Kun je de uitvoering van SROI uitbesteden aan een derde partij?

Ja, je kunt de uitvoering van SROI uitbesteden aan een derde partij. Veel organisaties kiezen hier bewust voor om de administratieve last te verlagen en tegelijkertijd zeker te zijn dat ze aan hun social return-verplichting voldoen. De eindverantwoordelijkheid blijft echter altijd bij de werkgever zelf liggen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over SROI uitbesteden, van wat er precies uitbesteed mag worden tot hoe de samenwerking in de praktijk verloopt.

Wat houdt de uitvoering van SROI precies in?

De uitvoering van SROI omvat alle activiteiten die een organisatie onderneemt om te voldoen aan de social return-verplichting die is opgelegd bij een aanbesteding. Dit betekent concreet: het in kaart brengen van de doelgroep, het registreren van indiensttredingen, het bijhouden van voortgang en het rapporteren aan de opdrachtgever. Social Return on Investment draait om het creëren van maatschappelijke waarde door mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een kans te geven.

Bij overheidsopdrachten leggen de Rijksoverheid, provincies, gemeenten en semi-overheidsinstellingen hun leveranciers een SROI-verplichting op. Die verplichting houdt in dat een deel van de opdrachtsom wordt geïnvesteerd in sociale waarde. Dat kan op verschillende manieren:

Het aannemen van mensen die een uitkering ontvangen
Het bieden van werk aan mensen met een arbeidsbeperking
Het aanbieden van stageplekken aan jongeren met minder kansen op de arbeidsmarkt
Het inkopen van producten of diensten bij sociale ondernemingen

De uitvoering vraagt om nauwkeurige registratie en monitoring. Je moet bij elke indiensttreding weten of een nieuwe medewerker tot de SROI-doelgroep behoort, die informatie vastleggen en periodiek rapporteren aan de opdrachtgever. Dat is precies waar de administratieve last voor veel organisaties oploopt.

Welke onderdelen van SROI mag je uitbesteden aan een derde partij?

De meeste uitvoerende taken rondom SROI mag je uitbesteden aan een derde partij. Denk aan het screenen van nieuwe medewerkers op doelgroepstatus, het bijhouden van de voortgangsregistratie, het opstellen van rapportages en het monitoren of je op koers ligt om aan de verplichting te voldoen. Wat je niet kunt uitbesteden, is de feitelijke inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt; dat moet je als werkgever zelf realiseren.

Concreet zijn de volgende onderdelen geschikt voor uitbesteding:

Doelgroepidentificatie: het vaststellen of een nieuwe medewerker tot de SROI-doelgroep behoort op basis van uitkeringsstatus, arbeidsbeperking of opleidingsniveau
Registratie en vastlegging: het bijhouden van alle relevante gegevens in een overzichtelijk systeem of dashboard
Voortgangsmonitoring: het bewaken of de organisatie op schema ligt om de verplichting te halen
Rapportage aan opdrachtgever: het samenstellen van de periodieke verantwoording die je aan de aanbestedende dienst moet aanleveren
PSO-registratie: het direct opvoeren van instromende medewerkers in de Prestatieladder Socialer Ondernemen

De inhoudelijke keuze voor welke mensen je aanneemt of welke sociale ondernemingen je inkoopt, blijft een beslissing die je als organisatie zelf maakt. Een uitvoeringspartner ondersteunt het proces, maar neemt die strategische keuzes niet over.

Wat zijn de voor- en nadelen van SROI uitbesteden?

Het uitbesteden van de SROI-uitvoering heeft als grootste voordeel dat je de administratieve last sterk verlaagt en tegelijkertijd de kans op fouten of gemiste registraties verkleint. Een gespecialiseerde partij beschikt over de juiste tools, kennis van wet- en regelgeving en directe koppelingen met relevante registers. Het nadeel is dat je afhankelijk wordt van een externe partij en dat de samenwerking goede afstemming vraagt.

Voordelen van uitbesteden

Minder tijdrovende, repeterende taken voor je eigen HR- of salarisafdeling
Lagere kans op fouten in registratie en rapportage
Altijd actueel inzicht via dashboards en geautomatiseerde signalering
Minder risico op boetes of bijbetalingen door het niet voldoen aan de verplichting
Snellere verwerking doordat doelgroepstatus al bij indiensttreding wordt vastgesteld

Nadelen van uitbesteden

Je bent afhankelijk van de kwaliteit en betrouwbaarheid van de externe partij
Er is afstemming nodig over gegevensdeling en privacyregels (AVG)
Kosten voor de uitvoeringspartner moeten worden afgewogen tegen de besparing op intern werk
De eindverantwoordelijkheid blijft bij jou als werkgever, ook als de uitvoering extern is belegd

Aan welke eisen moet een SROI-uitvoeringspartner voldoen?

