Hoe stel je een plan van aanpak op voor SROI?

Een plan van aanpak voor SROI stel je op door de verplichte onderdelen vast te leggen, een realistisch percentage te bepalen, de juiste doelgroepen te identificeren en een meetmethode te kiezen die aansluit bij de eisen van de opdrachtgever. Dit plan vormt de basis voor het nakomen van je social return-verplichting bij overheidsopdrachten. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over het opstellen van een SROI-aanpak, stap voor stap.

Wat zijn de verplichte onderdelen van een SROI-plan?

Een SROI-plan bevat minimaal een omschrijving van de opdracht en de bijbehorende opdrachtsom, het afgesproken SROI-percentage, de gekozen invullingsvorm, de doelgroepen die worden ingezet, de meetmethode en de rapportageafspraken. Zonder deze onderdelen voldoet het plan niet aan de eisen die opdrachtgevers stellen bij aanbestedingen.

In de praktijk vraagt de opdrachtgever je om het plan van aanpak SROI in te dienen als onderdeel van de contractuele verplichtingen. De meeste decentrale overheden, zoals gemeenten, waterschappen en Rijkswaterstaat, hanteren een vaste structuur. Zorg dat je plan in ieder geval het volgende bevat:

De naam van de opdracht en het contractbedrag
Het SROI-percentage dat is afgesproken (vaak 5% van de opdrachtsom)
De gekozen invullingsvorm: directe inzet van medewerkers, leer-werktrajecten, stages of een financiële bijdrage
Een beschrijving van de doelgroepen die je inzet
De wijze waarop je de inzet registreert en aantoont
De rapportagefrequentie en het format dat de opdrachtgever verwacht

Sommige opdrachtgevers werken met een vast format of een digitaal portaal. Vraag dit altijd op bij de aanbestedende dienst voordat je het plan opstelt, zodat je geen onderdelen mist.

Hoe bepaal je een realistisch SROI-percentage voor jouw organisatie?

Het SROI-percentage wordt in de meeste gevallen vastgesteld door de opdrachtgever en bedraagt vaak 5% van de opdrachtsom. Toch heb je als opdrachtnemer invloed op hoe je dat percentage invult. Een realistisch percentage is er een dat je daadwerkelijk kunt realiseren met de mensen en middelen die je beschikbaar hebt.

Begin met een inventarisatie van je huidige personeelsbestand. Hoeveel medewerkers met een kwetsbare arbeidsmarktpositie zijn er al in dienst? Welke functies zijn geschikt voor mensen die instromen vanuit een uitkering of met een arbeidsbeperking? En welke samenwerkingen met gemeenten, UWV of sociale werkbedrijven zijn er al?

Bereken vervolgens de SROI-berekening op basis van de opdrachtsom. Als de opdracht een waarde heeft van 500.000 euro en het percentage is 5%, dan gaat het om 25.000 euro aan sociale investering. Dat kun je invullen met arbeidsuren van doelgroepmedewerkers, waarbij de loonkosten worden meegeteld als bewijs van de investering.

Wees eerlijk over wat haalbaar is. Een te ambitieus plan dat je niet kunt waarmaken, leidt tot tekortkomingen in de rapportage en mogelijk tot boetes of bijbetalingen. Stem het plan af op de looptijd van de opdracht en de capaciteit van je HR-afdeling om de registratie bij te houden.

Welke doelgroepen tellen mee voor SROI-invulling?

Voor SROI tellen mensen mee met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dat zijn onder andere langdurig werkzoekenden, jongeren zonder startkwalificatie, mensen met een arbeidsbeperking, gedeeltelijk arbeidsongeschikten en mensen met een uitkering die al langere tijd buiten het arbeidsproces staan. De exacte doelgroepen kunnen per opdrachtgever verschillen.

De meest voorkomende SROI-doelgroepen zijn:

Mensen met een WW-, bijstands- of arbeidsongeschiktheidsuitkering
Jongeren tot 27 jaar zonder startkwalificatie (geen mbo-2-diploma of hoger)
Mensen met een indicatie voor de Participatiewet of Wsw
Statushouders die recent zijn ingeburgerd
Mensen die langer dan een jaar werkloos zijn

Sommige opdrachtgevers hanteren wegingsfactoren per doelgroep. Dat betekent dat de inzet van de ene doelgroep zwaarder meetelt dan de andere. Dit is vergelijkbaar met de systematiek van de Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO), waarbij ook verschillende doelgroepen verschillende wegingsfactoren hebben. Controleer altijd de specifieke eisen van de opdrachtgever om te weten welke doelgroepen voor jouw opdracht in aanmerking komen.

Hoe meet en registreer je SROI-activiteiten correct?

