Wat zijn concrete voorbeelden van SROI-invulling in de praktijk?
Concrete voorbeelden van SROI-invulling en social return verplichtingen zijn onder andere het in dienst nemen van langdurig werkzoekenden, het bieden van stageplekken aan jongeren zonder startkwalificatie, en het inzetten van mensen met een arbeidsbeperking op reguliere functies. Social Return on Investment verplicht opdrachtnemers om een deel van de opdrachtsom te investeren in de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De vragen hieronder geven je een volledig beeld van hoe SROI in de praktijk werkt, van aanbesteding tot registratie.
Welke sectoren passen SROI het meest toe?
SROI komt het meest voor in sectoren die werken met overheidsopdrachten of publieke financiering. Denk aan de bouw, schoonmaak, catering, beveiliging, logistiek en facilitaire dienstverlening. Ook zorg, onderwijs en kinderopvang hebben steeds vaker te maken met social return-verplichtingen, zeker wanneer zij samenwerken met gemeenten of andere decentrale overheden.
De reden is eenvoudig: decentrale overheden zoals gemeenten, waterschappen en Rijkswaterstaat leggen bij inkopen en aanbestedingen standaard een SROI-verplichting op aan hun leveranciers. Hoe groter de opdrachtsom, hoe zwaarder de verplichting doorgaans weegt. Sectoren met veel arbeidsintensief werk en een hoge personeelsdoorstroming bieden daardoor de meeste ruimte om SROI-doelgroepen een plek te geven.
Naast de publieke sector kiezen ook steeds meer private organisaties er zelf voor om SROI-eisen te stellen. Maatschappelijk verantwoord ondernemen speelt daarin een grote rol. Bedrijven in retail, zakelijke dienstverlening en de non-profitsector nemen SROI op in hun eigen inkoopbeleid, ook zonder directe overheidsverplichting.
Hoe wordt SROI concreet verwerkt in aanbestedingen?
Bij aanbestedingen wordt SROI verwerkt als een contractuele verplichting: de opdrachtgever stelt als eis dat de opdrachtnemer een percentage van de opdrachtsom investeert in de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit percentage ligt doorgaans tussen de 2% en 5% van de loonsom of opdrachtwaarde, afhankelijk van de opdrachtgever en het type opdracht.
De verplichting wordt vastgelegd in het bestek of de opdrachtovereenkomst. Daarin staat beschreven welke doelgroepen in aanmerking komen, hoe de waarde van de inzet wordt berekend en hoe de opdrachtnemer moet rapporteren. Sommige opdrachtgevers werken met een vast bedrag per gewerkt uur, anderen hanteren een formule op basis van de loonkosten van de ingezette medewerkers.
Voldoe je niet aan de SROI-verplichting aan het einde van de opdracht, dan kan de opdrachtgever het tekort in rekening brengen of een boete opleggen. Het is daarom belangrijk om de voortgang gedurende de hele looptijd van de opdracht bij te houden en tijdig bij te sturen als de realisatie achterblijft.
Wat telt als geldige SROI-activiteit?
Een geldige SROI-activiteit is elke vorm van inzet waarbij iemand uit de SROI-doelgroep een betaalde of ontwikkelkans krijgt binnen jouw organisatie, direct gerelateerd aan de uitvoering van de overheidsopdracht. De meest voorkomende vormen zijn: reguliere dienstverbanden, tijdelijke contracten, detachering, stages, leerwerkplekken en werkervaringsplekken.
De SROI-doelgroep bestaat uit mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Concreet gaat het om:
- Langdurig werkzoekenden (langer dan een jaar zonder werk)
- Jongeren zonder startkwalificatie of met weinig werkervaring
- Mensen met een arbeidsbeperking of gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid
- Personen met een uitkering die al langere tijd buiten het arbeidsproces staan
Niet elke activiteit telt automatisch mee. De opdrachtgever bepaalt welke doelgroepen en activiteiten geldig zijn en welke wegingsfactoren daarvoor gelden. Sommige doelgroepen wegen zwaarder mee in de berekening dan andere, afhankelijk van de mate van afstand tot de arbeidsmarkt. Het is daarom verstandig om bij aanvang van de opdracht goed te inventariseren welke medewerkers in aanmerking komen en dit direct vast te leggen.
Hoe registreer en rapporteer je SROI-prestaties correct?