Een betrouwbare SROI-uitvoeringspartner moet beschikken over actuele kennis van de geldende wet- en regelgeving rondom social return, veilige verwerking van persoonsgegevens kunnen garanderen en in staat zijn om naadloos te koppelen met jouw bestaande HR- en salarissystemen. Certificering op het gebied van informatiebeveiliging, zoals ISO 27001, is een belangrijke indicator van betrouwbaarheid.

Let bij de keuze voor een uitvoeringspartner op de volgende punten:

Dataveiligheid: de partij moet aantoonbaar voldoen aan de AVG en bij voorkeur ISO 27001-gecertificeerd zijn
Systeemintegratie: koppelingen met systemen zoals AFAS, Visma Raet of Loket.nl zorgen voor een soepele gegevensuitwisseling zonder handmatig werk
Actuele regelgevingskennis: SROI-eisen veranderen regelmatig; de partner moet hier proactief op inspelen
Rapportagemogelijkheden: je moet op elk moment kunnen zien hoe je ervoor staat, via overzichtelijke dashboards en exporteerbare rapportages
Signalering bij indiensttreding: de partner moet in staat zijn om de doelgroepstatus al bij de eerste stap van het onboardingproces vast te stellen

Hoe verloopt de samenwerking met een externe SROI-partij in de praktijk?

In de praktijk begint de samenwerking met een koppeling tussen het platform van de uitvoeringspartner en jouw HR- of salarissysteem. Zodra een nieuwe medewerker instroomt, controleert het systeem automatisch of die persoon tot de SROI-doelgroep behoort. De uitvoeringspartner legt dit vast, houdt de voortgang bij en levert periodieke rapportages aan die je kunt gebruiken voor de verantwoording aan de opdrachtgever.

De dagelijkse samenwerking vraagt weinig handmatige handelingen van jouw kant. Het systeem signaleert automatisch, en je ontvangt meldingen wanneer actie nodig is, bijvoorbeeld als je dreigt achter te lopen op de verplichting. Zo kun je op tijd bijsturen zonder dat je continu zelf de administratie hoeft te bewaken.

Goede uitvoeringspartners bieden ook persoonlijke ondersteuning bij vragen over specifieke situaties, zoals medewerkers met een complexe uitkeringsstatus of wijzigingen in de SROI-eisen vanuit de opdrachtgever. Die combinatie van geautomatiseerde verwerking en menselijke expertise maakt de samenwerking in de praktijk effectief.

Blijft de werkgever verantwoordelijk als SROI is uitbesteed?

Ja, de werkgever blijft altijd eindverantwoordelijk voor het naleven van de SROI-verplichting, ook als de uitvoering is uitbesteed aan een derde partij. De aanbestedende dienst houdt jou als opdrachtnemer aansprakelijk voor het voldoen aan de social return-eisen. Een uitvoeringspartner neemt die verantwoordelijkheid niet over, maar helpt je wel om er zeker van te zijn dat je eraan voldoet.

Dit betekent in de praktijk dat je als werkgever altijd inzicht moet hebben in de voortgang en de rapportages die worden aangeleverd. Je tekent zelf voor de verantwoording richting de opdrachtgever. Als blijkt dat de verplichting niet is gehaald, kan de opdrachtgever een boete opleggen of een bedrag terugvorderen, ongeacht of je de uitvoering had uitbesteed.

Het uitbesteden van de uitvoering verlaagt het risico op fouten en gemiste registraties aanzienlijk, maar ontslaat je niet van de plicht om zelf regie te houden. Zorg daarom altijd voor heldere afspraken met je uitvoeringspartner over rapportagefrequentie, escalatieprocedures en wat er gebeurt als je dreigt de verplichting niet te halen.

Hoe wij je helpen met SROI uitbesteden

Wij ondersteunen organisaties volledig bij de uitvoering van hun SROI-verplichting, van de eerste signalering tot de definitieve rapportage. Ons platform koppelt direct met systemen zoals AFAS en controleert al bij indiensttreding of een nieuwe medewerker tot de SROI-doelgroep behoort. Zo hoef je zelf geen handmatige checks uit te voeren en loop je geen registraties mis.

Wat wij concreet voor je doen:

Automatische doelgroepidentificatie bij elke indiensttreding via koppeling met overheidsregisters
Directe vastlegging in de PSO zodat je altijd een actueel beeld hebt van je sociale bijdrage
Overzichtelijke dashboards en rapportages die je direct kunt gebruiken voor verantwoording aan de opdrachtgever
Tijdige signalering als je dreigt achter te lopen op je verplichting, zodat je op tijd kunt bijsturen
Veilige verwerking van persoonsgegevens conform de AVG, geborgd door onze ISO 27001-certificering

Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen ontzorgen bij de SROI-uitvoering? Neem contact met ons op voor een persoonlijk gesprek en een gratis demo.