Wat komt er kijken bij een SROI administratie?

Een SROI-administratie bijhouden betekent dat je als organisatie systematisch registreert welke medewerkers vallen onder de SROI-doelgroep, hoeveel uren zij werken en welke waarde dit vertegenwoordigt ten opzichte van de opdrachtsom. Dit geldt voor organisaties die werken met overheidsopdrachten waarbij een social return-verplichting is opgelegd. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over SROI-registratie, verantwoording en de praktische uitvoering ervan.

Welke gegevens moet je bijhouden voor een SROI-administratie?

Voor een correcte SROI-administratie registreer je per medewerker de uitkeringssituatie bij indiensttreding, het aantal gewerkte uren, de functie en de looptijd van de tewerkstelling. Deze gegevens vormen de basis voor het berekenen van de Social Return on Investment en het aantonen dat je voldoet aan de SROI-verplichting die in een overheidsopdracht is vastgelegd.

De SROI-doelgroep bestaat uit mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Denk aan langdurig werkzoekenden, jongeren zonder startkwalificatie, gedeeltelijk arbeidsongeschikten en mensen met een uitkering die al langere tijd buiten het arbeidsproces staan. Alleen medewerkers die aantoonbaar tot deze doelgroep behoren, tellen mee voor je SROI-prestatie.

Concreet houd je de volgende gegevens bij:

Naam en personeelsnummer van de medewerker
Uitkeringsstatus of arbeidsmarktsituatie bij indiensttreding (bijstandsuitkering, WW, Wajong, enzovoort)
Startdatum en einddatum van de tewerkstelling
Aantal gewerkte uren per periode
Bruto loonkosten of een vastgesteld uurtarief, afhankelijk van de berekeningswijze in het contract
De overheidsopdracht waaraan de tewerkstelling is gekoppeld

Hoe gedetailleerder je deze gegevens vastlegt, hoe eenvoudiger de verantwoording achteraf verloopt. Ontbrekende of onvolledige informatie is een van de meest voorkomende oorzaken van problemen bij de eindrapportage.

Hoe wordt SROI-prestatie berekend en gerapporteerd?

De SROI-prestatie wordt berekend door de loonwaarde van de ingezette doelgroepmedewerkers te vergelijken met de totale opdrachtsom. Opdrachtgevers leggen doorgaans een percentage vast, vaak tussen de 2% en 5% van de opdrachtwaarde, dat moet worden geïnvesteerd in de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

De berekening werkt in de praktijk als volgt: je vermenigvuldigt het aantal gewerkte uren van doelgroepmedewerkers met het afgesproken uurtarief of de werkelijke loonkosten. De uitkomst vergelijk je vervolgens met het vereiste SROI-bedrag dat in het contract is vastgelegd. Kom je boven dat bedrag uit, dan voldoe je aan de verplichting.

Voor de rapportage lever je periodiek een overzicht aan bij de opdrachtgever. Dit overzicht bevat minimaal:

Een lijst van ingezette doelgroepmedewerkers met bewijs van hun arbeidsmarktsituatie
Het totaal aantal gewerkte uren per medewerker in de rapportageperiode
De berekende loonwaarde en de vergelijking met het vereiste SROI-bedrag
Eventuele aanvullende activiteiten zoals begeleiding, scholing of stageplekken, als die ook meetellen

Sommige opdrachtgevers werken met een eigen rapportageformat of een digitaal portaal. Controleer altijd vooraf welke eisen de specifieke opdrachtgever stelt aan de aanlevering en de frequentie van rapportage.

Wat zijn de meest voorkomende fouten in een SROI-administratie?

De meest voorkomende fout in een SROI-administratie is het niet tijdig vastleggen van de uitkeringssituatie bij indiensttreding. Als je achteraf moet aantonen dat een medewerker tot de doelgroep behoorde, is dat zonder documentatie uit die periode vrijwel onmogelijk. Dit leidt direct tot een lagere erkende SROI-prestatie.

