Is de invulling van SROI altijd maatwerk?

Ja, de invulling van SROI is vrijwel altijd maatwerk. Elke aanbesteding kent zijn eigen eisen, doelgroepen en berekeningswijze, afhankelijk van de opdrachtgever en de aard van de opdracht. Organisaties die werken met overheidsopdrachten krijgen daardoor te maken met uiteenlopende verplichtingen die vragen om een gerichte aanpak. De vragen hieronder helpen je begrijpen hoe SROI in de praktijk werkt en wat je moet regelen om aan je verplichting te voldoen.

Wat bepaalt de invulling van SROI per organisatie?

De invulling van SROI per organisatie en aanbesteding wordt bepaald door een combinatie van factoren: de eisen van de opdrachtgever, de omvang van de opdracht, de sector waarin je actief bent en de samenstelling van je personeelsbestand. Omdat geen twee opdrachten identiek zijn, verschilt ook de concrete uitwerking van de Social Return on Investment-verplichting per situatie.

Organisaties die werken met meerdere overheidsopdrachten tegelijk, kunnen te maken krijgen met verschillende SROI-percentages en doelgroepomschrijvingen naast elkaar. Dat maakt een gestructureerde administratie belangrijk. Factoren die de invulling concreet bepalen, zijn onder andere:

Het percentage van de opdrachtsom dat als SROI-verplichting geldt
De definitie van de doelgroep die de opdrachtgever hanteert
De toegestane invullingsvormen (werk, stage, opleiding, et cetera)
De looptijd van de opdracht
De rapportagevereisten van de opdrachtgever

Bedrijven die maatschappelijk verantwoord ondernemen hoog in het vaandel hebben, kunnen ook zelf SROI-doelstellingen formuleren, los van een aanbestedingsverplichting. In dat geval bepaal je als organisatie zelf de kaders en de meetmethode.

Wie stelt de SROI-eisen vast bij een aanbesteding?

Bij een aanbesteding stelt de opdrachtgever de SROI-eisen vast. Dat zijn doorgaans decentrale overheden zoals gemeenten, waterschappen of uitvoeringsorganisaties zoals Rijkswaterstaat. Zij bepalen welk percentage van de opdrachtsom als social return moet worden ingezet en welke doelgroepen daarvoor in aanmerking komen.

De opdrachtgever legt de SROI-verplichting vast in de aanbestedingsdocumenten, vaak als gunningscriterium of als contractuele eis. Dit betekent dat je als opdrachtnemer al vóór de gunning moet nadenken over hoe je aan de verplichting gaat voldoen. Sommige opdrachtgevers werken met een vast percentage, anderen hanteren een bandbreedte of bieden ruimte voor een eigen voorstel.

Het is ook mogelijk dat een opdrachtgever samenwerkt met een regionaal SROI-netwerk of een intermediaire organisatie die toeziet op de naleving. In dat geval rapporteer je niet rechtstreeks aan de gemeente, maar via een vastgesteld systeem of loket.

Welke vormen van SROI-invulling zijn toegestaan?

De toegestane vormen van SROI-invulling variëren per opdrachtgever, maar in de meeste gevallen zijn meerdere invullingsvormen mogelijk. Denk aan het in dienst nemen van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, het bieden van stageplekken, het aanbieden van werkervaringsplaatsen of het inzetten van leerwerktrajecten.

Veelgebruikte invullingsvormen zijn:

Directe arbeidsplaatsen voor mensen uit de SROI-doelgroep, zoals langdurig werkzoekenden, jongeren zonder startkwalificatie of mensen met een arbeidsbeperking
Stages en werkervaringsplaatsen voor kandidaten die nog geen werkervaring hebben opgebouwd
Leerwerktrajecten in samenwerking met scholen of re-integratiebureaus
Detachering van mensen via een SW-bedrijf of sociaal werkbedrijf
Inkoop bij sociale ondernemingen, als de opdrachtgever dit als equivalente invulling accepteert

Sommige opdrachtgevers hanteren wegingsfactoren per invullingsvorm. Een vaste arbeidsplaats telt dan zwaarder mee dan een kortlopende stage. Het is daarom verstandig om de specifieke weging per opdrachtgever goed te controleren voordat je een keuze maakt.

Hoe wordt de hoogte van de SROI-verplichting berekend?

De hoogte van de SROI-verplichting wordt berekend als een percentage van de opdrachtsom, exclusief btw. Het meest gebruikte percentage ligt tussen de 2% en 5%, maar dit verschilt per opdrachtgever. De uitkomst van die berekening geeft aan hoeveel euro je moet investeren in maatschappelijke waarde gedurende de looptijd van de opdracht.

