Hoe vaak moet een PSO-certificaat worden vernieuwd?

Een PSO-certificaat is twee jaar geldig. Na die periode moet je organisatie een herkeuring ondergaan om de certificering te behouden. Dit geldt voor alle niveaus van de Prestatieladder Socialer Ondernemen, van trede 1 tot en met trede 3. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het vernieuwen van je PSO-certificering, van de stappen die je doorloopt tot wat er gebeurt als je certificaat verloopt.

Hoe lang is een PSO-certificaat geldig?

Een PSO-certificaat is twee jaar geldig. Na afloop van deze periode verliest de certificering automatisch haar geldigheid, tenzij je tijdig een herkeuring aanvraagt bij een erkende certificerende instelling. De geldigheidsduur geldt voor alle treden van de Prestatieladder Socialer Ondernemen.

De tweejarige geldigheidsduur is bewust gekozen. De Prestatieladder Socialer Ondernemen voor sociaal ondernemen meet de directe sociale bijdrage van een organisatie: het percentage medewerkers met een kwetsbare arbeidsmarktpositie dat werkzaam is binnen de organisatie. Omdat personeelsbestanden voortdurend veranderen door in- en uitstroom, is een periodieke herkeuring een logische manier om te controleren of een organisatie nog steeds aan de gestelde kwantitatieve en kwalitatieve criteria voldoet.

Voor organisaties die de PSO-certificering gebruiken bij aanbestedingen is de geldigheidsduur extra relevant. Veel (semi-)publieke opdrachtgevers stellen als voorwaarde dat een geldig certificaat wordt overlegd. Een verlopen certificaat kan betekenen dat je niet meer in aanmerking komt voor bepaalde opdrachten of dat je een voorbehouden opdracht misloopt.

Wat zijn de stappen voor het vernieuwen van een PSO-certificaat?

Het vernieuwen van een PSO-certificaat verloopt via een herkeuring door een erkende certificerende instelling. Je doorloopt daarvoor een gestructureerd proces dat begint met het aanleveren van actuele gegevens en eindigt met een formele beoordeling aan de hand van de geldende criteria van de Prestatieladder Socialer Ondernemen.

De stappen voor een PSO-herkeuring zijn in de praktijk als volgt:

1. Tijdig contact opnemen met een certificerende instelling. Plan de herkeuring ruim voor de verloopdatum in, zodat je certificaat niet tussentijds verloopt.
2. Gegevens verzamelen en aanleveren. Je levert vooraf de benodigde informatie aan over je personeelsbestand, waaronder gegevens over medewerkers die tot een PSO-doelgroep behoren.
3. Beoordeling door de certificerende instelling. Tijdens de audit beoordeelt de instelling je organisatie aan de hand van zowel kwantitatieve als kwalitatieve criteria.
4. Vaststelling van het PSO-niveau. Op basis van de beoordeling stelt de instelling vast aan welke trede je organisatie voldoet.
5. Uitreiking van het nieuwe certificaat. Na een positieve beoordeling ontvang je een nieuw PSO-certificaat met een geldigheidsduur van twee jaar.

De kosten voor een herkeuring bestaan uit twee delen: eenmalige auditkosten en een jaarlijkse bijdrage. De auditkosten verschillen per certificerende instelling. De jaarlijkse bijdrage is afhankelijk van het aantal fte’s binnen je organisatie.

Wat gebeurt er als een PSO-certificaat verloopt zonder verlenging?

Als een PSO-certificaat verloopt zonder dat er een herkeuring heeft plaatsgevonden, verliest de organisatie haar gecertificeerde status op de Prestatieladder Socialer Ondernemen. Je kunt het certificaat dan niet meer gebruiken als bewijs van sociaal ondernemen bij aanbestedingen of andere zakelijke doeleinden.

De gevolgen hiervan zijn concreet. Bij aanbestedingen waarbij een geldig PSO-certificaat als gunningscriterium of voorwaarde geldt, kan een verlopen certificaat betekenen dat je organisatie minder punten scoort of zelfs wordt uitgesloten. Artikel 2.82 van de Aanbestedingswet biedt (semi-)publieke opdrachtgevers de mogelijkheid om opdrachten voor te behouden aan organisaties die zich specifiek richten op arbeidsparticipatie van kwetsbare groepen. Zonder geldig certificaat val je buiten deze categorie.

