Wat is de relatie tussen SROI en duurzaam inkopen?

SROI en duurzaam inkopen zijn nauw met elkaar verbonden: bij duurzaam inkopen stellen opdrachtgevers niet alleen eisen aan milieu en kwaliteit, maar ook aan de maatschappelijke impact van een opdracht. Social Return on Investment (SROI) is het instrument waarmee die maatschappelijke waarde concreet wordt gemaakt, door leveranciers te verplichten een deel van de opdrachtsom te investeren in kansen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over SROI binnen aanbestedingsbeleid en duurzaam inkopen.

Hoe wordt SROI toegepast bij aanbestedingen?

Bij aanbestedingen wordt SROI toegepast als een contractuele verplichting: de opdrachtgever legt in het bestek vast dat de opdrachtnemer een bepaald percentage van de opdrachtsom investeert in de arbeidsparticipatie van mensen met een kwetsbare positie op de arbeidsmarkt. Dit percentage ligt doorgaans tussen de 2% en 5% van de totale opdrachtwaarde, afhankelijk van de opdrachtgever en het type opdracht.

In de praktijk werkt dit als volgt: een gemeente of andere decentrale overheid neemt een social return-bepaling op in het aanbestedingsdocument. De winnende leverancier is vervolgens verplicht om gedurende de looptijd van de opdracht aantoonbaar mensen uit de SROI-doelgroep in te zetten. Denk aan mensen met een bijstandsuitkering, jongeren zonder startkwalificatie, gedeeltelijk arbeidsongeschikten of langdurig werkzoekenden.

De invulling van de SROI-verplichting kan op verschillende manieren plaatsvinden:

• Het aannemen van medewerkers met een uitkering of arbeidsbeperking
• Het aanbieden van stageplekken aan jongeren met minder kansen op de arbeidsmarkt
• Het inkopen van producten of diensten bij sociale ondernemingen
• Het bieden van leerwerktrajecten of detacheringsplekken

De opdrachtgever beoordeelt achteraf of de leverancier aan de verplichting heeft voldaan, op basis van aangeleverde rapportages en onderbouwende documentatie.

Wat telt mee als SROI-prestatie bij duurzaam inkopen?

Als SROI-prestatie bij duurzaam inkopen tellen alle activiteiten mee die aantoonbaar bijdragen aan de arbeidsparticipatie van mensen uit de SROI-doelgroep. De doelgroep bestaat uit mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, zoals langdurig werkzoekenden, mensen met een arbeidsbeperking, jongeren zonder startkwalificatie en personen met een uitkering die al langere tijd buiten het arbeidsproces staan.

Concrete prestaties die doorgaans worden erkend zijn:

• Loonkosten van medewerkers uit de doelgroep die werkzaam zijn op de opdracht
• Begeleidingskosten voor medewerkers met een arbeidsbeperking
• Kosten van stageplaatsen en leerwerktrajecten
• Inkoopwaarde van producten of diensten afgenomen bij erkende sociale ondernemingen
• Kosten van re-integratietrajecten die direct verband houden met de opdracht

Niet elke inspanning telt automatisch mee. De meeste opdrachtgevers hanteren specifieke wegingsfactoren per doelgroep en per type activiteit. Zo kan een medewerker met een Wsw-indicatie zwaarder wegen dan een stagiair zonder uitkering. Het is daarom belangrijk om vooraf goed te begrijpen welke categorieën de opdrachtgever erkent en hoe de berekening wordt gemaakt.

Hoe verschilt SROI van andere duurzaamheidscriteria in inkoop?

SROI richt zich specifiek op sociale duurzaamheid, terwijl andere duurzaamheidscriteria in inkoop doorgaans betrekking hebben op milieu, klimaat of circulaire economie. Het onderscheid zit in het type impact: SROI meet de bijdrage aan inclusieve arbeidsparticipatie, terwijl milieucriteria bijvoorbeeld CO2-uitstoot, energieverbruik of materiaalgebruik beoordelen.

Bij duurzaam inkopen hanteren opdrachtgevers vaak een combinatie van criteria, verdeeld over drie pijlers:

• Milieu: eisen aan CO2-reductie, energieverbruik, circulair materiaalgebruik
• Sociaal: SROI-verplichtingen, eerlijk arbeidsmarktbeleid, ketentransparantie
• Economisch: prijs-kwaliteitverhouding, innovatievermogen, lokale economische impact

SROI is daarmee een specifiek instrument binnen de sociale pijler van duurzaam inkopen. Een belangrijk verschil met milieucriteria is dat SROI vrijwel altijd als contractuele verplichting wordt opgelegd, terwijl milieucriteria soms als gunningscriterium worden meegewogen zonder harde verplichting. Dat maakt SROI in de praktijk een van de meest concrete en afdwingbare vormen van maatschappelijk verantwoord ondernemen binnen aanbestedingen.

Welke organisaties zijn verplicht SROI toe te passen?

Organisaties die verplicht zijn SROI toe te passen zijn in de eerste plaats decentrale overheden en publieke opdrachtgevers, zoals gemeenten, provincies, waterschappen en uitvoeringsorganisaties zoals Rijkswaterstaat. Zij zijn op grond van hun aanbestedingsbeleid en maatschappelijke verantwoordelijkheid gehouden om social return op te nemen in hun inkoopbeleid.

