Hoe kunt u voldoen aan uw social return verplichting?

Om te voldoen aan een social return-verplichting moet je als opdrachtnemer een afgesproken percentage van de opdrachtsom investeren in de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit doe je door hen in dienst te nemen, een leertraject aan te bieden of op een andere manier een bijdrage te leveren aan hun arbeidsmarktpositie. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over social return, van de basisregels tot de praktische uitvoering.

Wat houdt een social return-verplichting precies in?

Een social return-verplichting is een contractuele eis die opdrachtgevers, meestal overheden, opleggen aan leveranciers bij aanbestedingen. De opdrachtnemer verplicht zich om een deel van de opdrachtwaarde te besteden aan het creëren van werkgelegenheid of ontwikkelkansen voor mensen die moeilijk aan werk komen. Dit percentage ligt doorgaans tussen de 2% en 5% van de opdrachtsom.

De gedachte achter social return on investment (SROI) is dat publieke middelen niet alleen een product of dienst opleveren, maar ook een maatschappelijke bijdrage leveren. Door de social return-verplichting te koppelen aan aanbestedingen, stimuleren overheden bedrijven om actief bij te dragen aan een inclusieve arbeidsmarkt.

In de praktijk betekent dit dat je als opdrachtnemer mensen uit de SROI-doelgroep een kans geeft binnen je organisatie, zolang je de overheidsopdracht uitvoert. Dat kan gaan om een betaalde baan, een stage, een werkervaringsplaats of een leertraject. De invulling verschilt per opdrachtgever en per contract, maar het doel is altijd hetzelfde: mensen met een kwetsbare arbeidsmarktpositie dichter bij werk brengen.

Voor welke organisaties geldt een social return-verplichting?

Een social return-verplichting geldt voor organisaties die opdrachten uitvoeren voor decentrale overheden, zoals gemeenten, waterschappen en Rijkswaterstaat. Zodra een aanbesteding een bepaalde drempelwaarde overschrijdt, nemen deze opdrachtgevers vaak een SROI-clausule op in het contract. De verplichting geldt dan voor de opdrachtnemer zolang de opdracht loopt.

Niet alleen grote bedrijven krijgen hiermee te maken. Ook middelgrote organisaties in sectoren als logistiek, bouw, zorg, schoonmaak en zakelijke dienstverlening voeren regelmatig overheidsopdrachten uit en zijn daarmee gebonden aan social return-eisen. De aanbestedingseis is dus breed van toepassing.

Daarnaast kiezen steeds meer organisaties er zelf voor om SROI-doelstellingen te hanteren, ook zonder dat een opdrachtgever dit verplicht stelt. Maatschappelijk verantwoord ondernemen speelt hierbij een grote rol. Bedrijven die hoog inzetten op sociale werkgelegenheid kunnen bovendien in aanmerking komen voor het PSO-keurmerk, de Prestatieladder Socialer Ondernemen, wat hen een voordeel geeft bij toekomstige aanbestedingen.

Welke activiteiten tellen mee als invulling van social return?

Activiteiten die meetellen als invulling van een social return-verplichting zijn alle vormen van arbeidsparticipatie of ontwikkeling voor mensen uit de SROI-doelgroep. Denk aan het in dienst nemen van langdurig werkzoekenden, het bieden van stageplaatsen aan jongeren zonder startkwalificatie, of het begeleiden van mensen met een arbeidsbeperking naar werk.

De SROI-doelgroep bestaat onder andere uit:

• Langdurig werkzoekenden met een uitkering
• Jongeren met weinig of geen opleiding
• Mensen met een gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid
• Personen die al langere tijd buiten het arbeidsproces staan

Welke activiteiten precies meetellen en hoe ze worden gewogen, verschilt per opdrachtgever. Sommige gemeenten hanteren een vast tarief per gewerkt uur, andere werken met een percentage van de loonkosten. Het is daarom belangrijk om de specifieke eisen in het contract goed te lezen en bij onduidelijkheden tijdig contact op te nemen met de opdrachtgever.

Hoe wordt de naleving van social return gecontroleerd en gerapporteerd?

De naleving van een social return-verplichting wordt gecontroleerd door de opdrachtgever, die periodiek rapportages opvraagt bij de opdrachtnemer. Je moet als organisatie kunnen aantonen welke personen uit de SROI-doelgroep je hebt ingezet, hoeveel uren zij hebben gewerkt en wat hun uitkeringssituatie was bij aanvang. Dit vereist een nauwkeurige en actuele administratie.

