Hoe houd je als werkgever grip op je SROI-voortgang?

Als werkgever grip houden op je SROI-voortgang doe je door structureel de juiste gegevens te verzamelen, tussentijds te meten en bij te sturen waar nodig. Dat vraagt om een combinatie van goede databronnen, heldere rapportages en een duidelijk proces voor monitoring. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over SROI-monitoring, van welke gegevens je nodig hebt tot wanneer je als werkgever moet ingrijpen.

Wat houdt SROI-voortgang precies in voor werkgevers?

SROI-voortgang bijhouden betekent dat je als werkgever continu inzicht hebt in hoeverre je voldoet aan de social return-verplichting bij overheidsopdrachten die is opgelegd bij een overheidsopdracht. Je meet of de maatschappelijke investering die je hebt toegezegd ook daadwerkelijk wordt gerealiseerd, en of je op koers ligt om aan het einde van de opdracht aan de gestelde eisen te voldoen.

Bij aanbestedingen leggen decentrale overheden zoals gemeenten, waterschappen en Rijkswaterstaat een SROI-verplichting op aan hun leveranciers. Die verplichting houdt in dat je een deel van de opdrachtsom investeert in maatschappelijke waarde. Dat kan door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan te nemen, stageplekken aan te bieden of samen te werken met sociale ondernemingen.

SROI-voortgang gaat dus niet alleen over het eindresultaat. Het gaat over het actief bewaken van je inspanningen gedurende de hele looptijd van de opdracht. Wie niet tussentijds monitort, loopt het risico aan het einde van de rit tekort te komen en geconfronteerd te worden met bijbetalingen of boetes.

Welke gegevens heb je nodig om SROI bij te houden?

Om SROI-voortgang betrouwbaar bij te houden, heb je gegevens nodig over de achtergrond van je medewerkers bij indiensttreding, de omvang van de opdracht en de gerealiseerde maatschappelijke inzet. Zonder deze basisinformatie is het onmogelijk om te berekenen of je aan je verplichting voldoet.

Concreet gaat het om de volgende gegevens:

De uitkeringssituatie van nieuwe medewerkers op het moment van indiensttreding
Of een medewerker behoort tot een SROI-doelgroep, zoals langdurig werkzoekenden, jongeren zonder startkwalificatie of mensen met een arbeidsbeperking
De contractomvang en looptijd van de overheidsopdracht
Het afgesproken SROI-percentage of de absolute investeringsverplichting
De wegingsfactoren per doelgroep, want niet elke doelgroep telt even zwaar mee

Veel werkgevers onderschatten hoe vroeg in het proces deze gegevens al beschikbaar moeten zijn. Wie pas achteraf gaat uitzoeken of een medewerker tot een SROI-doelgroep behoort, mist kansen en loopt het risico dat inzet niet meer aantoonbaar is.

Hoe meet je SROI-voortgang tussentijds en betrouwbaar?

Tussentijdse SROI-monitoring werkt het best wanneer je op vaste momenten de gerealiseerde maatschappelijke inzet afzet tegen de totale verplichting. Dat geeft je een actueel beeld van je voortgang en maakt het mogelijk om tijdig bij te sturen als je achterloopt.

Een betrouwbare aanpak bestaat uit drie stappen:

Registreer bij indiensttreding: Leg direct vast of een nieuwe medewerker tot een SROI-doelgroep behoort. Hoe eerder je dit weet, hoe beter je de inzet kunt toerekenen aan de opdracht.
Bereken periodiek je realisatie: Zet de gerealiseerde inzet af tegen de verplichting. Gebruik daarvoor de juiste wegingsfactoren per doelgroep en houd rekening met de looptijd van de opdracht.
Documenteer aantoonbaar: Zorg dat je de gegevens kunt onderbouwen met bewijsstukken. Opdrachtgevers kunnen om verantwoording vragen, en dan moet je de informatie snel en volledig kunnen aanleveren.

Tussentijdse metingen zijn ook waardevol omdat ze je inzicht geven in trends. Als je in de eerste helft van een opdracht al achterblijft, kun je in de tweede helft gerichte acties ondernemen, zoals het aannemen van extra medewerkers uit een SROI-doelgroep of het aangaan van een samenwerking met een sociale onderneming met PSO-certificering.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij SROI-monitoring?