Wil je na een verlopen certificaat opnieuw gecertificeerd worden, dan doorloop je gewoon het volledige auditproces opnieuw. Er is geen sprake van een permanente uitsluiting, maar je begint wel opnieuw bij de beoordeling. Het is daarom verstandig om de verloopdatum goed bij te houden en tijdig actie te ondernemen.

Welke gegevens zijn nodig voor de PSO-herkeuring?

Voor een PSO-herkeuring lever je vooraf gegevens aan over je personeelsbestand, met name over medewerkers die behoren tot een erkende PSO-doelgroep. De certificerende instelling gebruikt deze informatie om te beoordelen of je organisatie nog steeds voldoet aan de kwantitatieve en kwalitatieve eisen van de Prestatieladder Socialer Ondernemen.

De PSO kent diverse doelgroepen, elk met eigen wegingsfactoren. Denk aan mensen met een arbeidsbeperking, langdurig werklozen, jongeren zonder startkwalificatie en mensen met een uitkering die terugkeren naar de arbeidsmarkt. Voor elke doelgroep gelden specifieke criteria die bepalen hoe zwaar de bijdrage van die medewerker meetelt in de berekening van je directe sociale bijdrage. Vergelijkbaar met hoe bij SROI-verplichtingen voor sociale impact wordt gemeten welke sociale waarde een organisatie creëert, draait het ook bij de PSO om aantoonbare bijdragen aan arbeidsparticipatie.

Concreet gaat het bij de herkeuring onder andere om:

• Actuele personeelsgegevens, inclusief in- en uitstroom over de afgelopen periode
• Documentatie waaruit de doelgroepstatus van medewerkers blijkt
• Informatie over het totale aantal fte’s binnen de organisatie
• Kwalitatieve onderbouwing van het beleid rondom sociaal ondernemen

Hoe beter je administratie op orde is, hoe soepeler de herkeuring verloopt. Organisaties die bij elke indiensttreding al vastleggen of een nieuwe medewerker tot een PSO-doelgroep behoort, hebben bij de herkeuring direct de benodigde informatie beschikbaar.

Kan een organisatie van PSO-trede wisselen bij verlenging?

Ja, bij een PSO-herkeuring kan een organisatie van trede wisselen. De certificerende instelling beoordeelt opnieuw aan welk niveau je organisatie voldoet op basis van de actuele situatie. Dat kan betekenen dat je een hogere trede behaalt, maar ook dat je terugvalt naar een lager niveau als de directe sociale bijdrage is gedaald.

De Prestatieladder Socialer Ondernemen kent drie treden, waarbij trede 3 het hoogste niveau vertegenwoordigt. Binnen trede 3 bestaat ook het PSO 30+-certificaat, een extra erkenning voor organisaties die minimaal voldoen aan de kwantitatieve eisen van artikel 2.82 van de Aanbestedingswet. Dit certificaat is specifiek relevant voor organisaties die willen aantonen dat zij zich structureel richten op arbeidsparticipatie van kwetsbare groepen.

Of een tredewisseling realistisch is, hangt af van de ontwikkeling van je personeelsbestand in de afgelopen twee jaar. Organisaties die actief hebben gewerkt aan het aannemen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, kunnen bij de herkeuring een hogere trede behalen. Omgekeerd geldt dat een hoog personeelsverloop of weinig instroom vanuit de doelgroepen kan leiden tot een lagere score.

Hoe Codex je helpt bij PSO-certificering en herkeuring

Een soepele PSO-herkeuring staat of valt met een goede administratie. Wij helpen organisaties om die administratie continu op orde te houden, zodat je bij elke herkeuring direct over de juiste gegevens beschikt.

Wat wij voor je doen:

• Signaleren bij indiensttreding: Wij brengen van elke nieuwe medewerker de (uitkerings)situatie in kaart en registreren direct of iemand tot een PSO-doelgroep behoort.
• Automatische koppeling met je HR-systeem: Via naadloze koppelingen met systemen zoals AFAS verloopt de gegevensverzameling geautomatiseerd en foutloos.
• Overzichtelijke rapportages: Via een gebruiksvriendelijk dashboard heb je altijd actueel inzicht in je directe sociale bijdrage en de voortgang richting je PSO-niveau.
• Tijdig bijsturen: Wij signaleren wanneer je op koers ligt voor je gewenste trede en waar je nog actie kunt ondernemen voor de herkeuring.

Zo voorkom je verrassingen bij de herkeuring en houd je de administratieve last zo laag mogelijk. Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij de PSO-certificering? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek en een gratis demo.