Andere veelgemaakte fouten zijn:

Onvolledige dossiervorming: Bewijsstukken zoals uitkeringsverklaringen of verwijzingsbrieven van gemeenten ontbreken of zijn verlopen.
Verkeerde doelgroepindeling: Niet elke medewerker met een beperking of uitkering valt automatisch binnen de SROI-doelgroep zoals de opdrachtgever die definieert. Controleer altijd de specifieke definitie in het contract.
Uren niet koppelen aan de juiste opdracht: Medewerkers werken soms voor meerdere opdrachtgevers. Alleen de uren die daadwerkelijk aan de betreffende overheidsopdracht zijn besteed, tellen mee.
Te laat rapporteren: Opdrachtgevers hanteren strikte deadlines. Een te late aanlevering kan leiden tot het niet erkennen van de prestatie over die periode.
Geen tussentijdse monitoring: Organisaties die alleen aan het einde van een opdracht de balans opmaken, lopen het risico dat ze tekortkomingen te laat ontdekken om nog bij te sturen.

Wie is verantwoordelijk voor de SROI-administratie binnen een organisatie?

De verantwoordelijkheid voor de SROI-administratie ligt doorgaans bij de afdeling HR of de financiële administratie, afhankelijk van hoe de organisatie is ingericht. In de praktijk vraagt een goede SROI-registratie om samenwerking tussen HR, salarisadministratie en de projectverantwoordelijke die de overheidsopdracht beheert.

HR is verantwoordelijk voor het vastleggen van de achtergrond van nieuwe medewerkers bij indiensttreding en het bijhouden van de doelgroepstatus. De salarisadministratie levert de gewerkte uren en loongegevens aan. De projectverantwoordelijke of contractmanager bewaakt de koppeling tussen de inzet van medewerkers en de specifieke opdracht waarvoor de SROI-verplichting geldt.

In grotere organisaties is het nuttig om één aanspreekpunt aan te wijzen dat de coördinatie bewaakt, de rapportages samenstelt en het contact onderhoudt met de opdrachtgever. Zonder duidelijk eigenaarschap raken gegevens versnipperd over afdelingen en ontstaan er gaten in de registratie.

Hoe kan automatisering de SROI-administratie vereenvoudigen?

Automatisering vereenvoudigt de SROI-administratie door gegevens uit HR-, salaris- en projectsystemen automatisch samen te brengen en te controleren. In plaats van handmatig uren te tellen en dossiers te doorzoeken, signaleert een geautomatiseerd systeem al bij indiensttreding of een nieuwe medewerker tot de SROI-doelgroep behoort en registreert dit direct.

Concreet levert automatisering de volgende voordelen op:

Directe koppeling met uitkeringsregisters en HR-systemen, zodat de doelgroepstatus bij indiensttreding automatisch wordt vastgelegd
Realtime dashboards die laten zien hoe je organisatie op dit moment presteert ten opzichte van de SROI-verplichting
Automatische rapportages die klaarstaan voor aanlevering aan de opdrachtgever
Tijdige signalering wanneer je dreigt achter te lopen op de vereiste prestatie, zodat je nog kunt bijsturen
Minder kans op fouten door handmatige invoer of het missen van relevante medewerkers

Organisaties die werken met systemen zoals AFAS kunnen via API-koppelingen hun bestaande administratie verbinden met een gespecialiseerd platform, zonder dat medewerkers gegevens dubbel hoeven in te voeren. Naast SROI kan een dergelijk platform ook ondersteuning bieden bij het behalen van een PSO-certificering voor sociaal ondernemen.

Hoe wij helpen met je SROI-administratie

Wij ontzorgen organisaties volledig bij het naleven van de SROI-verplichting. Ons platform brengt bij elke nieuwe indiensttreding automatisch de uitkeringssituatie in kaart en koppelt dit direct aan de juiste overheidsopdracht. Zo hoef je niet achteraf te reconstrueren wie wanneer tot de doelgroep behoorde.

Wat we concreet voor je doen:

Automatisch signaleren van SROI-doelgroepmedewerkers bij indiensttreding
Realtime inzicht via een overzichtelijk dashboard met je actuele SROI-prestatie
Kant-en-klare rapportages voor aanlevering aan opdrachtgevers
Naadloze koppelingen met systemen zoals AFAS voor een gestroomlijnde gegevensstroom
Veilige verwerking van gevoelige persoonsgegevens conform ISO 27001 en de AVG

Zo voorkom je boetes, mis je geen werkgeversvoordelen en houd je de administratieve druk laag. Wil je zien hoe dit werkt voor jouw organisatie? Neem contact met ons op voor een persoonlijk gesprek en een gratis demo.