De meest voorkomende fout bij SROI-monitoring is dat werkgevers pas aan het einde van een opdracht gaan uitzoeken of ze aan hun verplichting voldoen. Op dat moment is bijsturen nauwelijks meer mogelijk en zijn de gevolgen, zoals bijbetalingen, al een feit.

Andere fouten die regelmatig voorkomen:

Geen registratie bij indiensttreding: Als je niet direct vastlegt of een medewerker tot een SROI-doelgroep behoort, kun je die inzet later niet meer aantonen.
Verkeerde wegingsfactoren gebruiken: Verschillende doelgroepen tellen anders mee. Wie dit niet goed bijhoudt, overschat of onderschat zijn realisatie.
Geen koppeling met de opdrachtadministratie: SROI-inzet moet aantoonbaar zijn binnen de looptijd van de specifieke opdracht. Inzet buiten die periode telt niet mee.
Onvoldoende documentatie: Opdrachtgevers vragen om bewijs. Wie geen gestructureerde vastlegging heeft, kan niet voldoen aan een verantwoordingsverzoek.

Veel van deze fouten ontstaan doordat SROI-administratie versnipperd is over meerdere systemen of afdelingen. Een geïntegreerde aanpak, waarbij HR-, salaris- en projectadministratie samenwerken, voorkomt dat informatie verloren gaat.

Welke tools of systemen helpen bij SROI-rapportage?

Voor betrouwbare SROI-rapportage heb je een systeem nodig dat de achtergrond van medewerkers bij indiensttreding automatisch in kaart brengt, de voortgang bijhoudt en rapportages genereert die je direct kunt gebruiken voor verantwoording aan de opdrachtgever.

Handmatige Excel-overzichten zijn voor grotere organisaties al snel onhoudbaar. Ze zijn foutgevoelig, tijdrovend en bieden geen real-time inzicht. Een geautomatiseerde oplossing die koppelt met je bestaande HR- en salarissystemen geeft je altijd een actueel beeld van je SROI-realisatie.

Goede tools voor SROI-rapportage bieden in ieder geval:

Automatische signalering van SROI-doelgroepmedewerkers bij indiensttreding
Een overzichtelijk dashboard met actuele voortgang per opdracht
Koppelingen met systemen zoals AFAS of andere HR- en salarispakketten
Exportmogelijkheden voor rapportages richting opdrachtgevers
Veilige opslag van gevoelige persoonsgegevens conform de AVG

Wanneer moet je als werkgever ingrijpen op je SROI-voortgang?

Je moet ingrijpen zodra je bij een tussentijdse meting ziet dat je realisatie achterblijft bij de verwachte voortgang op dat moment in de opdracht. Hoe eerder je dit signaleert, hoe meer ruimte je hebt om bij te sturen zonder dat het je extra kosten oplevert.

Een vuistregel: als je halverwege de looptijd van een opdracht minder dan de helft van je SROI-verplichting hebt gerealiseerd, is actie nodig. Denk dan aan het actief werven van medewerkers uit een SROI-doelgroep, het aanbieden van extra stageplekken of het verkennen van samenwerking met een sociale onderneming.

Ingrijpen is ook nodig als er wijzigingen zijn in de opdracht zelf, zoals een verlenging of uitbreiding van de opdrachtsom. Die wijzigingen kunnen invloed hebben op de hoogte van je SROI-verplichting, en dus ook op wat je nog moet realiseren.

Hoe wij je helpen met SROI-voortgang

Wij ontzorgen organisaties volledig bij het bewaken van hun SROI-verplichting. Ons platform brengt bij elke nieuwe indiensttreding automatisch de uitkeringssituatie in kaart en signaleert direct of een medewerker tot een SROI-doelgroep behoort. Zo mis je geen enkele kans om je verplichting te realiseren.

Wat we concreet voor je doen:

Automatisch in kaart brengen van de achtergrond van instromende medewerkers
Directe vastlegging in een overzichtelijk dashboard met actuele SROI-voortgang
Rapportages die je direct kunt gebruiken voor verantwoording aan de opdrachtgever
Naadloze koppelingen met systemen zoals AFAS voor een geïntegreerde werkwijze
Veilige verwerking van persoonsgegevens in onze ISO 27001-gecertificeerde omgeving

Zo voorkom je bijbetalingen en boetes, houd je de administratie overzichtelijk en kun je altijd op tijd bijsturen. Wil je zien hoe dit werkt voor jouw organisatie? Neem contact op voor een persoonlijk gesprek en een gratis demo.