:

• De uitkeringssituatie of arbeidsmarktpositie van de medewerker bij indiensttreding
• Het aantal gewerkte uren gedurende de looptijd van de opdracht
• De functie en het dienstverband van de betrokken medewerker
• Bewijsstukken zoals een uitkeringsverklaring of verwijzing van een gemeente

Zorg dat je deze gegevens al bij indiensttreding vastlegt. Achteraf reconstrueren is tijdrovend en leidt vaak tot hiaten in de rapportage. Een geautomatiseerd systeem dat de achtergrond van nieuwe medewerkers direct bij instroom registreert, voorkomt dit soort problemen.

Wat is het verschil tussen SROI en andere duurzaamheidsverplichtingen?

SROI richt zich specifiek op arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en is daarmee een sociale verplichting. Andere duurzaamheidsverplichtingen, zoals CO2-reductiedoelstellingen of circulair inkopen, richten zich op milieu en klimaat. De verplichtingen kunnen naast elkaar bestaan, maar meten elk een ander type maatschappelijke waarde.

Bij aanbestedingen worden duurzaamheidsverplichtingen steeds vaker gecombineerd onder de noemer MVOI, ofwel Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen. SROI is daar een onderdeel van, maar staat los van bijvoorbeeld de CO2-prestatieladder of eisen rondom eerlijk handelsbeleid.

Een ander relevant verschil is de meetmethode. SROI meet de directe sociale bijdrage in uren of loonwaarde, terwijl milieudoelstellingen vaak worden uitgedrukt in uitstootreducties of percentages hergebruikt materiaal. Voor SROI geldt bovendien dat de prestaties direct herleidbaar moeten zijn tot individuele medewerkers, wat de registratie arbeidsintensief maakt als je dit handmatig doet.

Het PSO-keurmerk, de Prestatieladder Socialer Ondernemen, is een aanverwant instrument dat de sociale bijdrage van een organisatie structureel erkent. Een PSO-certificering is twee jaar geldig en kan bij aanbestedingen als bewijs dienen dat je aan sociale criteria voldoet, ook als er geen expliciete SROI-eis is opgenomen.

Welke valkuilen komen het vaakst voor bij SROI-invulling?

De meest voorkomende valkuilen bij SROI invullen zijn: te laat beginnen met registreren, de doelgroep verkeerd afbakenen, en onvoldoende bewijs aanleveren bij de rapportage. Bedrijven die pas aan het einde van een opdracht beginnen met het verzamelen van gegevens, lopen het risico dat ze niet aan de verplichting kunnen voldoen en een boete of nabetaling krijgen opgelegd.

Andere valkuilen die regelmatig voorkomen:

• Verkeerde doelgroepindeling: Niet elke medewerker met een beperking of uitkering telt automatisch mee. De opdrachtgever bepaalt welke doelgroepen geldig zijn en welke wegingsfactoren gelden.
• Onvolledige documentatie: Zonder uitkeringsverklaring of verwijzing van een gemeente is een medewerker moeilijk te kwalificeren als SROI-doelgroep.
• Geen tussentijdse monitoring: Wie alleen aan het einde van de opdracht rapporteert, heeft geen ruimte meer om bij te sturen als de prestaties achterblijven.
• Onderschatting van de administratieve last: SROI-rapportages vragen om nauwkeurige, persoonsgebonden data die je niet snel even bij elkaar zoekt.

De oplossing voor de meeste valkuilen is hetzelfde: begin vroeg, leg gegevens vast bij indiensttreding en monitor tussentijds of je op koers ligt.

Hoe integreer je SROI structureel in je HR-administratie?

SROI integreer je structureel in je HR-administratie door de achtergrond en uitkeringssituatie van nieuwe medewerkers al bij indiensttreding vast te leggen en dit te koppelen aan je rapportageproces. Zo hoef je niet achteraf te reconstrueren en heb je altijd actuele informatie beschikbaar voor je opdrachtgever.

Praktisch betekent dit dat je het onboardingproces aanpast zodat de relevante gegevens standaard worden uitgevraagd en opgeslagen. Denk aan de arbeidsmarktpositie van de medewerker, eventuele uitkeringsstatus en de bron van de werving. Koppel dit aan je salarisadministratie zodat gewerkte uren automatisch worden meegenomen in de berekening.

Een geautomatiseerd systeem maakt dit proces aanzienlijk eenvoudiger. Door gebruik te maken van softwarekoppelingen met je bestaande HR- of salarispakket, zoals AFAS, Visma Raet of Loket.nl, kun je SROI-gegevens automatisch ophalen en verwerken zonder handmatig werk.

Hoe we je helpen met SROI

Wij ontzorgen organisaties volledig bij het naleven van hun SROI-verplichting. Via ons platform brengen we al bij indiensttreding de achtergrond en uitkeringssituatie van nieuwe medewerkers in kaart. Zo weet je direct of iemand meetelt voor je SROI-doelstelling en kun je de gegevens direct gebruiken voor je rapportage aan de opdrachtgever.

Wat we concreet voor je doen:

• Automatisch signaleren van SROI-doelgroepmedewerkers bij instroom
• Directe koppeling met je bestaande HR- of salarispakket via API
• Overzichtelijke dashboards en rapportages voor je administratie
• Directe opvoer in de PSO zodra een medewerker in aanmerking komt
• Tijdige signalering als je dreigt achter te lopen op je SROI-verplichting

Onze ISO 27001-gecertificeerde SaaS-omgeving zorgt ervoor dat alle persoonsgegevens veilig en conform de AVG worden verwerkt. Zo voorkomt je organisatie boetes, nabetaling en administratieve chaos. Wil je weten hoe dit werkt voor jouw situatie? Neem contact op voor een persoonlijk gesprek en een gratis demo.