Hoe wordt het SROI-percentage bij een aanbesteding bepaald?
Het SROI-percentage bij een aanbesteding wordt vastgesteld door de opdrachtgever, meestal een decentrale overheid zoals een gemeente, waterschap of Rijkswaterstaat. De hoogte varieert per opdracht en opdrachtgever, maar ligt in de praktijk vaak tussen de 2% en 10% van de opdrachtsom. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over hoe het SROI-percentage tot stand komt, wat meetelt als invulling en wat er gebeurt als je er niet aan voldoet.
Wie stelt het SROI-percentage bij een aanbesteding vast?
Het SROI-percentage bij een aanbesteding wordt vastgesteld door de aanbestedende dienst, dat wil zeggen de opdrachtgever. Dit zijn doorgaans decentrale overheden zoals gemeenten, provincies, waterschappen of uitvoeringsorganisaties zoals Rijkswaterstaat. Zij bepalen zelf of zij een social return-verplichting opleggen en welk percentage van toepassing is op de specifieke opdracht.
Iedere opdrachtgever heeft hierin beleidsvrijheid. De ene gemeente hanteert een vast percentage voor alle opdrachten boven een bepaalde drempelwaarde, terwijl een andere overheid het percentage laat afhangen van de aard of omvang van de opdracht. Er bestaat geen landelijk vastgesteld standaardpercentage, al zijn er wel richtlijnen en best practices die overheden als uitgangspunt gebruiken, zoals de handreiking Social Return van PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden van de overheid.
Naast overheden kunnen ook private organisaties zelf SROI-eisen stellen aan hun inkooptrajecten, bijvoorbeeld wanneer maatschappelijk verantwoord ondernemen een strategische prioriteit is. In dat geval bepaalt de organisatie zelf de norm en de wijze van verantwoording.
Hoe wordt de hoogte van het SROI-percentage berekend?
De hoogte van het SROI-percentage wordt berekend als een vast aandeel van de totale opdrachtsom. De opdrachtgever bepaalt dit percentage vooraf en neemt het op in de aanbestedingsdocumenten. In de praktijk ligt het percentage doorgaans tussen de 2% en 10% van de opdrachtwaarde, afhankelijk van het beleid van de aanbestedende dienst en het type opdracht.
De berekening zelf is relatief eenvoudig: het vastgestelde percentage wordt vermenigvuldigd met de totale contractwaarde. Als een opdracht een waarde heeft van 500.000 euro en het SROI-percentage is vastgesteld op 5%, dan bedraagt de social return-verplichting 25.000 euro. Dit bedrag moet de opdrachtnemer aantoonbaar investeren in de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
Hoe die investering wordt gewaardeerd, verschilt per opdrachtgever. Sommige overheden rekenen met loonkosten van ingezette medewerkers uit de SROI-doelgroep, anderen hanteren een forfaitair bedrag per gewerkt uur of per gerealiseerde stageplek. De exacte berekeningsmethode staat altijd beschreven in de aanbestedingsdocumentatie of het bijbehorende SROI-protocol.
Welke factoren beïnvloeden het SROI-percentage per aanbesteding?
Meerdere factoren bepalen welk SROI-percentage een opdrachtgever hanteert bij een specifieke aanbesteding. De belangrijkste zijn de omvang van de opdracht, het type werkzaamheden, de looptijd van het contract en het sociale beleid van de aanbestedende dienst. Hoe arbeidsintensief een opdracht is, speelt ook een rol: bij opdrachten met veel uitvoerend werk is de verwachting dat er meer ruimte is voor de inzet van mensen uit de SROI-doelgroep.
Andere relevante factoren zijn:
- Opdrachtwaarde: Veel opdrachtgevers stellen een minimumdrempel in. Pas boven een bepaalde contractwaarde, bijvoorbeeld 250.000 euro, geldt een SROI-verplichting.
- Sector en branche: In arbeidsintensieve sectoren zoals schoonmaak, beveiliging, logistiek en bouw wordt vaker een hoger percentage gehanteerd dan in kennisintensieve sectoren.
- Lokaal arbeidsmarktbeleid: Gemeenten met een actief re-integratiebeleid of een hoge werkloosheid stellen soms hogere eisen om lokale werkzoekenden aan werk te helpen.
- Looptijd van het contract: Bij langlopende contracten is er meer tijd om de verplichting in te vullen, wat soms leidt tot een hoger percentage.
- Type aanbesteding: Europese aanbestedingen kennen andere kaders dan nationale of onderhandse procedures, wat de ruimte voor SROI-eisen kan beïnvloeden.
Wat telt mee als invulling van de SROI-verplichting?
Als invulling van de SROI-verplichting telt de aantoonbare inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit zijn personen die zonder extra ondersteuning moeilijk aan werk komen, zoals langdurig werkzoekenden, mensen met een arbeidsbeperking, jongeren zonder startkwalificatie of mensen met een uitkering die al geruime tijd buiten het arbeidsproces staan.
