Hoe werkt SROI bij onderaannemers en leveranciers in de keten?

Bij aanbestedingen met een SROI-verplichting voor aanbestedingen is de hoofdaannemer eindverantwoordelijk voor het behalen van de social return-doelstelling, ook als een deel van het werk door onderaannemers of leveranciers wordt uitgevoerd. De keten als geheel telt mee, maar de opdrachtgever houdt de hoofdaannemer aanspreekbaar op het totaalresultaat. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over SROI in de keten: van verantwoordelijkheid en verdeling tot rapportage en risico’s.

Wie is verantwoordelijk voor SROI in een keten?

De hoofdaannemer is verantwoordelijk voor de SROI-verplichting richting de opdrachtgever. Zelfs als onderaannemers of leveranciers een deel van de opdracht uitvoeren, blijft de hoofdaannemer het aanspreekpunt voor de opdrachtgever. De SROI-verplichting rust op de contractuele relatie tussen opdrachtgever en hoofdaannemer, niet op de individuele schakels in de keten.

Dit betekent in de praktijk dat de hoofdaannemer actief moet sturen op de social return-prestaties van zijn partners. Haal je als hoofdaannemer de afgesproken SROI-doelstelling niet, dan draag jij de gevolgen, ongeacht of een onderaannemer zijn deel heeft geleverd. Dat vraagt om heldere afspraken in de inkoopketen en een actieve monitoring van wat elke partij bijdraagt.

Decentrale overheden zoals gemeenten, waterschappen en Rijkswaterstaat leggen de SROI-verplichting op bij inkopen en aanbestedingen. Zij verwachten dat leveranciers mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een kans geven, zolang de overheidsopdracht loopt. De hoofdaannemer is degene die dit aantoonbaar moet maken.

Hoe wordt SROI-prestatie verdeeld over onderaannemers?

De verdeling van de SROI-prestatie over onderaannemers gebeurt op basis van contractuele afspraken die de hoofdaannemer maakt met zijn ketenpartners. Er is geen wettelijk vastgelegde verdeelsleutel: de hoofdaannemer bepaalt zelf hoe hij de totale SROI-verplichting verdeelt over de partijen die aan de opdracht bijdragen.

In de praktijk zijn er twee veelgebruikte benaderingen:

• Proportionele verdeling: elke onderaannemer draagt bij naar rato van zijn aandeel in de totale opdrachtsom. Een onderaannemer die 30% van het werk uitvoert, neemt dan ook 30% van de SROI-verplichting op zich.
• Gecentraliseerde invulling: de hoofdaannemer vult de volledige SROI-verplichting zelf in en laat onderaannemers buiten beschouwing. Dit werkt alleen als de hoofdaannemer voldoende capaciteit en instroom heeft om de doelstelling zelfstandig te realiseren.

Welke aanpak je kiest, hangt af van de omvang van de opdracht, de aard van de werkzaamheden en de mogelijkheden van de ketenpartners. Leg de gemaakte afspraken altijd schriftelijk vast in de overeenkomst met de onderaannemer, zodat je bij rapportage kunt aantonen wie wat heeft bijgedragen.

Welke SROI-activiteiten tellen mee voor leveranciers?

Voor leveranciers en onderaannemers tellen dezelfde SROI-activiteiten mee als voor de hoofdaannemer: het in dienst nemen of begeleiden van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, zolang dit plaatsvindt in het kader van de betreffende overheidsopdracht. De doelgroep bestaat onder andere uit langdurig werkzoekenden, jongeren zonder startkwalificatie, gedeeltelijk arbeidsongeschikten en mensen met een uitkering.

Concrete activiteiten die doorgaans worden meegeteld zijn:

• Het in dienst nemen van medewerkers uit de SROI-doelgroep voor de duur van de opdracht
• Het bieden van een werkervaringsplaats, stage of leerwerktraject aan iemand uit de doelgroep
• Het inzetten van medewerkers via een erkend sociaal werkbedrijf of detacheringsbureau dat werkt met de doelgroep
• Het bieden van een praktijkleerplaats in samenwerking met een onderwijsinstelling

Niet elke opdrachtgever hanteert dezelfde definitie of weging. Sommige gemeenten werken met een puntensysteem waarbij verschillende activiteiten een andere waarde krijgen. Controleer altijd de specifieke SROI-eisen in het bestek of de inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever voordat je afspraken maakt met leveranciers over hun bijdrage.