De verplichting geldt voor leveranciers die een overheidsopdracht uitvoeren boven een bepaalde drempelwaarde. Zodra een bedrijf zo’n opdracht wint, is het gebonden aan de SROI-voorwaarden die in het contract zijn vastgelegd. Dit geldt voor organisaties in uiteenlopende sectoren, van bouw en logistiek tot zorg, schoonmaak en zakelijke dienstverlening.

Naast de wettelijke verplichting kiezen steeds meer private organisaties er zelf voor om SROI-eisen te stellen, ook zonder aanbestedingsplicht. Dit gebeurt wanneer maatschappelijk verantwoord ondernemen een strategische prioriteit is, of wanneer een organisatie zelf als opdrachtgever wil bijdragen aan een inclusieve arbeidsmarkt. In dat geval stellen zij vergelijkbare eisen aan hun eigen leveranciers.

Hoe registreer en rapporteer je SROI-prestaties correct?

SROI-prestaties registreer en rapporteer je correct door per medewerker uit de doelgroep de relevante gegevens vast te leggen: de uitkeringsstatus bij indiensttreding, de aard van de werkzaamheden, de gewerkte uren en de koppeling met de specifieke overheidsopdracht. Deze gegevens vormen de basis voor de verantwoording richting de opdrachtgever.

Een correcte registratie begint al bij de onboarding van nieuwe medewerkers. Op dat moment moet worden vastgesteld of iemand tot de SROI-doelgroep behoort. Dit vereist inzicht in de uitkeringssituatie, arbeidshistorie en eventuele indicaties zoals een Wajong- of Wsw-status. Zonder deze informatie is het achteraf lastig om de SROI-prestatie te onderbouwen.

Voor de rapportage gelden doorgaans de volgende stappen:

1. Identificeer bij indiensttreding welke medewerkers tot de SROI-doelgroep behoren
2. Leg de relevante achtergrondgegevens vast in je HR-administratie
3. Koppel de gewerkte uren en loonkosten aan de betreffende opdracht
4. Bereken de SROI-waarde op basis van de door de opdrachtgever gehanteerde formule
5. Lever de rapportage aan op de afgesproken momenten, voorzien van onderbouwende documentatie

Opdrachtgevers vragen steeds vaker om gestructureerde, digitale rapportages. Een dashboard dat real-time inzicht geeft in de voortgang van je SROI-verplichting helpt je om tijdig bij te sturen als je dreigt achter te lopen op de gestelde doelen.

Wat zijn de gevolgen van niet voldoen aan SROI-verplichtingen?

Niet voldoen aan SROI-verplichtingen kan leiden tot financiële sancties, contractuele boetes of het moeten bijbetalen van een bedrag dat overeenkomt met het niet-gerealiseerde deel van de social return-verplichting. In ernstige gevallen kan het ook gevolgen hebben voor toekomstige deelname aan aanbestedingen van dezelfde opdrachtgever.

De exacte gevolgen hangen af van de contractuele afspraken. Veel opdrachtgevers hanteren een zogeheten afkoopsom: als een leverancier de SROI-verplichting niet volledig haalt, moet het resterende bedrag worden gestort in een sociaal fonds of worden overgemaakt aan de opdrachtgever. Dit kan oplopen tot tienduizenden euro’s, afhankelijk van de opdrachtwaarde en het niet-gerealiseerde percentage.

Naast de directe financiële gevolgen zijn er ook reputatierisico’s. Opdrachtgevers delen steeds vaker informatie over de naleving van contractuele verplichtingen, en een slechte track record op het gebied van social return kan je positie bij toekomstige aanbestedingen verzwakken. Voor organisaties die regelmatig overheidsopdrachten uitvoeren, is een betrouwbare SROI-administratie dan ook geen bijzaak maar een structureel onderdeel van de bedrijfsvoering.

Hoe wij je helpen met SROI en duurzaam inkopen

Wij ondersteunen organisaties bij elke stap van het SROI-proces, van registratie bij indiensttreding tot volledige rapportage richting de opdrachtgever. Ons platform brengt al bij de poort de achtergrond van nieuwe medewerkers in kaart, zodat je direct weet wie tot de SROI-doelgroep behoort en deze medewerkers direct kunt opvoeren in je PSO-registratie voor sociale werkgevers.

Wat we concreet voor je doen:

• Automatisch in kaart brengen van de uitkeringssituatie van nieuwe medewerkers bij indiensttreding
• Real-time inzicht via een overzichtelijk dashboard met de voortgang van je SROI-verplichting
• Geautomatiseerde rapportages die je direct kunt gebruiken voor verantwoording richting opdrachtgevers
• Naadloze koppelingen met systemen zoals AFAS voor een foutloze gegevensuitwisseling
• Tijdige signalering zodat je kunt bijsturen voordat je de verplichting niet meer haalt

Alles verloopt binnen een ISO 27001-gecertificeerde omgeving, volledig in lijn met de AVG en de geldende wet- en regelgeving. Zo voorkom je boetes, bespaar je tijd op je HR-administratie en lever je aantoonbaar maatschappelijke waarde. Wil je weten hoe dit er in de praktijk uitziet voor jouw organisatie? Neem contact op voor een gratis demo en een persoonlijk gesprek.