Stel dat een opdracht een waarde heeft van 1 miljoen euro en de opdrachtgever een SROI-percentage van 5% hanteert, dan bedraagt de verplichting 50.000 euro. Dat bedrag moet je vervolgens aantoonbaar inzetten voor de inzet van mensen uit de doelgroep, uitgedrukt in loonkosten, begeleidingskosten of een andere door de opdrachtgever geaccepteerde maatstaf.

Let op: sommige opdrachtgevers rekenen niet met een bedrag, maar met een percentage van de inzet in uren of fte. In dat geval gaat het om het aandeel van de totale arbeidsinzet dat wordt geleverd door mensen uit de SROI-doelgroep. Controleer altijd welke berekeningsmethode de opdrachtgever hanteert, want dit heeft directe gevolgen voor hoe je je administratie inricht.

Wat zijn de gevolgen van het niet halen van de SROI-doelstelling?

Als je de SROI-doelstelling niet haalt, kan de opdrachtgever financiële consequenties verbinden aan de tekortkoming. Dit varieert van het terugvorderen van een deel van de opdrachtsom tot het opleggen van een boete of het uitsluiten van toekomstige aanbestedingen. De exacte gevolgen staan beschreven in het contract of de aanbestedingsvoorwaarden.

In de praktijk hanteren veel opdrachtgevers een escalatiemodel. Dat betekent dat je eerst de kans krijgt om de achterstand in te halen of een alternatieve invulling voor te stellen, voordat er sancties volgen. Toch is het verstandig om niet te wachten tot het einde van de opdracht om te controleren of je op koers ligt. Een tekort dat vroeg wordt gesignaleerd, is veel eenvoudiger bij te sturen dan een tekort dat pas bij de eindrapportage zichtbaar wordt.

Naast financiële gevolgen kan het niet nakomen van de SROI-verplichting ook reputatieschade opleveren, zeker in sectoren waar maatschappelijk verantwoord ondernemen via PSO een rol speelt bij de selectie van leveranciers.

Hoe registreer en rapporteer je SROI-prestaties correct?

Je registreert SROI-prestaties correct door per medewerker of kandidaat vast te leggen of zij tot de SROI-doelgroep behoren, hoeveel uren zij hebben gewerkt en wat de bijbehorende loonkosten zijn. Die gegevens combineer je vervolgens in een rapportage die je periodiek aanlevert bij de opdrachtgever, op de manier en in het format dat zij voorschrijven.

Een correcte registratie begint al bij de indiensttreding. Op dat moment moet je weten wat de achtergrond is van een nieuwe medewerker: heeft hij of zij een uitkering, een arbeidsbeperking of een andere kwalificatie die hem of haar tot de SROI-doelgroep maakt? Zonder die informatie kun je de prestaties later niet aantonen.

Praktische stappen voor een correcte SROI-rapportage zijn:

Leg bij indiensttreding de uitkeringsstatus en achtergrond van nieuwe medewerkers vast
Koppel deze gegevens aan de betreffende overheidsopdracht
Registreer gewerkte uren en loonkosten per medewerker uit de doelgroep
Stel periodiek een overzicht op dat aansluit bij de rapportage-eisen van de opdrachtgever
Bewaar alle onderliggende documenten als bewijs voor een eventuele controle

Veel organisaties onderschatten de administratieve last die dit met zich meebrengt, zeker als ze meerdere opdrachten tegelijk uitvoeren voor verschillende opdrachtgevers met elk hun eigen eisen.

Hoe wij je helpen met SROI

Wij ondersteunen organisaties volledig bij het naleven van hun SROI-verplichting, van registratie tot rapportage. Via ons platform brengen we al bij indiensttreding de achtergrond van nieuwe medewerkers in kaart, zodat je direct weet wie tot de SROI-doelgroep behoort. Dat scheelt tijd en voorkomt dat je achteraf informatie moet reconstrueren. Wat we voor je regelen:

Automatische signalering van SROI-doelgroepmedewerkers bij indiensttreding
Directe koppeling met je HR- en salarisadministratie via systemen zoals AFAS
Overzichtelijke dashboards en rapportages die aansluiten bij de eisen van je opdrachtgever
Continue monitoring zodat je op tijd kunt bijsturen als je achterloopt op je doelstelling
Veilige verwerking van gevoelige persoonsgegevens conform ISO 27001 en AVG

Zo voorkom je boetes, onnodige bijbetalingen en administratieve fouten. Wil je weten hoe dit werkt voor jouw organisatie? Neem contact op voor een persoonlijk gesprek en een gratis demo.