Concrete invullingsmogelijkheden zijn onder andere:
- Het in dienst nemen van mensen die een uitkering ontvangen, zoals een bijstandsuitkering of WW-uitkering
- Het bieden van werk aan mensen met een arbeidsbeperking, bijvoorbeeld via een detacheringsconstructie of beschut werk
- Het aanbieden van stageplekken aan jongeren met minder kansen op de arbeidsmarkt
- Het inkopen van producten of diensten bij sociale ondernemingen, zoals een sociale werkplaats of een leerwerkbedrijf
Niet alle opdrachtgevers accepteren dezelfde invullingsvormen. Sommige gemeenten stellen als eis dat de inzet plaatsvindt binnen de eigen organisatie van de opdrachtnemer, terwijl anderen ook indirecte invulling via de toeleveringsketen accepteren. Het is daarom altijd verstandig om de specifieke eisen in het aanbestedingsdocument of het bijbehorende SROI-protocol goed door te nemen voordat je een aanbieding doet.
Hoe wordt SROI-naleving gecontroleerd en gerapporteerd?
SROI-naleving wordt gecontroleerd door de opdrachtgever op basis van periodieke rapportages die de opdrachtnemer aanlevert. De frequentie en het format van deze rapportages staan beschreven in het contract of het SROI-protocol. Doorgaans rapporteert de opdrachtnemer per kwartaal of halfjaar over de gerealiseerde social return-activiteiten.
De rapportage bevat in de meeste gevallen informatie over welke personen zijn ingezet, uit welke doelgroep zij afkomstig zijn, hoeveel uren zij hebben gewerkt en welke loonkosten of forfaitaire bedragen daarmee gemoeid zijn. Opdrachtgevers vragen soms ook om ondersteunende documentatie, zoals arbeidscontracten, uitkeringsbewijzen of verklaringen van sociale ondernemingen.
De controle vindt plaats door de contractbeheerder of een aangewezen SROI-coördinator bij de opdrachtgever. Bij grotere opdrachten of bij twijfel over de juistheid van de rapportage kan een opdrachtgever ook een externe audit laten uitvoeren. Het bijhouden van een nauwkeurige en actuele administratie is daarom niet alleen handig, maar ook noodzakelijk om bij een controle snel en volledig te kunnen verantwoorden.
Wat gebeurt er als een opdrachtnemer het SROI-percentage niet haalt?
Als een opdrachtnemer het afgesproken SROI-percentage niet haalt, kan de opdrachtgever financiële consequenties verbinden aan de tekortkoming. In de meeste gevallen betekent dit dat de opdrachtnemer het niet-gerealiseerde deel alsnog moet compenseren, bijvoorbeeld door een bedrag te storten in een sociaal fonds of door een boete te betalen die is vastgelegd in het contract.
De exacte gevolgen verschillen per opdrachtgever en per contract. Sommige overheden hanteren een coulanceperiode of bieden de mogelijkheid om een tekort in een volgende rapportageperiode in te halen. Anderen passen direct contractuele sancties toe. In ernstige gevallen kan structurele niet-naleving ook gevolgen hebben voor toekomstige aanbestedingen, omdat een slechte trackrecord op SROI-gebied de reputatie als opdrachtnemer kan schaden.
Vroegtijdig signaleren dat je achterloopt op de SROI-norm is daarom belangrijk. Door de voortgang actief te monitoren en tijdig bij te sturen, voorkom je dat je aan het einde van een rapportageperiode voor verrassingen staat.
Hoe wij je helpen met SROI bij aanbestedingen
Het voldoen aan een SROI-verplichting vraagt om een nauwkeurige administratie, tijdige signalering en heldere rapportages. Wij ondersteunen je bij elke stap van dit proces, zodat je altijd in control bent en nooit voor onverwachte kosten of boetes komt te staan.
Wat wij voor je doen:
- Situatie in kaart brengen: Bij elke nieuwe indiensttreding brengen wij de achtergrond en uitkeringssituatie van medewerkers automatisch in kaart, zodat je direct weet wie meetelt voor je SROI-verplichting.
- Directe koppeling met PSO: Omdat wij al bij de poort weten wat de achtergrond is van instromende medewerkers, kunnen deze direct worden opgevoerd in de Prestatieladder Socialer Ondernemen.
- Overzichtelijk dashboard: Via ons platform heb je altijd actueel inzicht in de voortgang van je SROI-realisatie, zodat je op tijd kunt bijsturen als je dreigt achter te lopen.
- Rapportages voor je administratie: Wij verzorgen de rapportages die je nodig hebt voor de verantwoording richting de opdrachtgever, volledig in lijn met de geldende eisen.
- Veilige verwerking: Ons platform is ISO 27001-gecertificeerd en koppelt naadloos met systemen zoals AFAS, zodat gevoelige persoonsgegevens veilig en conform de AVG worden verwerkt.
Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ontzorgen bij het naleven van de SROI-verplichting? Neem contact met ons op voor een persoonlijk gesprek en een gratis demo.