In de praktijk betekent dit dat je bij elke nieuwe indiensttreding moet nagaan of de betreffende medewerker tot de SROI-doelgroep behoort. Dat vraagt om een gestructureerde aanpak in je HR-administratie. Ontbreekt de juiste vastlegging, dan kun je achteraf niet aantonen dat je aan de verplichting hebt voldaan, ook al heb je de juiste mensen in dienst genomen.

Rapportages worden doorgaans per kwartaal of per jaar aangeleverd, afhankelijk van de afspraken in het contract. Sommige opdrachtgevers werken met een vast format of een digitaal portaal. Zorg er daarom voor dat je administratie altijd up-to-date is en dat je tijdig kunt bijsturen als je dreigt achter te lopen op je SROI-doelstelling.

Wat zijn de gevolgen van het niet nakomen van een social return-verplichting?

Als je niet voldoet aan een social return-verplichting, kan de opdrachtgever financiële sancties opleggen. Dit betekent in de meeste gevallen dat je het niet-gerealiseerde deel van de SROI-waarde alsnog moet betalen, vaak als een boete of een verrekening op de eindfactuur. De hoogte hiervan is afhankelijk van de contractuele afspraken.

Naast financiële gevolgen kan het niet nakomen van de verplichting ook reputatieschade opleveren. Overheden houden bij hoe leveranciers presteren op social return, en een slechte score kan je kansen bij toekomstige aanbestedingen verkleinen. In sectoren waar overheidscontracten een belangrijk deel van de omzet vormen, is dit een risico dat je serieus moet nemen.

Tijdig signaleren en bijsturen is daarom veel effectiever dan achteraf herstellen. Door je SROI-administratie continu bij te houden, zie je op tijd of je op koers ligt en kun je actie ondernemen voordat een tekort ontstaat.

Hoe kunnen HR- en salarisadministraties social return efficiënter bijhouden?

HR- en salarisadministraties kunnen social return efficiënter bijhouden door het proces te digitaliseren en te automatiseren. Dat begint bij het in kaart brengen van de uitkeringssituatie van nieuwe medewerkers direct bij indiensttreding, zodat je meteen weet of iemand tot de SROI-doelgroep behoort. Handmatige controles kosten veel tijd en zijn foutgevoelig, zeker bij organisaties met een hoog personeelsverloop.

Een gestructureerde aanpak omvat minimaal de volgende stappen:

1. Controleer bij elke nieuwe indiensttreding de achtergrond en uitkeringssituatie van de medewerker
2. Leg de relevante gegevens vast in je HR-systeem op een manier die aansluit op de rapportage-eisen van de opdrachtgever
3. Monitor doorlopend of je op koers ligt met je SROI-doelstelling via een actueel dashboard
4. Genereer periodiek rapportages die je direct kunt aanleveren aan de opdrachtgever

Door deze stappen te integreren in je bestaande HR-administratie, voorkom je dat social return een losse, tijdrovende taak wordt. Koppeling met systemen zoals AFAS maakt het mogelijk om gegevens automatisch te verwerken en te valideren, zonder dat medewerkers dit handmatig hoeven bij te houden.

Hoe wij je helpen met je social return-verplichting

Wij ontzorgen organisaties volledig bij het naleven van hun SROI-verplichtingen. Via ons platform brengen we al bij indiensttreding de uitkeringssituatie van nieuwe medewerkers in kaart, zodat je direct weet of iemand meetelt voor je social return-doelstelling. Medewerkers worden daarmee meteen opgevoerd in de PSO, zonder dat je daar zelf actie voor hoeft te ondernemen.

Wat we concreet voor je doen:

• Automatisch signaleren van SROI-doelgroepmedewerkers bij indiensttreding
• Overzichtelijke dashboards met actuele voortgang op je SROI-verplichting
• Kant-en-klare rapportages die je direct kunt aanleveren aan de opdrachtgever
• Naadloze koppelingen met systemen zoals AFAS voor een geautomatiseerde gegevensverwerking
• ISO 27001-gecertificeerde verwerking van gevoelige persoonsgegevens

Zo voorkom je boetes, mis je geen werkgeversvoordeel en houd je je administratie altijd op orde. Wil je weten hoe dit werkt voor jouw organisatie? Neem contact op voor een persoonlijk gesprek en een gratis demo.