Je registreert SROI-prestaties correct door per medewerker die tot de doelgroep behoort de relevante gegevens vast te leggen: de uitkeringssituatie bij indiensttreding, het aantal gewerkte uren, de functie en de periode van inzet. Op basis van deze gegevens bereken je de gerealiseerde SROI-waarde en rapporteer je periodiek aan de opdrachtgever.
De rapportage volgt doorgaans het format dat de opdrachtgever voorschrijft. Dat kan een standaardformulier zijn, een online portaal of een eigen rapportagestructuur. Belangrijk is dat je de onderbouwing van je prestaties kunt aantonen met bewijsstukken, zoals arbeidscontracten, loonstroken of verklaringen van uitkeringsinstanties.
Een veelgemaakte fout is dat organisaties pas aan het einde van de opdracht beginnen met registreren. Dan blijkt het lastig om achteraf nog de juiste informatie boven water te krijgen. Registreer daarom al bij indiensttreding of bij de start van de opdracht welke medewerkers tot de SROI-doelgroep behoren. Zo houd je de administratie actueel en voorkom je problemen bij de eindverantwoording.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij SROI-invulling?
De meest voorkomende fout bij SROI-invulling is te laat beginnen met registreren. Organisaties wachten tot de eindrapportage en ontdekken dan dat ze onvoldoende kunnen aantonen wie tot de doelgroep behoorde. Andere veelgemaakte fouten zijn het inzetten van medewerkers die niet aan de definitie van de doelgroep voldoen, of het verkeerd berekenen van de SROI-waarde door onjuiste wegingsfactoren te gebruiken.
Meer concrete fouten die je wilt vermijden:
- Geen bewijs bewaren van de uitkeringssituatie bij indiensttreding
- Uren registreren die niet direct aan de opdracht zijn gekoppeld
- Doelgroepen opvoeren die de opdrachtgever niet erkent als geldig
- Geen tussentijdse monitoring, waardoor bijsturen niet meer mogelijk is
- Onvoldoende afstemming met de opdrachtgever over de rapportage-eisen
Veel van deze fouten ontstaan doordat SROI-registratie handmatig verloopt en versnipperd is over meerdere systemen. Wie de gegevens van nieuwe medewerkers al bij indiensttreding systematisch vastlegt, voorkomt de meeste problemen.
Wanneer is een geautomatiseerde SROI-oplossing zinvol?
Een geautomatiseerde SROI-oplossing is zinvol zodra je als organisatie meerdere overheidsopdrachten tegelijk uitvoert, een hoge personeelsdoorstroming hebt, of de SROI-registratie nu handmatig en foutgevoelig verloopt. Hoe meer medewerkers je in- en uitstromen, hoe groter de kans dat je relevante doelgroepinformatie mist zonder een geautomatiseerd systeem.
Voor organisaties met meer dan 250 medewerkers is handmatige registratie al snel een bottleneck. De hoeveelheid data, de frequentie van wijzigingen en de rapportageverplichtingen maken het praktisch onhaalbaar om dit foutloos bij te houden zonder digitale ondersteuning.
Hoe wij helpen met SROI-invulling
Wij ontzorgen organisaties volledig bij het naleven van hun SROI-verplichtingen. Ons platform brengt van alle nieuwe indiensttredingen automatisch de uitkeringssituatie in kaart, zodat je direct weet welke medewerkers tot de SROI-doelgroep behoren. Dat signaleren doen wij al bij de poort, op het moment van indiensttreding.
Wat wij concreet voor je doen:
- Automatisch in kaart brengen van de achtergrond van instromende medewerkers
- Direct opvoeren van doelgroepmedewerkers in de PSO-registratie voor doelgroepmedewerkers
- Overzichtelijke dashboards en rapportages voor je administratie
- Naadloze koppelingen met systemen zoals AFAS, zodat gegevens altijd actueel zijn
- Tijdige signalering zodat je kunt bijsturen als de realisatie achterblijft
Ons platform werkt binnen een ISO 27001-gecertificeerde SaaS-omgeving, wat betekent dat alle gevoelige persoonsgegevens veilig en conform de AVG worden verwerkt. Zo voorkom je boetes, onverwachte bijbetalingen en administratieve achterstanden. Wil je zien hoe dit werkt voor jouw organisatie? Neem contact op voor een demo voor een persoonlijk gesprek en een gratis demo.