Je meet SROI-activiteiten door de gewerkte uren van doelgroepmedewerkers te registreren en te koppelen aan hun uitkeringsstatus of arbeidsmarktpositie bij indiensttreding. De loonkosten of een vastgesteld uurtarief vormen dan de basis voor de berekening van de gerealiseerde sociale investering.

Een correcte registratie begint al bij de onboarding. Op het moment dat een nieuwe medewerker in dienst treedt, leg je vast of deze persoon tot een SROI-doelgroep behoort. Dit doe je door de uitkeringssituatie te controleren via de gemeente, UWV of andere bronnen. Zonder deze vastlegging bij indiensttreding is het achteraf lastig om de SROI-invulling aan te tonen.

Zorg dat je registratie minimaal het volgende bijhoudt:

Naam en functie van de medewerker
Datum van indiensttreding
Doelgroepclassificatie en de bijbehorende onderbouwing
Gewerkte uren per periode
Loonkosten of gehanteerd uurtarief
Koppeling aan de specifieke opdracht waarvoor de SROI-verplichting geldt

Bewaar ook de bewijsstukken, zoals een verklaring van de gemeente of een uittreksel uit het UWV-systeem. Opdrachtgevers kunnen hier bij de rapportage naar vragen.

Wanneer en hoe rapporteer je over SROI aan de opdrachtgever?

Je rapporteert over SROI op de momenten die zijn vastgelegd in het contract, vaak per kwartaal of halfjaarlijks. De rapportage bevat een overzicht van de gerealiseerde sociale investering, de ingezette doelgroepmedewerkers en de onderbouwing van de berekening. Sommige opdrachtgevers werken met een digitaal portaal of een vast rapportageformat.

De SROI-rapportage is meer dan een administratieve formaliteit. Het is het moment waarop je aantoont dat je de verplichting nakomt. Een goede rapportage bevat:

Een samenvatting van de gerealiseerde SROI ten opzichte van de doelstelling
Een overzicht van de ingezette medewerkers per doelgroep
De berekening van de sociale investering in euro’s
Eventuele afwijkingen ten opzichte van het plan en een toelichting
Een prognose voor de resterende looptijd van de opdracht

Rapporteer tijdig en proactief. Als je ziet dat je de doelstelling niet gaat halen, neem dan contact op met de opdrachtgever voordat de rapportagetermijn verstrijkt. Veel opdrachtgevers waarderen transparantie en zijn bereid om mee te denken over alternatieve invullingen, mits je dit tijdig aankaart.

Welke tools en systemen helpen bij het uitvoeren van een SROI-plan?

Tools die helpen bij het uitvoeren van een SROI-plan zijn systemen die de achtergrond van nieuwe medewerkers automatisch in kaart brengen, de registratie bijhouden en rapportages genereren. Koppeling met je HR- of salarissysteem zorgt ervoor dat gegevens niet dubbel worden ingevoerd en dat je altijd actuele informatie beschikbaar hebt.

In de praktijk lopen veel organisaties tegen hetzelfde probleem aan: de registratie van SROI-activiteiten is versnipperd over meerdere systemen of wordt handmatig bijgehouden in spreadsheets. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten. Een geautomatiseerde aanpak is betrouwbaarder en schaalbaarder, zeker als je meerdere opdrachten tegelijk uitvoert.

Nuttige functionaliteiten om op te letten bij het kiezen van een tool:

Automatische signalering van doelgroepmedewerkers bij indiensttreding
Koppeling met je bestaande HR- of salarissysteem
Een overzichtelijk dashboard met actuele voortgang per opdracht
Geautomatiseerde rapportages die je direct kunt delen met de opdrachtgever
Veilige opslag van gevoelige persoonsgegevens conform de AVG

Hoe wij helpen met jouw SROI-verplichting

Wij ontzorgen organisaties volledig bij het naleven van hun SROI-verplichting. Via ons platform brengen we al bij de poort de achtergrond van instromende medewerkers in kaart, zodat je direct weet of iemand tot een SROI-doelgroep behoort. Dat betekent dat je geen kansen mist en geen tijd verliest aan handmatige controles achteraf.

Wat wij concreet voor je doen:

Automatisch signaleren van doelgroepmedewerkers bij indiensttreding
Vastleggen van de uitkeringssituatie en doelgroepclassificatie
Bijhouden van de voortgang via een overzichtelijk dashboard
Genereren van rapportages die je direct kunt gebruiken voor de opdrachtgever
Naadloze koppeling met systemen zoals AFAS, zodat gegevens automatisch worden gesynchroniseerd
Veilige verwerking van persoonsgegevens in onze ISO 27001-gecertificeerde omgeving

Zo voorkom je dat je bedragen moet bijbetalen of boetes krijgt opgelegd omdat de registratie niet op orde is. Wil je zien hoe dit werkt voor jouw organisatie? Neem contact op voor een persoonlijk gesprek en een gratis demo.