Wat zijn veelgemaakte fouten bij de uitvoering van SROI?

De meest gemaakte fouten bij de uitvoering van SROI zijn te late registratie, onvolledige doelgroepidentificatie en gebrekkige administratieve vastlegging. Deze fouten leiden er in de praktijk toe dat organisaties niet kunnen aantonen dat ze aan hun social return-verplichting voldoen, wat kan resulteren in boetes of bijbetalingen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over SROI-fouten en hoe je ze voorkomt.

Waarom mislukt de SROI-uitvoering zo vaak in de praktijk?

De SROI-uitvoering mislukt in de praktijk vooral omdat organisaties de verplichting te laat oppakken, de doelgroep niet goed in kaart brengen en de registratie als bijzaak behandelen. Social Return on Investment als structurele verplichting vraagt om een structurele aanpak vanaf het begin van een opdracht, niet om een administratieve inhaalslag aan het einde.

Een veelgehoorde oorzaak is dat de verantwoordelijkheid voor SROI versnipperd is over meerdere afdelingen. HR weet niet wat inkoop heeft afgesproken, en de salarisadministratie is niet op de hoogte van de social return-doelstellingen. Zonder een duidelijke eigenaar binnen de organisatie valt de uitvoering tussen wal en schip.

Daarnaast onderschatten veel organisaties de complexiteit van de SROI-doelgroep. Niet elke nieuwe medewerker telt mee voor de verplichting. Alleen mensen met een aantoonbare afstand tot de arbeidsmarkt, zoals langdurig werklozen, mensen met een arbeidsbeperking of jongeren zonder diploma, vallen binnen de SROI-doelgroep. Als je dit niet bij indiensttreding controleert, mis je waardevolle registraties die je later niet meer kunt terugvinden.

Tot slot speelt tijdsdruk een grote rol. Projecten starten snel op, medewerkers stromen in en de focus ligt op de uitvoering van de opdracht zelf. SROI-registratie wordt uitgesteld, totdat de opdrachtgever om een rapportage vraagt en de benodigde gegevens niet meer beschikbaar zijn.

Wat zijn de meest gemaakte fouten bij SROI-meting en -registratie?

De meest gemaakte fouten bij SROI-meting en -registratie zijn het niet tijdig vastleggen van de uitkeringssituatie van nieuwe medewerkers, het ontbreken van een gestructureerd registratiesysteem en het niet bijhouden van voortgang gedurende de looptijd van een opdracht. Elk van deze fouten ondermijnt de bewijslast die je nodig hebt om aan je verplichting te voldoen.

Concreet zien we de volgende fouten het vaakst terugkomen:

• Geen check bij indiensttreding: De uitkeringssituatie of arbeidsmarktachtergrond van een nieuwe medewerker wordt niet vastgelegd op het moment van instroom, waardoor de informatie later niet meer te achterhalen is.
• Verkeerde doelgroepclassificatie: Medewerkers worden ten onrechte wel of niet als SROI-doelgroep aangemerkt, omdat de criteria niet goed bekend zijn of niet consequent worden toegepast.
• Geen koppeling met de salarisadministratie: SROI-gegevens worden los bijgehouden in spreadsheets die niet aansluiten op de HR- of salarisadministratie, wat leidt tot inconsistenties en dubbel werk.
• Onvolledige rapportages: Tussentijdse rapportages aan de opdrachtgever bevatten onvoldoende onderbouwing, waardoor de geleverde sociale waarde niet erkend wordt.
• Geen monitoring van de voortgang: Organisaties weten halverwege een project niet of ze op koers liggen om hun SROI-verplichting te halen, en sturen pas bij als het te laat is.

Hoe beïnvloeden administratieve fouten de SROI-rapportage?

Administratieve fouten bij SROI-registratie leiden direct tot onbetrouwbare rapportages. Als de onderliggende gegevens niet kloppen, niet volledig zijn of niet aansluiten op de vereisten van de opdrachtgever, kan de gerapporteerde sociale waarde worden afgewezen. Het gevolg is dat je alsnog moet bijbetalen of een boete riskeert, ook als je in de praktijk wel degelijk mensen uit de doelgroep in dienst hebt gehad.

Een concreet voorbeeld: een medewerker die bij instroom een WW-uitkering ontving, telt mee voor de SROI-verplichting. Als dit niet is vastgelegd op het moment van indiensttreding, kun je dit achteraf nauwelijks nog bewijzen. Uitkeringsinstanties bewaren gegevens niet onbeperkt, en medewerkers zelf zijn niet altijd bereid of in staat om achteraf documentatie aan te leveren.