Hoe rapporteren onderaannemers hun SROI-bijdrage?

Onderaannemers rapporteren hun SROI-bijdrage aan de hoofdaannemer, die de totale prestatie vervolgens verantwoordt richting de opdrachtgever. De hoofdaannemer is het centrale punt van rapportage en bundelt de gegevens van alle ketenpartners in één overzicht. De opdrachtgever beoordeelt de SROI-prestatie op basis van dit totaalrapport.

Voor een betrouwbare rapportage moeten onderaannemers minimaal de volgende gegevens aanleveren:

• Naam en functie van de ingezette medewerkers uit de SROI-doelgroep
• De uitkeringssituatie of arbeidsmarktpositie van deze medewerkers bij aanvang
• Het aantal gewerkte uren of de duur van het dienstverband gedurende de opdracht
• Bewijs van de doelgroepstatus, bijvoorbeeld via een verklaring van de gemeente of UWV

Maak bij het sluiten van de overeenkomst met een onderaannemer direct duidelijke afspraken over de rapportagefrequentie en het format. Wacht niet tot het einde van de opdracht om gegevens op te vragen: tussentijdse monitoring geeft je de ruimte om bij te sturen als een leverancier achterblijft op zijn bijdrage.

Wat zijn de risico’s als een leverancier zijn SROI niet haalt?

Als een leverancier zijn afgesproken SROI-bijdrage niet haalt, loopt de hoofdaannemer het risico dat de totale SROI-doelstelling niet wordt gehaald. De opdrachtgever kan dan een financiële sanctie opleggen aan de hoofdaannemer, ongeacht de oorzaak. Het niet nakomen van de SROI-verplichting kan leiden tot een nabetaling of boete op basis van het tekortschietende percentage van de opdrachtsom.

Naast financiële gevolgen zijn er ook reputatierisico’s. Opdrachtgevers, met name overheden, houden bij aanbestedingen rekening met de trackrecord van leveranciers op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Een aantoonbaar tekortschietende SROI-prestatie kan je positie bij toekomstige aanbestedingen verzwakken.

Om deze risico’s te beperken zijn de volgende maatregelen nuttig:

• Leg SROI-verplichtingen contractueel vast bij onderaannemers, inclusief sancties bij niet-nakoming
• Monitor de voortgang tussentijds en stuur bij zodra een leverancier achterblijft
• Bouw een buffer in door zelf meer SROI-activiteiten te realiseren dan strikt noodzakelijk
• Spreek af dat leveranciers tijdig melden als zij hun bijdrage niet kunnen leveren, zodat je alternatieve maatregelen kunt nemen

Hoe kan HR-software helpen bij SROI-registratie in de keten?

HR-software helpt bij SROI-registratie in de keten door de achtergrond van nieuwe medewerkers automatisch in kaart te brengen bij indiensttreding. Zo weet je direct of iemand tot de SROI-doelgroep behoort, zonder handmatig onderzoek. Dit maakt het mogelijk om de SROI-bijdrage van alle ketenpartners continu en nauwkeurig bij te houden.

Wij ondersteunen organisaties volledig bij het naleven van hun SROI-verplichting. Ons platform brengt bij elke nieuwe indiensttreding de uitkeringssituatie van de medewerker in kaart en registreert dit direct. Zo hoef je als hoofdaannemer niet te wachten op rapportages van onderaannemers, maar beschik je over actuele gegevens via een overzichtelijk dashboard. Concreet biedt ons platform:

• Automatische signalering van SROI-doelgroepmedewerkers bij indiensttreding
• Directe koppeling met de PSO-registratie voor sociale werkgevers voor medewerkers die in aanmerking komen
• Overzichtelijke rapportages die je direct kunt gebruiken voor de verantwoording richting de opdrachtgever
• Naadloze integratie met HR-systemen zoals AFAS, zodat gegevens automatisch worden gesynchroniseerd
• ISO 27001-gecertificeerde verwerking van gevoelige persoonsgegevens

Wil je weten hoe je de SROI-administratie in jouw keten eenvoudiger en betrouwbaarder kunt inrichten? Neem contact op voor een demo voor een persoonlijk gesprek en een gratis demo.