Daarnaast zorgen administratieve fouten voor extra werkdruk. Correcties doorvoeren, ontbrekende informatie opvragen en rapportages opnieuw opstellen kost tijd die je beter kunt besteden aan de daadwerkelijke uitvoering van de opdracht. Een foutloze administratie is dus niet alleen een kwestie van compliance, maar ook van efficiëntie.

Wanneer moet je beginnen met SROI-registratie in een project?

Je moet beginnen met SROI-registratie op het moment dat de eerste medewerker instroomt die aan de opdracht werkt, en bij voorkeur al voordat de opdracht officieel van start gaat. Wacht je tot halverwege of het einde van een project, dan mis je registraties die je niet meer kunt reconstrueren.

De ideale aanpak is om SROI-registratie te integreren in het standaard onboardingproces. Zodra een nieuwe medewerker in dienst treedt, controleer je direct of deze persoon tot de SROI-doelgroep behoort. Dit doe je door bij indiensttreding de uitkeringssituatie en arbeidsmarktachtergrond vast te leggen. Zo bouw je vanaf dag één een betrouwbaar dossier op.

Praktisch betekent dit dat je de volgende stappen al bij de start van een opdracht regelt:

1. Bepaal wie binnen de organisatie verantwoordelijk is voor SROI-registratie.
2. Zorg dat HR en de salarisadministratie weten welke gegevens ze bij indiensttreding moeten vastleggen.
3. Stel een monitoringproces in waarmee je de voortgang gedurende de looptijd van de opdracht bijhoudt.
4. Plan tussentijdse rapportagemomenten in, zodat je op tijd kunt bijsturen als je achteroploopt.

Hoe eerder je begint, hoe meer ruimte je hebt om bij te sturen als de voortgang tegenvalt. Een late start laat je weinig opties over.

Hoe voorkom je fouten bij de SROI-uitvoering structureel?

Fouten bij de SROI-uitvoering voorkom je structureel door registratie te automatiseren, verantwoordelijkheden duidelijk te beleggen en gebruik te maken van een systeem dat real-time inzicht geeft in de voortgang. Een handmatig, spreadsheet-gebaseerd proces is te foutgevoelig voor de eisen die een SROI-verplichting stelt.

Concrete maatregelen die het verschil maken:

• Automatiseer de doelgroepcheck bij indiensttreding: Koppel je HR- of salarisadministratie aan een systeem dat automatisch signaleert of een nieuwe medewerker tot de SROI-doelgroep behoort.
• Leg verantwoordelijkheid vast: Wijs één eigenaar aan voor SROI-registratie en zorg dat deze persoon toegang heeft tot de benodigde gegevens uit HR, salaris en inkoop.
• Monitor continu, niet alleen aan het einde: Gebruik een dashboard dat je op elk moment laat zien hoeveel sociale waarde je al hebt gerealiseerd en hoeveel er nog nodig is.
• Standaardiseer je rapportageformat: Stem het format van je SROI-rapportages af op de eisen van je opdrachtgever, zodat je niet achteraf hoeft te herwerken.
• Train betrokken medewerkers: Zorg dat iedereen die bij het onboardingproces betrokken is, weet wat SROI inhoudt en welke gegevens ze moeten vastleggen.

Hoe wij je helpen bij foutloze SROI-uitvoering

Wij ondersteunen organisaties bij elke stap van de SROI-uitvoering, van de eerste indiensttreding tot de eindrapportage aan de opdrachtgever. Ons platform signaleert al bij de poort of een nieuwe medewerker tot de SROI-doelgroep behoort, zodat je geen registraties mist en altijd een betrouwbaar dossier hebt.

Wat we concreet voor je doen:

• Automatisch in kaart brengen van de uitkeringssituatie van nieuwe medewerkers bij indiensttreding
• Real-time inzicht via een overzichtelijk dashboard, zodat je de voortgang van je SROI-verplichting altijd kunt volgen
• Geautomatiseerde rapportages die direct bruikbaar zijn voor je opdrachtgever
• Directe koppeling met systemen zoals AFAS, zodat gegevens niet dubbel worden ingevoerd
• Signalering bij indiensttreding, zodat medewerkers direct kunnen worden opgevoerd in de PSO-registratie voor sociale werkgevers
• ISO 27001-gecertificeerde verwerking van alle gegevens, volledig in lijn met de AVG

Zo voorkom je boetes, bijbetalingen en onnodige administratieve druk. Wil je zien hoe dit in de praktijk werkt? Neem contact met ons op voor een persoonlijk gesprek en een gratis demo.